6 mejores gestores de documentos

¿Está buscando el mejor gestor documental? Estas son nuestras 6 mejores selecciones de gestores de documentación y una breve explicación de por qué las hemos elegido.

Andrés Felipe

2023-02-09 16:47:14 • En: Consejos de Negocios • Soluciones comprobadas

A medida que pasan los años y las exigencias tecnológicas aumentan día a día, las nuevas empresas también tienen diversas necesidades de gestión documental. Cada vez más, las empresas buscan un gestor documental inteligente con diversas funciones distintivas. Un administrador de documentos eficaz y versátil puede contribuir a que una empresa organice todos sus datos importantes en un solo lugar, con el consiguiente ahorro de tiempo y dinero. Estudiamos y analizamos docenas de gestores de documentación y dimos con los que creemos que son mejores para diversos tipos de empresas.

6 mejores gestores documentales que debe tener

1. eFileCabinet

Este gestor documental puede ser usado por negocios de todos los tamaños y en una gran variedad de empresas, como servicios contables y financieros, fabricación, venta al por menor y sanidad. eFileCabinet se puede alojar como software como servicio (SaaS) a través de la nube o en una red local de la empresa, en virtud de las necesidades del usuario. eFileCabinet ofrece integración con SalesForce para clientes basados en web.

Los usuarios pueden arrastrar y soltar y gestionar archivos fácilmente desde cualquier sistema de esta forma. También se puede acceder a la versión en línea de eFileCabinet desde una aplicación móvil que se puede utilizar desde un smartphone o una tableta. Esta función permite a los usuarios fotografiar documentos y subirlos directamente a la aplicación. Su único inconveniente es su elevado precio para un cliente normal. Por lo demás, este sistema es bastante fiable.

2. Content Central

Content Central es un gestor documental basado en navegador. También se puede instalar en la oficina o acceder a él a través de la nube. Esta herramienta puede capturar documentos y contenidos de texto de cientos de fuentes, incluidas copiadoras multifunción, escáneres de sobremesa, direcciones de correo electrónico, dispositivos de fax y carpetas de red. Puedes convertir tus imágenes digitalizadas en archivos PDF en los que se pueden realizar búsquedas completas, y se pueden utilizar palabras clave de contenido para recuperar todos los documentos y otra clase de información de índice basada en el tipo de documento.

Además, dispone de una función integrada de correo electrónico y funciones de fax que le permite a usted y a su equipo distribuir documentos sin necesidad de utilizar programas externos. Cuenta con un motor de flujo de trabajo capaz de gestionar su información entre bastidores en base a los eventos o calendarios que tienen lugar. Además, el sistema Content Central se integra con muchos programas famosos, desde aplicaciones de gestión de proyectos a software de contabilidad, pasando por Microsoft Office.

3. Box

Se trata de una plataforma de gestión de contenidos para industrias de todos los tamaños que proporciona seguridad y satisface las exigencias de los gestores con las funciones de compartición y colaboración que desean los clientes finales. Gracias a Box, los internautas pueden colaborar fácilmente con datos de todo el mundo de forma segura.

Este gestor documental permite también a sus usuarios seguir respetando las normas FINRA, HIPAA y FedRAMP, al mismo tiempo que ofrece autorizaciones de acceso constantes y capacidades de seguridad controlada como la gobernanza de datos, la marca de agua y la fiabilidad de los dispositivos.

Además, el internauta podrá elegir dónde almacenar los datos, gestionar el cifrado y definir flujos de trabajo basados en los metadatos para optimizar los procesos basados en los propios contenidos. Box se puede integrar con Microsoft Office, Google Apps, Adobe y otras muchas de las mejores soluciones. En algunos puntos, Box decepciona a sus usuarios, por ejemplo, al no permitir varias cuentas con la misma dirección de email o al disponer de menos espacio de almacenamiento en la versión gratuita.

4. PDFelement para Negocios

PDFelement para empresas soluciona prácticamente todos los problemas relacionados con la modificación de documentos gracias a sus diversas funciones y a su funcionamiento todo en uno. Permite crear, editar, modificar, firmar, cifrar, compartir, colaborar y divulgar documentos en un abrir y cerrar de ojos.

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Para hacerlo más eficaz que nunca, dispone también de una función OCR que convierte las imágenes escaneadas en texto que se puede utilizar según se quiera.
Con unos pocos clics puedes subir todos tus papeles importantes a la nube y protegerlos.
Con su función de transformación de documentos a múltiples formatos, los documentos convertidos se pueden utilizar en cualquier lugar.

5. HP Document Manager

El Gestor documental HP incluye múltiples funciones y ventajas. Admite todos los productos HP en la gestión de documentos y proporciona las soluciones de captura de documentos. Este gestor permite utilizar productos HP compatibles como programa de controlador. Las impresoras HP utilizan estas soluciones para enrutar los documentos. Entre sus numerosas funciones, las principales son la aceleración de los flujos de trabajo, la disminución de los gastos y los riesgos, la capacidad multifunción, el escaneado de documentos a chorro y la asistencia al software digital MFP. Permite la transmisión de documentos de forma segura. Se trata de una solución más rápida y fiable para los dispositivos digitales y escáneres HP. Admite también software de terceros como imagenow, omtool y readsoft. El Gestor de Documentos HP te permite intercambiar tus documentos en todo el mundo en cuestión de segundos. Con esta herramienta se reducen al mínimo todo tipo de costes, incluyendo los de procesamiento y almacenamiento.

6. PinPoint

PinPoint es un poderoso gestor documental basado en web diseñado para ser ampliable y altamente personalizable. Se puede desplegar y albergar directamente desde sus propios servidores web. Se puede acceder al programa a distancia desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.

Los negocios y las empresas podrán configurar PinPoint para que se adapte a sus respectivos flujos de trabajo y operaciones cotidianas. El usuario puede definir los tipos de documentos; hasta los nombres de las pantallas pueden modificarse para ajustarse a los procesos internos. El CRM está también integrado en este administrador de archivos para el control y la gestión de contactos, así como una funcionalidad de combinación de correo que permite a los usuarios crear correos electrónicos masivos, archivado automático e impresión de forma rápida. El gestor documental piensa que ofrece todo lo que el cliente necesita, por lo que ofrece paquetes más caros, lo que hace que el cliente se lo piense dos veces antes de adquirirlo.

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