Los mejores consejos y soluciones para prescindir del papel en casa y en la oficina

Andrés Felipe

2023-02-09 14:40:30 • En: Consejos de Negocios • Soluciones comprobadas

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Lo admitas o no, el "Calentamiento Global es real" y deberemos proteger nuestro medio ambiente plantando más árboles, haciéndolo más verde para que sea un lugar habitable para nosotros y nuestras próximas generaciones. Cada día utilizamos decenas de cientos de papeles para imprimir diferentes documentos, acuerdos o cartas. Por lo tanto, si eliminamos el papel en casa, podemos reducir el consumo de papel e imprimir los documentos en formato PDF, y guardar cartas, facturas, recibos o acuerdos en formato PDF. Existen muchas ventajas de prescindir del uso de papel en casa, como ahorrar mucho dinero, reducir el consumo de electricidad, ayudarte a proteger el medio ambiente y ahorrar mucho tiempo al evitar la impresión de documentos largos. Hay diferentes formas o productos que pueden ayudarte a prescindir del papel en casa.

4 herramientas que te ayudarán a prescindir del papel en casa

1. Scanner

Lo primero y más importante que necesitas es un escáner de buena calidad que pueda escanear varias páginas a la vez. Escanear todas las páginas y guardarlas en tu equipo no solo te permitirá prescindir del papel, sino que también te ahorrará mucho espacio en tus archivadores. Normalmente, el escáner disponible en el mercado te permitirá escanear una página cada vez, lo que te llevará mucho tiempo.

La mejor alternativa para solucionar este problema es comprar un escáner profesional que tenga un alimentador de gran capacidad, de modo que no tengas que escanear una página a la vez. Además, el escáner debería escanear ambas caras de las páginas para evitar cambiarlas de lado cada vez.

2. Shredder

Una de las cosas más importantes para deshacerte de todas las páginas es una trituradora que pueda destruir todos los documentos al instante. También puedes desechar los documentos en la papelera de reciclaje, pero resultará muy pesado y los documentos podrían contener información importante. Triturando todos esos documentos no solo los cortarás en trozos pequeños, sino que podrás deshacerte de la mayor parte de tu información de forma perfecta.

Normalmente, la trituradora dispone de una bolsa y, tras deshacerte de varias páginas, puedes tirarlas sin problemas. Lo más importante al elegir la trituradora es la velocidad a la que puede triturar los papeles. Por tanto, si utilizas una trituradora rápida, no solo ahorrarás mucho tiempo, sino que también evitarás la molestia de destruir varias páginas.

3. Evernote o cualquier otro servicio en la nube

Evernote es una de las aplicaciones más populares para tomar notas, disponible para Windows, Mac OS, iOS, Android e incluso el servicio web. Te permitirá crear rápidamente el documento y guardarlo en la nube en pocos segundos. En otras palabras, será el espacio de almacenamiento de todos los documentos que hayas escaneado con el escáner de alta calidad. Evernote cuenta con servicios gratuitos y premium; la versión pro te permitirá subir documentos de hasta 10 GB para ahorrar en el almacenamiento en la nube.

Aunque es famoso por hacer notas y listas rápidas, también tiene funciones profesionales como la herramienta para editar documentos escaneados desde tu computadora. También puedes guardar rápidamente los correos electrónicos de tu cuenta de correo electrónico en Evernote con la opción de un solo clic, además es la herramienta más sencilla para anotar un archivo PDF en tu computadora. Puedes crear diferentes carpetas en Evernote y guardar los documentos según su prioridad.

4. PDFelement - PDF Creador y Editor

PDFelement is your all-in-one document management tool. Es una aplicación para crear, convertir, editar y firmar formularios PDF. Si tu escáner guarda los documentos en formato de imagen, puedes convertir estas imágenes en archivos PDF editables mediante la función ROC del Wondershare PDFelement, que también te permitirá anotar o editar dichos documentos.

Utilizando el programa puedes firmar los documentos con una firma electrónica. Así, virtualmente, no volverás a necesitar papel e incluso podrás sincronizar estos documentos con los servicios en la nube Por tanto, puedes acceder a ellos cuando quieras.

También, con PDFelement puedes crear formularios rellenables e imprimir documentos en PDF. Wondershare PDFelement está disponible tanto para sistemas Windows como para Mac y la interfaz de usuario del programa es muy intuitiva, lo que es perfecto para la mayoría de los usuarios de PDF.

