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Gestión, activación y cumplimiento de normativas para licencias de software

La administración de las licencias de software no suele ser tarea fácil. Con la ayuda del gestor de licencias, podrás organizar fácilmente los beneficios de las licencias de tu equipo o empresa. Cómo utilizar el gestor de licencias

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2023-02-09 14:40:30 • En: Consejos de Negocios • Soluciones comprobadas

Administración de las licencias de programas informáticos, activación y cumplimiento de normativas

Resulta sorprendente que gran parte del software empresarial no suela utilizarse. Esto representa un despilfarro de recursos para una empresa, por lo que la gestión de licencias de software es extremadamente importante. Si aún no estás familiarizado con el concepto, la administración para licencias de programas informáticos(SLM) es un plan de mantenimiento que se utiliza para administrar todas tus licencias de programas informáticos. El principal objetivo de la SLM es reducir y controlar los gastos generales de TI asociados a tu empresa. Resulta evidente por qué es un proceso importante, pero quizá se pase por alto el enorme impacto que puede ejercer en las empresas. Las cuales pueden disfrutar de importantes ventajas, como un enfoque más estratégico y proactivo en la optimización de licencias y, por lo tanto, un mayor compromiso y mayores ahorros a largo plazo. Si se lleva a cabo con regularidad, la administración para licencias de programas informáticos reduce los costos innecesarios y los dolores de cabeza que suponen el inventario de los activos de programas informáticos y el seguimiento de las licencias.

Tipos de licencias para programas informáticos

Todo tipo de software exige una licencia, lo que significa la existencia de numerosos y variados sistemas de licencias para software. Entre las más comunes se encuentran por dispositivo, que se utiliza en una sola máquina, por usuario, que está restringida a un usuario específico, y de red, que cubre todos los equipos de una red concreta, incluidas las conexiones WAN y LAN. También existen las licencias de suscripción, que pueden ser de usuario o de equipo y tienen fecha de caducidad. Una licencia basada en la capacidad se refiere a la potencia del procesador u otros elementos de configuración del hardware, mientras que freeware indica que la licencia es gratuita, pero el creador es el titular de los derechos de autor. Por otro lado, existe la Licencia de Acceso del Cliente (CAL), lo que significa que los usuarios pueden conectarse a un determinado servidor de licencias de programas informáticos para utilizar el software instalado, y la Licencia Pública General (GPL), es decir, que la licencia y el software son gratuitos y pueden utilizarse, copiarse y modificarse sin cargo alguno.

Mejores técnicas para la administración de licencias de programas informáticos

Someterse a una auditoría puede ser una experiencia estresante, que querrás evitar. Aquí es donde la administración de licencias de programas informáticos puede ahorrarte tiempo y dinero, ayudándote a realizar auditorías internas periódicas con la dirección y asegurándote de que conoces las mejores prácticas para administrar tus licencias. Sin embargo, aunque compres el programa no eres el propietario, por lo que, tienes que utilizarlo según los términos y condiciones de la licencia. Asegúrate de no hacer caso omiso de estos términos, porque podrías enfrentarte a graves sanciones en forma de cuantiosas multas por incumplimiento y violación del programa informático. Algunas de las mejores prácticas consisten en aplicar una política para administración de programas informáticos, establecer directrices claras para la instalación, auditar todos los tipos de programas informáticos que tengas, cancelar o reasignar las licencias no utilizadas, desinstalar las aplicaciones redundantes, utilizar una herramienta para administración de licencias de programas informáticos de terceros y asegurarte de que estás implementando las últimas actualizaciones del sistema operativo con regularidad.

Cumplimiento de licencias para programas informáticos

Para evitar auditorías, es importante que las empresas sean diligentes en su administración de licencias y que garanticen el cumplimiento de la política de la empresa en cuanto a fechas de renovación y caducidad. También debes asegurarte de que toda la información es exacta y esté actualizada. Pues el incumplimiento afecta a áreas importantes de tu empresa, como la elaboración de presupuestos, y puede conducir incluso a sanciones como fuertes multas para tu organización. Si te auditan, pasarás mucho tiempo haciendo inventario de todo el uso del programa informático para demostrar el cumplimiento, lo que podría provocar horas extra o retrasos en los proyectos. Si se descubre que no cumples las normas, tendrás que poner en regla tus licencias y enfrentarte a multas o sanciones. La reputación de tu empresa también se verá afectada, lo que puede provocar la pérdida de ventas o de candidatos cualificados. Esta es la razón por la que la conformidad del programa informático debe ser una prioridad principal para tu organización, no solo para evitar repercusiones, sino para asegurarte de que no pierdes tiempo y valiosos recursos.


PDFelement está aquí para ayudarte con tus necesidades en el seguimiento de licencias para programas informáticos. Puede funcionar a la par con tu herramienta para la administración de licencias de software y ayudarte a editar, proteger y archivar tus documentos PDF con el fin de facilitar el proceso de seguimiento y auditoría. Si quieres saber más, visita la página web de PDFelement.

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Andrés Felipe

Editor de PDFelement

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