¿Cómo se puede prescindir del papel? - Secretos no contados sobre la eliminación del papel

El término oficina sin papel se introdujo por primera vez en un artículo de Business Week en 1975. Por aquel entonces, el autor predijo que la ofimática haría innecesario el papel para las tareas rutinarias. Se adelantó a su tiempo, ya que las condiciones para pasar a la oficina sin papel aún no estaban totalmente desarrolladas. La tecnología no estaba tan avanzada entonces como ahora. Si avanzamos varios años, ahora vivimos en una época en la que las empresas que han pasado a no utilizar papel están cosechando los beneficios de la tecnología.

La oficina de Microsoft fue la responsable de introducir el término Oficina sin Papel en el comercio por primera vez en 1978. Hoy en día, el término de oficina sin papel se refiere a un entorno de trabajo en el que "se elimina el uso de papel o se reduce al mínimo". ¿Cómo se consigue? Convirtiendo todos los documentos, contratos y fotos en formato digital, y luego almacenándolos en un mundo digital. Pero vamos a explicar el proceso de cómo convertirse en una oficina sin papel desde cero.

5 pasos para dejar de usar papel

Cuando dejas de usar papel, tu oficina es versátil. La idea de empaquetar todos esos documentos y luego desempaquetarlos en una nueva ubicación desaparece. Ya no. Pero el truco está en cómo conseguirlo. Clasificar todos los documentos de la oficina es una tarea colosal. Empecemos desde el principio y llegaremos a la meta.

Paso 1. Ordenar todos los documentos por categorías

Antes de empezar a escanear todos los documentos, tu tarea es clasificarlos por categorías. De este modo, podrás escanear una categoría, triturarla y pasar a la siguiente. Hay una forma correcta e incorrecta de clasificar los documentos por categorías. La correcta es por categoría y usos.

Es decir, tu categoría principal puede ser facturas, currículos, material de estudio o cualquier otra cosa similar. Y luego, las clasificas por usos. Las facturas suelen ser la categoría más utilizada. Ordena esa primero. Hay otra forma de clasificar los documentos, y es clasificar, escanear y triturar, o clasificar, escanear y conservar.

Paso 2. Escanear todos los documentos

Este es el momento de invertir en el mejor escáner para liberarse del papel, y ese es el Fujitsu ScanSnap iX500. Un buen escáner es la parte más importante de tu objetivo para dejar de usar papel. También puedes hacer fotos de los documentos y convertirlos en documentos PDF. Los nuevos y brillantes smartphones son muy avanzados para hacer esto. Sin embargo, hay que tener en cuenta que los documentos escaneados se ven más claros.

Paso 3. Almacenar los documentos escaneados en la nube o en una computadora

Si adquieres un buen software para dejar de usar papel, puedes conseguir un plan que almacene todos tus documentos en la nube, donde estarán protegidos con un cifrado de última generación. Pero si quieres mantener tus gastos al mínimo al principio, simplemente almacena todos los documentos en una computadora, y comparte la unidad en la red de la empresa.

También te recomendamos que inviertas en un buen software para PDF que te ayude a editar el material escaneado. PDFelement para Negocios Las principales características incluyen la edición de documentos escaneados, pero también de imágenes. También puedes fusionar y convertir documentos estándar en documentos PDF. Piensa en ello.

Paso 4. Triturar o reciclar papel

Ahora que has escaneado todos los documentos, puede ser el momento de pensar en deshacerte de todo el desorden de la oficina. No se puede prescindir totalmente del papel hasta que no se elimine el papel de la oficina. Dado que ya has clasificado los documentos en el paso 1, este es el momento de pensar qué documentos deben triturarse y cuáles pueden reciclarse. Algunos archivos, como las facturas y los impuestos, es mejor triturarlos.

El truco consiste en destruir la información sensible y reciclar los documentos que no contengan información sensible y relacionada con la empresa. Nunca se puede estar totalmente seguro de lo que ocurre con el papel que se entrega para reciclar. Si alguna vez has visto una película con delincuentes, sabrás que destruyen la información sensible en cuanto sospechan. No quiero decir que seas un delincuente, pero no querrás compartir documentos que contengan información sensible.

Paso 5. Crear un flujo de trabajo sin papel

Lo primero que tienes que hacer ahora es inscribirte para recibir electrónicamente las facturas de los servicios públicos, los impuestos y los informes financieros. Este es posiblemente el paso más fácil, que sólo requiere que cambies tus hábitos y la forma en que el servicio de correo de EE.UU. te entrega los documentos en papel. Todos los bancos y proveedores de servicios públicos tienen ahora una opción de entrega electrónica en su sitio web. Todo lo que tienes que hacer es registrarte. Hay que tener en cuenta que los sistemas de facturación y pago electrónicos son diferentes, según la empresa. Pero al final terminarás acostumbrándote. Puede que te lleve uno o dos meses, pero entenderás qué se necesita y dónde.

