Cómo dejar atrás el papeleo en 2024 - Guía para tener una oficina sin papel

Andrés Felipe

2024-01-03 09:45:34 • En: Consejos de Negocios • Soluciones comprobadas

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Un oficinista promedio generalmente tritura alrededor de 10.000 hojas de papel cada año. Esto no solo representa un gran desperdicio de recursos, sino que también genera un gasto adicional asociado al copiado, registro, almacenamiento y reciclado de todas estas páginas. Las empresas más grandes de seguro gastan miles de dólares en papel para luego tirarlo a la basura. Para evitar este enorme desperdicio de recursos, muchas organizaciones optan por tener una oficina sin papeles.

Dejar de usar papeles también trae aparejados increíbles beneficios para el medio ambiente, puesto que reduce la deforestación y elimina las sustancias contaminantes emitidas durante el proceso de producción de papel. Si tu empresa está interesada en tener una oficina sin papel, es fundamental encontrar la solución o software ideal para dejar de usar papeles.

Parte 1: cómo tener una oficina sin papel

En este artículo, aprenderás más sobre los desafíos que enfrentan las oficinas sin papel y te daremos además útiles ideas para dejar de usar papeles, que te ayudarán a transformar las prácticas laborales de tu oficina. Independientemente de si usas Windows o macOS, podrás tener una oficina sin papeles de manera muy sencilla con PDFelement.

#1 El uso de OCR para convertir documentos físicos en PDF

Las oficinas que deciden dejar de usar papel se enfrentan a una serie de desafíos. El principal es digitalizar los archivos que ya tiene en formato papel.

En algunos casos, hay empresas que tienen miles de documentos que digitalizar para poder convertirse en una oficina 100% sin papel. Esto es particularmente común en empresas financieras, legales o médicas.

Todos los archivos en papel deben digitalizarse para poder acceder a ellos en el nuevo sistema de la oficina sin papel. La razón para hacerlo es que los beneficios y el ahorro que generan las oficinas sin papel no pueden lograrse hasta que todo haya sido digitalizado.

Por fortuna, el proceso de escanear documentos en papel es realmente fácil con PDFelement. PDFelement es una de las mejores opciones para las oficinas sin papel. Es una solución digital completa que ayudará a tu empresa a ahorrar miles de dólares y cientos de horas de trabajo cada año.

PDFelement está equipado con una herramienta avanzada de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR). El OCR detecta los caracteres de cualquier documento escaneado. Así, podrás convertir todos tus archivos escaneados en versiones editables y en las que podrás buscar palabras clave después de haberlos agregado al sistema. Esta función hará que tu empresa ahorre cientos de horas de trabajo, ya que no necesitarás que alguien tenga que escribir mega datos detallados del contenido de cada archivo escaneado.

Después de que el archivo haya sido subido al sistema, podrá verse en cualquier dispositivo electrónico, incluidos teléfonos inteligentes, computadoras con Windows o macOS y tablets. El diseño se mantendrá intacto en todos los dispositivos. Los archivos escaneados son algo compactos, por lo que es fácil enviarlos a otras personas mediante correo electrónico o aplicaciones de mensajería. Los softwares profesionales para oficinas sin papel como PDFelement hacen que sea muy simple gestionar documentos digitales.

#2 Impresión total en PDF

Después de haber escaneado todos los archivos antiguos y haberlos almacenado en el nuevo sistema de gestión de documentos sin papel, tu próximo desafío será aprender a manipular los nuevos documentos. Afortunadamente, esto es muy fácil de hacer con PDFelement.

Cada vez que quieras crear un documento nuevo con una aplicación de procesamiento de texto, PDFelement te permitirá imprimirlo en PDF con su impresora de PDF. La impresora de PDF funciona en la mayoría de los programas de procesamiento de texto de Windows y macOS, incluidos Microsoft Office y masOS Pages.

Poder imprimir directamente el documento en PDF te garantiza que el formato no sufrirá cambios. También significa que todos los nuevos documentos que agregues al flujo de trabajo de tu oficina sin papel serán completamente editables y podrás usar en ellos la función buscar.

#3 Creación de formularios completables

Completar formularios en papel es una de las tareas que más tiempo lleva en el trabajo de oficina y, a menudo, requiere procesamiento manual. Después de que se completa un formulario en papel, generalmente solo lo archivan o transfieren la información a un sistema electrónico. Después de que la información fue registrada, usualmente el formulario en papel es tirado a la basura, por lo que se convierte en un recurso desechado.

PDFelement simplifica el proceso de completar formularios porque permite crear formularios completables en formato PDF. Ya no es necesario completarlos manualmente, puedes hacerlo desde tu computadora. Los formularios electrónicos contienen todos los elementos de los formularios en formato papel, como campos de texto, casillas botones de opciones, casillas conjuntas, listas y más.

#4 Firma digital

Enviar documentos firmados es un proceso que requiere muchos recursos. Normalmente, hay que imprimir el documento, firmarlo, escanearlo y enviarlo. Este proceso puede optimizarse con el uso de la firma digital incluida en PDFelement.

Para usar esta función, tienes que crear un documento PDF y agregarle tu firma desde PDFelement. A continuación, arrastra la firma y suéltala en el documento que debas firmar. Después, puedes enviar el documento PDF firmado a quien corresponda. ¡Este proceso no requiere ni siquiera una hoja de papel!

