10 soluciones para aumentar la productividad en el trabajo

Andrés Felipe

2023-03-24 17:08:12 • En: Consejos de Negocios • Soluciones comprobadas

0

En las últimas décadas, la tecnología ha evolucionado rápidamente, lo que ha aumentado la productividad de muchas empresas. Hoy en día sería difícil imaginar la administración de una empresa sin la amplia gama de herramientas y programas de productividad disponibles.

Los programas de productividad ayudan a crear muchos tipos diferentes de documentación, como presentaciones, hojas de cálculo, bases de datos y hasta video digital.

Pero, en la actualidad, a menudo es necesario el trabajo manual junto con el uso de este programa de productividad, o el uso de varios programas para conseguir un resultado sencillo. Muchas empresas siguen preguntándose cómo incrementar la productividad y buscan consejos para mejorar su flujo de trabajo.

Continuamente se desarrollan nuevos programas de software para incrementar la productividad en el trabajo. PDFelement es uno de estos programas. Los documentos PDF son el formato de archivo más común en las empresas, pero tradicionalmente han sido difíciles de usar de forma flexible y colaborativa. PDFelement soluciona este problema liberando todo el potencial de los documentos PDF. Agrega PDFelement a tu lista de herramientas de productividad para incrementar la productividad en el trabajo.

10 soluciones del programa de productividad PDFelement

1. Edita PDF como lo harías en un procesador de textos

Mientras que los PDF son el formato de archivo más usado, editarlos requiere mucho esfuerzo y programas costosos que suelen ser complicados. PDFelement convierte los PDF para que puedan editarse del mismo modo que con cualquier programa de procesamiento de textos, como Microsoft Word.

Cambiar o agregar texto, trabajar con imágenes y gráficas o agregar símbolos a documentos PDF es muy sencillo gracias a la interfaz de edición de PDFelement. Con muchas características y funciones disponibles en un solo programa de productividad, PDFelement puede mejorar con facilidad la productividad en tu lugar de trabajo.

2. Transforma archivos escaneados en texto editable y apto para búsquedas (función ROC)

En la continua batalla por mejorar la productividad, las empresas se orientan cada vez más hacia una oficina sin papeles y hacia un entorno totalmente digital. Este proceso puede ser largo y complicado. Además, a menudo es complicado obtener copias de alta calidad de los archivos, lo que implica que no pueden utilizarse de forma eficiente en los procesos digitales.

La avanzada herramienta de reconocimiento óptico de caracteres (ROC) que incluye PDFelement puede detectar caracteres, letras y símbolos exactos en las páginas escaneadas, lo que hace que todos los archivos escaneados sean totalmente editables y que se puedan realizar búsquedas en ellos una vez que están en el sistema. De este modo, incrementará la productividad al pasar a un ambiente de trabajo sin papel.

3. Extraer datos en lugar de teclearlos manualmente

Trabajar con datos extraídos de documentos en papel implica un largo proceso de escritura o mecanografiado manual para introducir los datos en un programa informático o en cualquier otro lugar.  

PDFelement ha solucionado este problema mediante la extracción automática de datos de documentos PDF. También ofrece personalización completa de partes de los formularios, además de extracción directa lista para el análisis para Excel y extracción de datos por lotes para aumentar la productividad al trabajar con datos. El tiempo necesario para trabajar de forma manual con los datos disminuirá considerablemente, lo que dejará al personal más tiempo para el análisis y así poder tomar la decisión correcta.

4. Convertir documentos a formato PDF para estandarizar el formato de los documentos.

Como empresa, sin duda trabajará con una amplia gama de tipos de archivos distintos. Pero para que sea más fácil compartirla y almacenarla, la solución más eficiente es tener toda la documentación en formato PDF. Tradicionalmente, convertir archivos a PDF es un proceso largo y complicado, e incluso pequeñas diferencias en los archivos convertidos implican que no están correctamente estandarizados.

Con solo un clic, PDFelement te permite convertir archivos de programas como Word, Excel, PPT, HTML, EPUB y RTF, entre otros, en archivos PDF estándar del sector. En cuestión de minutos puedes transformar todo tu inventario de documentos en archivos PDF estandarizados para guardarlos y compartirlos de forma segura.

5. Proceso por lotes para facilitar la administración de muchos archivos

Aunque es estupendo tener programas que ahorran tiempo y aumentan la productividad, trabajar con un archivo a la vez puede llevar mucho tiempo. Sustituir un trabajo que requiere muchos recursos por otro no suele ser la mejor solución.