Pasos para prescindir del papel en casa o en el trabajo en casa

Paso 1: Elimina todo tu desorden de papeles viejos

El primer paso para prescindir del papel en casa es deshacerse de todo el papel existente en el hogar. Ordena el papel que tienes en casa, incluidos todos los recibos, facturas y estados de cuenta bancarios. Tritura los papeles que ya no necesites.

Paso 2: Digitaliza todos los documentos en papel

Para prescindir del papel en tu casa, tendrás que escanear todos los documentos que necesites y guardarlos como PDF o imagen en tu computadora. Te recomendamos que guardes los documentos como PDF porque es más seguro y puedes editar el documento o modificarlo cuando quieras.

Si no tienes escáner, utiliza una aplicación de escáner en tu teléfono o computadora.

Paso 3: Almacena y clasifica los documentos escaneados

Sin duda, los documentos se guardarán en tu equipo, pero te recomendamos encarecidamente que los guardes en los servicios en la nube o en Evernote. Así, si tienes un problema con tu equipo, podrás restaurar fácilmente tu documento utilizando el nombre de usuario y la contraseña de tu cuenta.

Paso 4: Cambia a estados de cuenta electrónicos, tarjetas electrónicas y pagos en línea

Regístrate para recibir facturas y estados de cuenta por correo electrónico. En lugar de imprimir una factura, un recibo o un formulario, haz clic en "Imprimir" > "Guardar" como PDF para conservar los archivos en PDF. Si envías anualmente cartas de navidad o tarjetas de cumpleaños, intenta en su lugar enviar tarjetas electrónicas por correo electrónico.

Paso 5: Invierte en almacenamiento en la nube

El almacenamiento en la nube te permite acceder a los archivos dondequiera que vayas. Clasifica los distintos tipos de documentos cuando los subas. Etiqueta los documentos y mantén la coherencia al etiquetarlos para poder encontrarlos rápidamente en tu sistema de archivo en línea.

Paso 6: Edita el documento digital si es necesario

Si quieres hacer ediciones en los documentos, debes utilizar PDFelement para digitalizar cualquier documento. Incluso puedes hacer cambios en los documentos escaneados como imágenes. Utilizando la función ROC, puedes hacer diferentes cambios en el archivo. Además, si un archivo concreto tiene más de 10 páginas, puedes guardar todas las páginas en un solo archivo PDF, lo que facilitará la identificación del documento y te ahorrará mucho tiempo.

También puedes eliminar páginas PDF utilizando PDFelement o puedes guardar o subir directamente los documentos desde tu computadora. Wondershare PDFelement también ofrece la solución empresarial para satisfacer las necesidades de diferentes empresas, si tienes una compañía, puedes hablar con nuestro representante para saber más sobre los precios.

Paso 7: Reduce el consumo de papel en casa siempre

Una vez que todo está configurado, los documentos han sido triturados y subidos a la nube o a Evernote, lo último que tienes que hacer es mantener los hábitos de eliminar el papel en tu casa. Aquí tienes algunos consejos profesionales para mantener el hábito de prescindir del papel en tu casa.

Cómo mantener el hábito de prescindir del papel en casa

• En primer lugar, reduce las cartas que recibes a diario por correo. Abre el sitio web de tu banco o compañía de tarjetas de crédito y suscríbete a los estados de cuenta por correo electrónico en lugar de por correo postal
• En segundo lugar, vincula tu cuenta bancaria con empresas importantes como cable, gas y calefacción, y paga automáticamente tus facturas con un solo clic.
• Haciendo los dos primeros pasos, reducirás más del 50% del volumen de papeles que recibes cada semana. Lo siguiente que tienes que hacer es escanear instantáneamente todos los documentos que recibas por correo.
• Si tienes que imprimir algo de la web, imprímelo como PDF desde tu computadora. Puedes utilizar PDFelement para realizar esta tarea.

Parte 3: Ventajas de prescindir del papel en casa

Un hogar sin papeles puede reducir el desorden de papeles y liberar más espacio en tu casa. Y no tendrás que revisar tanto correo ni archivar tanto como ahora, lo que te ahorrará tiempo. Lo más importante, utilizar menos papel es bueno para nuestro planeta. Vivamos una vida verde a partir de hoy

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Andrés Felipe

Editor de PDFelement

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