#5 Escaneos en PDF

PDFelement te permite escanear tus documentos con un escáner o con un dispositivo móvil para poder almacenarlos en formato PDF de excelente calidad. Así, se facilita la gestión de documentos digitales —incluso cuando estás de viaje o fuera de la oficina.

#6 Extracción de datos de formularios

Otra razón por la que los formularios en papel nos consumen una gran parte de nuestro tiempo es porque muchas oficinas deben registrar la información que reciben de manera manual. En la mayoría de los casos, después de que un cliente completa un formulario, uno de los trabajadores de la oficina debe transferir la información a un sistema computarizado.

PDFelement te ayuda a evitar este problema porque extrae la información de tus PDF automáticamente. No tendrás que tipear los datos o procesarlos manualmente. PDFelement te permite personalizar todas las secciones del formulario que tengas que extraer y puedes indicarle qué hacer cuando la información haya sido recolectada. Puedes importar toda la información que extraigas de los formularios a una plantilla de Excel en apenas unos pocos pasos.

#7 Plantillas gratuitas para trabajos diarios

Incluso si ya tienes una oficina sin papel, hay algunas tareas que toman mucho tiempo. Por ejemplo, la creación de documentos, el diseño de formularios y la redacción de informes de negocio.

PDFelement te simplifica estas tareas brindándote acceso a una extensa galería de plantillas. Esto te permite crear documentos rápidamente a partir de plantillas en PDF listas para usar y así ahorrar mucho tiempo.

#8 Anotaciones en documentos colaborativos

Es muy difícil crear un documento en conjunto cuando lo tienes en formato papel. Todos los participantes del proyecto tienen que compartir sus documentos y obtener una copia impresa de los demás.

En una oficina sin papel, con PDFelement, cada participante puede realizar anotaciones y comentarios en un único archivo. Esto permite que todos los miembros del equipo tengan rápido acceso al documento para ver el trabajo de los demás colaboradores.

#9 Guardado en PDF/A para archivación a largo plazo

La mayoría de las oficinas tienen documentos de suma importancia, pero que no usan muy a menudo. Por ejemplo, declaraciones de impuestos, certificados y acuerdos comerciales. Estos documentos que deben guardarse por mucho tiempo pueden almacenarse en un formato llamado PDF/A.

El formato PDF/A sirve para bloquear las funciones de PDF que no son de utilidad en los archivos que deben guardarse a largo plazo. Además, gracias a sus eficaces algoritmos de compresión, sirve para ahorrar espacio. Este formato ya es ampliamente utilizado por muchos gobiernos, organizaciones y empresas.

#10 Protección de documentos digitales con contraseña

El uso de documentos en papel puede representar un gran riesgo de seguridad para tu empresa. Es imposible usar una contraseña para evitar el acceso a documentos de papel y también es muy difícil evitar que ciertos empleados accedan a ellos.

Afortunadamente, PDFelement tiene la solución. Tras haber digitalizado los archivos, puedes agregarles una contraseña o niveles de acceso para evitar que cualquiera pueda abrirlos. Así, después de haber protegido el archivo con contraseña, no correrás el riesgo de que algún empleado no autorizado vea o copie el archivo. PDFelement también te permite eliminar información sensible de un documento.

Como puedes notar, PDFelement está equipado con una amplia variedad de funciones que hacen que sea muy fácil dejar de usar papel. Pero de seguro debes estar preguntándote: ¿debería dejar de usar papel? Estás son algunas de las ventajas y desventajas de una oficina sin papel:

Ahora ya aprendiste el concepto de oficina sin papel propuesto por PDFelement. Independientemente de si tener una oficina sin papel es una realidad o no, la respuesta es positiva. Para tener una oficina sin papel de la mejor manera, solo sigue leyendo, así aprenderás la definición de este concepto y los beneficios y desventajas de una oficina sin papel.

Parte 2: los beneficios de una oficina sin papel

Definición: una oficina sin papel es aquella que elimina el uso del papel por completo y, por lo tanto, ya no tiene que lidiar con el gasto de comprar, copiar, imprimir y almacenar papel. Realiza la mayoría de sus tareas a través de comunicaciones electrónicas como correo electrónico o servicios de documentos en línea. Todos los documentos deben convertirse a formato digital y los documentos en papel deben desecharse.

Las ventajas de una oficina sin papel

• La principal ventaja de tener una oficina sin papel es que tiene un efecto positivo en el medio ambiente. Si utilizas menos papel, estás favoreciendo la preservación de los recursos naturales y reduciendo el uso de combustibles fósiles.
• Tener un oficina sin papel te ayudará a ahorrar un montón de espacio, dado que la mayoría de los registros estarán almacenados en línea en vez de en gabinetes de archivos.
• Además del ahorro del espacio, otro beneficio de las oficinas sin papel es que tienen un gran efecto en los gastos de la empresa. Si requieres menos espacio, significa puedes rentar un lugar más pequeño y así ahorrar en el gasto de alquiler.
• Ahorro de tiempo: ya no tendrás que revisar todos los gabinetes para encontrar un archivo —puedes simplemente realizar una búsqueda desde tu computadora o dispositivo móvil para encontrar el archivo que buscas.
• Fácil acceso: tendrás un fácil acceso a todos los archivos de tu oficina.
• Una oficina sin papel es más segura, ya que los archivos pueden protegerse con contraseña para restringir el acceso a ellos por parte de algunos empleados.

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Andrés Felipe

Editor de PDFelement

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