PDFelement dispone de una serie de procesos por lotes para reducir el tiempo requerido al trabajar con su programa. Cuando se trata de convertir archivos o extraer datos, puedes trabajar con múltiples archivos para el mismo proceso. La función de numeración Bates del programa (para ayudar a realizar un seguimiento de los documentos, la información incluida y las adiciones al flujo de trabajo) y la marca de agua para mayor protección también se pueden llevar a cabo en lotes de varios documentos.

6. Completar un formulario PDF con facilidad

Completar y enviar formularios en un entorno digital es complicado, y a veces puede acabar con la productividad. Incluso con los programas de productividad disponibles, este proceso a menudo implica imprimir un formulario, completarlo a mano, escanearlo y reenviarlo por correo electrónico. Es mucho trabajo para un proceso tan simple.

PDFelement soluciona todos estos problemas. Es capaz de reconocer de forma intuitiva los campos de formulario que se pueden llenar usando las funciones de edición del programa. Con PDFelement ya no necesitarás imprimir el formulario y firmarlo a mano.  Con sencillas herramientas de productividad, puedes firmar documentos de forma digital.

7. Crear formularios PDF que se pueden llenar de forma personalizada

Además de trabajar con formularios ya existentes, puede que también necesites crear nuevos formularios desde cero para las necesidades de tu empresa. Esto a menudo requiere varios programas diferentes y una serie de habilidades para crear un formulario que tenga buen aspecto, se ajuste a la marca y recoja eficazmente los datos que necesitas.

Con una serie de herramientas sencillas, PDFelement cuenta con funciones de arrastrar y soltar que permiten crear formularios con elementos como espacios de formulario, casillas de verificación, botones, casillas de combinación y casillas de firma digital para crear formularios sólidos y eficientes que se pueden completar digitalmente con facilidad. Otras herramientas de edición funcionan a la perfección con estas herramientas para ofrecer un soporte completo a tus necesidades a la hora de crear formularios que se puedan llenar.

8. Escanea documentos a PDF desde un escáner o dispositivo móvil

El escaneado sigue siendo la mejor forma de pasar documentos en papel a formato digital para aumentar la productividad en tu lugar de trabajo. PDFelement se ha creado teniendo esto en cuenta y funciona sin esfuerzo para completar el proceso de escaneado.

Para mejorar aún más la productividad, PDFelement te permite escanear documentos en cualquier lugar, y se conecta directamente con el escáner de tu oficina para facilitar el escaneado. La aplicación, también permite escanear documentos a través de la función de cámara de tu dispositivo móvil desde cualquier lugar, lo que mejora la productividad al ofrecer un control total sobre tus documentos, independientemente del entorno en el que te encuentres.

9. Plantilla PDF gratuita para el trabajo diario

A lo largo de tu jornada laboral usarás un amplio número de documentos diferentes para distintos fines. Crearlos desde cero lleva mucho tiempo, pero PDFelement ofrece una amplia gama de plantillas de documentos PDF creadas específicamente para satisfacer todas las necesidades de tu empresa.

PDFelement cuenta con plantillas para cualquier tipo de documento, incluyendo los utilizados por los departamentos comercial, financiero y jurídico de tu empresa. El programa se ha esforzado en elaborar formatos modificables y fácilmente editables que crearán archivos PDF estándar del sector. Este inventario de plantillas significa que cualquier miembro del personal puede crear documentos PDF sólidos y de alta calidad en cuestión de minutos, lo que aumentará enormemente su productividad en el trabajo.

10. Anotar para comunicar ideas a los compañeros de trabajo

Trabajar con documentos tradicionales en papel hace que la colaboración entre distintos equipos sea un proceso difícil. Es complicado tomar notas a través de distintos programas o escribirlas a mano en los documentos.

PDFelement cuenta con una variedad de herramientas de trabajo en colaboración para aprovechar al máximo el potencial del trabajo en equipo con documentos PDF. Agrega comentarios a través de notas, cuadros de texto o simples resaltados de texto para captar la atención del lector en cuestión de segundos. El programa también ofrece una serie de "sellos" como "aprobado" o "no aprobado" y la posibilidad de agregar archivos adjuntos al documento. También, ofrece las numerosas herramientas que necesitas para colaborar eficientemente en documentos importantes.

Agregar PDFelement a tu inventario de herramientas de productividad te ayudará a aumentar la productividad en todos los niveles de tu organización.

¡Descarga Gratis o Compra PDFelement Ahora!

¡Descarga Gratis o Compra PDFelement Ahora!

Compra PDFelement Ahora!

Compra PDFelement Ahora!

Andrés Felipe

Editor de PDFelement

(Haz clic para calificar esta publicación)

Calificación general4.5(105participantes)