El mejor programa para administración de documentos del 2024

¿Te preguntas qué es la administración de documentos y cómo administrarlos eficientemente? Revisa este artículo y lo sabrás todo.

Andrés Felipe

2024-01-03 11:46:31 • En: Consejos de Negocios • Soluciones comprobadas

Con la tendencia cada vez más extendida a eliminar el papel, un programa para administración de documentos puede proporcionar una solución alternativa a la documentación en papel, reuniendo todos los archivos digitales en una ubicación central. El acceso a los archivos se vuelve sencillo, fácil y seguro, y tu vida laboral se simplificará gracias a las múltiples ventajas que puede ofrecerte el Software de Gestión Documental. Desde una mayor seguridad y cumplimiento de normativas, hasta la capacidad de simplificar fácilmente las tareas, organizar los flujos de trabajo o ahorrar multitud de espacio de almacenamiento, ¡mejorará tu negocio usando uno de los mejores programas para administración de documentos del 2022!

#1 Only Office
#2 SharePoint Online
#3 Hightail
#4 Adobe Document Cloud
#5 Dokmee

Comparación de programas para administración de documentos

Producto	Only Office	SharePoint Online	Hightail	Adobe Document Cloud	Dokmee
Nuestra calificación	★★★★	★★★★	★★★★	★★★	★★
Usuarios externos
Edición en línea
Carpetas compartidas
Acceso fuera de línea
Almacenamiento en la nube de terceros
Conservación de archivos
Registros de auditoría
Integración de sistemas externos
Historial de revisiones
Herramientas de importación de documentos

Ahorra espacio de almacenamiento y potencia la colaboración

Además de ahorrar papel y ayudar a las empresas a ser más ecológicas, el programa DMS también libera un valioso espacio en la oficina. Deshazte de los archivadores y de los gastos asociados a ellos: ahora puedes digitalizar todos tus documentos en papel y vaciar los almacenes para crear más espacio para tus empleados, o reducir la cantidad de espacio de oficina que necesitas alquilar, reduciendo considerablemente los costos de la empresa. Además de ahorrar espacio, también facilitarás la colaboración. Reúne archivos digitales de múltiples ubicaciones y fuentes en un repositorio accesible para todos. También evitarás trabajo innecesario y reducirás la duplicación haciendo que todos trabajen con un documento centralizado..

Aprueba, firma y comparte documentos con facilidad

Los documentos están pensados para ser compartidos, ya sea con clientes, usuarios o sencillamente con otros empleados. Por eso es lógico usar una herramienta que haga que el intercambio de documentos sea lo más eficiente posible. Racionalizar el proceso de comunicación tiene enormes ventajas, la más evidente de las cuales es acelerar la aprobación de los contratos. Además, el seguimiento de la comunicación ayuda a acelerar el proceso y a disminuir los errores por el camino.

Los programas para administración de documentos también garantizan el envío de los documentos a la persona correcta para su finalización o aprobación, lo que es sumamente importante y ahorra mucho tiempo a las empresas. Además, al usar tipos de archivo no editables como el PDF, se evita que se hagan cambios no aprobados y se interrumpa el proceso.

Mejor seguridad y cumplimiento

La seguridad es una de las principales preocupaciones de muchas empresas. A la hora de decidir qué sistema para administración de documentos vas a utilizar, tendrás que tener en cuenta los posibles problemas legales o de cumplimiento a los que se enfrenta tu empresa, así como las capacidades de permisos que necesitarás. Cuanto más avanzadas sean las funciones de seguridad, más estable se mantendrá tu empresa en caso de futuros cambios en tus necesidades de seguridad. Asimismo, para los sectores de mayor riesgo, como el financiero y bancario o el gubernamental y jurídico, querrás tener acceso a funciones avanzadas como registros de auditoría, herramientas de autenticación empresarial, integración con un sistema para administración de equipos y retención de archivos.

Además, cuando se maneja información de pacientes o clientes, el cumplimiento de la normativa y la seguridad son aspectos fundamentales. Muchos sistemas para administración de documentos ofrecen funciones para evitar que los usuarios compartan archivos con usuarios externos que no deberían tener acceso a ellos, o que los guarden en un dispositivo externo.

Organización, eficiencia e integración

Organizar los contenidos de forma intuitiva puede aumentar considerablemente la eficiencia y simplificar las tareas de tus empleados. Cuando la información se muestra de forma sencilla y ofrece métodos más fáciles de seguimiento, etc., la productividad se incrementa notablemente. Las herramientas de automatización pueden facilitarte la vida en lo que respecta al flujo de trabajo y la integración con otros sistemas empresariales. Por otra parte, ciertas funciones, como la capacidad de realizar el Reconocimiento Óptico de Caracteres (ROC) en documentos escaneados, por ejemplo, y producir archivos de salida basados en el contenido del documento, son sumamente beneficiosas.

Muchas herramientas para programa de administración de documentos también disponen de aplicaciones móviles, preferiblemente para Android e iOS. Esta es una enorme ventaja, ya que los empleados pueden tener acceso móvil sin importar su ubicación o dispositivo. Durante el proceso de selección, debes asegurarte de que la versión móvil cuenta con funciones importantes como la edición y creación de documentos, así como el uso conjunto de archivos, la posibilidad de ver y firmar documentos, e incluso la posibilidad de escanear fotos de formularios para luego rellenarlos en tu dispositivo. Microsoft SharePoint Online cuenta con una interfaz de usuario (UI) móvil que es fácil de usar e incluye una opción para alternar entre el escritorio y el móvil para abrir documentos, subir archivos y agregar carpetas. Adobe Document Cloud Standard también cuenta con aplicaciones móviles fáciles de usar para tabletas y teléfonos Android, iOS y Windows.

Compatibilidad y atención al cliente

La compatibilidad es otra cosa importante. Tienes que tener en cuenta aspectos como la compatibilidad de los navegadores, la compatibilidad de las API y los formatos de archivo. También es probable que desees realizar una auditoría documental para determinar qué formatos de archivo usan tus empleados con más frecuencia y anotar el programa personalizado que tu empresa utiliza habitualmente para asegurarte de que el sistema que escojas sea compatible con todo ello. Si necesitas consolidar en formatos de archivo estándar, como PDF, asegúrate de que el sistema que escojas pueda administrar estos archivos en términos de almacenamiento, direccionamiento, firmas electrónicas y protección por contraseña.

Por último, está el Servicio de Atención al Cliente, que puede hacer o deshacer cualquier negocio. Un sistema para administración de documentos ayudará a tu personal de atención al cliente a trabajar de forma más eficiente, lo que se traducirá en un tiempo de respuesta más rápido a las consultas de los clientes, un intercambio de documentos más simple cuando un cliente solicite una copia de un documento y una programación racionalizada para que las tareas y los flujos de trabajo puedan organizarse y asignarse a la persona adecuada, y ambas partes puedan realizar un seguimiento del estado con facilidad y llegar a una solución aceptable para todos.

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