Y también hay que gestionar el papel recibido. Puedes ponerte en contacto con Earth Class Mail, ya que la empresa convierte tu buzón físico en un buzón digital. Tu correo se reenvía a ECM y obtienes escaneos de cada documento que recibes.

Hay otra forma, puedes invertir en una bandeja de entrada central, una de metal barata. Lleva todos los papeles a la bandeja de entrada central, y utiliza el estante superior para recibir todos los documentos. Una o dos veces por semana, revisa el estante superior y decide qué hacer con los papeles. Te llevará cinco minutos. En la mayoría de los casos, encontrarás correo basura que puedes tirar al instante, y luego habrá documentos que necesites escanear. Llévalos a la estantería del medio y luego escanea.

Las razones por las que deberías dejar de usar papel en casa o en la oficina

Las empresas que se han aventurado en el mundo de la oficina sin papel mencionan muchas ventajas de la vida sin papel. Y tienen razón. Hay múltiples razones por las que deberías considerar pasar de las copias en papel al mundo digital. Pero vamos a mencionar las principales razones.

Ahorrar tiempo y dinero. Siempre que hablas con un ejecutivo sobre un producto, una de las primeras preguntas que te hará es "cuánto dinero puedo ganar con él" o "cuánto dinero me va a ahorrar". Pues bien, la oficina sin papel ahorra mucho dinero. Sí, hay que invertir en un buen escáner, en algún software para PDF y en un sistema en la nube, pero todo eso es un pago único. Piensa en esto: el oficinista promedio de Estados Unidos utiliza 10.000 copias de papel al año. Ahora bien, piensa en la cantidad de dinero que ahorrarás cuando no uses ninguna hoja de papel. También ahorrarás tiempo, ya que los empleados no tendrán que buscar durante horas ese único documento que necesitan. La oficina sin papeles facilita la búsqueda de cualquier documento.

La seguridad es otro aspecto que debes considerar. Las empresas que han dejado de utilizar el papel son más seguras, porque sus documentos están asegurados en un servidor en la nube, en un disco duro separado en un ordenador, y todo ello protegido con el mejor cifrado que se pueda encontrar. Algunos servicios en la nube ofrecen un cifrado de seguridad de nivel bancario.

Mencionamos que el contenido es más fácil de administrar. La tecnología OCR y el etiquetado facilitan la búsqueda de cualquier documento. Literalmente, no te llevará más de cinco segundos encontrar el documento que necesitas. Ahora pregúntate, ¿cuánto tiempo necesitas para encontrar un documento en una oficina desordenada y llena de documentos y copias? Estamos dispuestos a apostar que son más de cinco minutos.

Tus clientes estarán más contentos. Una vez que dejes de usar papel, tu servicio de atención al cliente podrá responder consultas y preguntas más rápido, y eso mejorará la reputación de tu empresa.

Por último, pero no menos importante, la oficina sin papel es amigable con el medio ambiente. Hay muchas otras razones para prescindir del papel, pero todo se reduce al hecho de que uno se siente bien después de hacer algo para ayudar al medio ambiente. Para producir papel, las industrias tienen que talar árboles. El ciclo termina con el uso de ese papel, y luego lo tiras a la basura. En otras palabras, se desperdician árboles. Cuantas más empresas dejen de utilizar papel, menos árboles tendrán que talar las industrias. Desde el momento en que se elimina el papel, se reduce la huella de carbono de la empresa en al menos un 15%.

La mejor herramienta para gestionar documentos PDF para la oficina sin papeles

Las empresas que se han aventurado en el mundo de la oficina sin papel mencionan muchas ventajas de la vida sin papel. Y tienen razón. Hay múltiples razones por las que deberías considerar pasar del papel de oficina al mundo digital. Pero vamos a hacer una lista de las principales razones.

1. Software para editar documentos escaneados

Con estos dos magníficos escáneres, también quieres un software para PDF que pueda manejar todos los documentos PDF que consigas. Y puesto que ya hemos establecido la mejor manera de pasar a trabajar sin papel, tenemos que presentar el mejor software para PDF. Después de tener el mejor escáner para prescindir del papel, ha llegado el momento de invertir en PDFelement para Negocios.

El software te permite editar documentos escaneados, fusionar documentos, crear nuevos documentos y mucho más. Pero lo que más quieres es la perfecta e insuperable tecnología OCR. El OCR te ayuda a buscar fácilmente en los documentos, y la tecnología no sólo busca entre los títulos y los nombres de los documentos, sino también en el cuerpo del documento. En pocas palabras, no hay nada mejor en el mercado.

2. Compra una trituradora si es necesario

Para las empresas, siempre hay documentos confidenciales, algunos deben ser almacenados con cuidado y otros tienen que ser triturados para proteger la información de la empresa. O siempre hay papeles que no sirven para nada y que no se pueden reutilizar, en este caso, las empresas deben triturarlos y vender el papel triturado y reciclarlo. Esta es también una forma de respetar el medio ambiente.

3. Los mejores escáneres para dejar de usar papel

Digamos lo obvio: no todos los escáneres son buenos. Si quieres dejar de usar papel, es imprescindible que inviertas en un escáner de calidad que pueda manejar todos tus documentos, recibos y papeles de formas extrañas que tengas en la oficina. Lo que quieres es un escáner de una marca de confianza, que incluya soporte de software y mucho más.

El CanoScan LiDe220 de Canon es, sin duda, el mejor escáner que se puede conseguir para uso doméstico. Su precio es extremadamente bajo, entre 90 y 100 dólares, y puedes utilizarlo para escanear fotos y documentos. Como ventaja, puedes organizar los PDF y la configuración del software es mínima. La desventaja es que no ofrece escaneo 3D. Los usuarios de Mac han informado de varios problemas con la configuración del software, pero debes esperar algunos contratiempos de un escáner de bajo precio. Si buscas un escáner económico, el CanoScan LiDe220 es tu escáner de calidad de confianza.

Y teniendo esto en cuenta, el Fujitsu ScanSnap iX500 es el mejor del mercado. Sí, el precio es bastante alto, pero valdrá tu dinero. El precio del escáner es de 500 dólares, pero todos los que han tenido un escáner Fujitsu han dado una opinión positiva. Piensa que es la marca Mercedes en el mundo de los escáneres. Una vez que tienes un Fujitsu, no vuelves a ningún otro escáner, y sabes que estás preparado para los próximos 10 años, como mínimo. Incluso si puedes conseguir un modelo más antiguo, puedes estar seguro de que estás adquiriendo un escáner que es excepcionalmente rápido en el escaneo. No importa el tamaño o la forma, un escáner Fujitsu puede manejar todo lo que le pidas. El nuevo modelo iX500 es compatible con los sistemas operativos Windows y Mac. Otra mejora es que el iX500 ha actualizado el escaneo a 25 ppm. También dispone de un alimentador de documentos que le permite escanear documentos de varias páginas. Basta con pulsar un botón para obtener un documento PDF.

Consejos importantes que debes saber sobre dejar de usar papel

Por último, pero no menos importante, nos gustaría compartir contigo varios consejos rápidos y prácticos para dejar de usar papel:

• No olvides que tú has elegido la vida sin papel, pero otros no. El resto del mundo sigue utilizando papel, y tú tienes que adaptarte a ello. Ya hemos mencionado cómo puedes hacer frente a la llegada de papel a tu buzón.
• No aceptes correo basura. No quieres que te llegue correo que no tiene absolutamente ningún valor para ti.
• Perfecciona tu firma digital. Al utilizar la firma digital (que puedes hacer con PDFelement para Negocios), se elimina la necesidad de imprimir documentos, firmarlos y luego volver a escanearlos o enviarlos por correo.
• La mejor manera de empezar la aventura sin papel es pensar en el futuro, no en el pasado. Dicho esto, empieza por escanear todos los documentos nuevos y luego, cuando tengas tiempo, ocúpate del trabajo atrasado que queda.
• Trabaja en tu flujo de trabajo cada día. Un buen consejo es guardar los PDF de los manuales cuando compres un nuevo producto, y reenviar los recibos a tu software o sistema en la nube como Evernote o FileThis.
• Usa Google Apps para negocios, hay un montón de aplicaciones que reducirán la necesidad de papel.
• Reduce el número de documentos enviados por fax. En un mundo en el que las empresas siguen enviando documentos por fax, puedes contratar un servicio que convierta tus mensajes de fax en mensajes de correo electrónico.
• Traslada tu estrategia de marketing a Internet. Aprovecha al máximo el potencial del marketing por correo electrónico y de las redes sociales. Hoy en día todo el mundo tiene un teléfono inteligente, lo que facilita el acceso a ellos. Ya no son necesarios los panfletos.