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La aplicación de firmas digitales en PDF para editoriales de revistas

Este artículo presenta las aplicaciones de las firmas digitales en PDF para editoriales de revistas.

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Una firma digital en PDF es un sello legal impreso en un documento electrónico que verifica la identidad del firmante, así como la autenticidad del documento. En una oficina editorial, los archivos PDF son típicamente utilizados como documentos legales, por lo que autenticar las identidades es crucial en el proceso. Esto es así, tanto para la editorial de una revista de ciencia y tecnología como para otras oficinas editoriales, donde la veracidad de cualquier documento es esencial.


Parte 1. Cómo autenticar documentos electrónicos

Muchos tipos de documentos, como las transferencias de derechos de autor, avisos de empleo (rescisión, contratación...), contratos de diseño, y otros que necesitan validación jurídica con una firma o sello. La autenticación de la identidad del firmante también es importante. Es por esto que las firmas digitales en PDF tienen dos metas principales.

1. Para asegurarse de que el documento se emite por el autor o departamento editorial

Una firma digital en PDF verifica que el documento fue, de hecho, emitido por el autor o departamento editorial en cuestión. En otras palabras, confirma la fuente de la información legal para temas como la propiedad de unos derechos de autor, reconocimiento formal de empleo, etc.

2. Para verificar que el archivo no se ha alterado de ninguna manera durante la transferencia del documento

Otra función de las firmas digitales en PDF es asegurarse de que no hubo modificaciones sin autorización durante la transferencia del documento. Ya que los documentos pueden pasar por otros o caer en malas manos, son una parte importante del proceso de validación.

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Parte 2. El panorama de las firmas digitales

Te preguntarás, ¿cómo es que las firmas digitales tienen tales estándares de autenticación? Para saberlo, tenemos que conocer lo que es una firma digital y cómo se prueba la autenticidad de una firma digital. Veamos estos dos aspectos.

1. Definición de firma digital

Una firma digital es muy similar a las firmas a mano, pero va más allá en materia de seguridad. Esencialmente, se trata de la generación de una clave privada y una pública por un algoritmo público de claves. Estas claves están matemáticamente conectadas entre sí, igual que una llave encajando en una cerradura. La autenticación del origen de un documento se puede hacer, junto con su estatus y la identidad del autor, al confirmar la conexión. En otras palabras, si la fuente de un documento es auténtica, la clave pública coincidirá con la privada.

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2. La base de la autenticación

La clave privada permite que el autor de un documento se valide a sí mismo y al origen de la información en el documento. Cuando la clave pública accesible por el recipiente de un documento coincide con la clave privada, el documento es autenticado. Es decir, todo el proceso depende de que la clave privada sea de acceso privado del dueño de la firma digital. Si no, nada garantiza que el documento sea auténtico, porque cualquiera que pueda acceder a la clave privada puede generar una firma digital para esa persona.

Para expandir la analogía de la llave y la cerradura, digamos que la clave privada es la cerradura, y la clave pública es la llave de esa cerradura. Si la clave privada cae en manos equivocadas, se puede crear otra cerradura que solo se pueda abrir con la clave pública, lo que indica - erróneamente - que el dueño original de la clave privada autenticó el documento.

La criptografía asimétrica solo es uno de los métodos para proteger un documento. Otros métodos incluyen:

  • Claves, pines y contraseñas.
  • Validación TSP.
  • Autoridad de Certificación.
  • Verificación de redundancia cíclica.
  • Checksum.


Parte 3. Cómo firmar en un PDF

Las firmas digitales en PDF se pueden generar con buenos editores PDF como Wondershare PDFelement o Adobe Acrobat. Estas plataformas también pueden generar firmas electrónicas, las cuales son diferentes de las firmas digitales, pero igualmente válidas. En esta sección veremos cómo crear y aplicar una firma digital a un documento PDF con Wondershare PDFelement.

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  • 1. Abre PDFelement, y en la página principal haz clic en Abrir para importar el documento que quieres firmar.
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  • 2. En la barra de herramientas verás varias herramientas de anotaciones. Pon el mouse en la última y selecciona Crear firma digital PDF en el menú desplegable.
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  • 3. En la nueva ventana podrás dibujar una firma con el mouse o utilizar una nueva opción con el trackpad.
  • 4. Después de crear la firma, haz clic en el área del documento donde quieres que aparezca la firma.
  • 5. Podrás cambiar el tamaño de la firma con los bordes de la selección, o usando tu mouse para cambiar su posición en el documento.

Ya puedes guardar el archivo y protegerlo con una contraseña para mayor seguridad. Ahora tu firma te puede validar como el autor de la información en ese documento.


Parte 4. El futuro de las firmas digitales

Las firmas digitales ya son ampliamente utilizadas en varias industrias y sectores. Agencias gubernamentales como la IRS las usan para procesar declaraciones de impuestos y otras transacciones. El sector de manufactura los utiliza en el control de calidad, contratos de venta, etc. En la salud, las firmas digitales se utilizan para mejorar la seguridad de los datos y cumplir con estrictas regulaciones como HIPPA. Las instituciones financieras las utilizan para procesar préstamos, actividades bancarias fuera del dinero, contratos, documentos de seguros y demás. Hasta tecnología bockchain como las criptomonedas utiliza las firmas digitales para validar la autenticidad de una blockchain y la propiedad de la criptomoneda.

Las firmas digitales se están expandiendo en el mercado rápidamente, aceleradas por la pandemia, mientras más y más empresas eligen utilizar formatos de documentos electrónicos sobre los documentos en papel. De acuerdo con ResearchAndMarkets, la industria de las firmas digitales valía 1500 millones de dólares en 2019 a nivel mundial. Se estima que para 2030 su valor será de 30 mil millones de dólares, con una tasa de crecimiento anual compuesto o CAGR de 28,6% partiendo desde ahora.

Pero, ¿por qué el mercado de las firmas digitales crece tan rápido? La razón principal es que ofrece muchas ventajas sobre las firmas físicas:

  • Ahorra tiempo - Las firmas digitales se pueden agregar a documentos online que se pueden compartir, ahorrando el tiempo necesario para firmar uno físico y enviarlo por correo.
  • Ahorra dinero - Puedes reducir el uso de recursos físicos cambiando a las firmas digitales. Esto incluye el papel, costos de envío, el espacio de almacenamiento, etc.
  • Rastreabilidad - Ya que las firmas digitales generan registros de auditoria, estos se pueden rastrear para reducir los errores humanos.
  • Marcas de tiempo - Como las firmas digitales vienen fechadas cuando se requiere, son importantes en áreas como solicitudes de patentes, operaciones de bolsa, etc.
  • Salva al planeta - Al reducir el uso del papel físico, las firmas digitales ayudan al ambiente.
  • Aceptación global - A través de los años, casi todos los países del mundo aceptan las firmas digitales como una prueba legal que puede defenderse en cualquier tribunal.

Reflexiones finales

No todas las firmas digitales son iguales. Esencialmente, hay tres tipos de firmas digitales basadas en su impacto legal potencial cuando los datos están comprometidos.

Tipo 1: Muy severas - Estas firmas digitales se utilizan típicamente para enviar boletos electrónicos, documentos judiciales, subastas electrónicas, etc, donde el usuario debe probar su identidad a una autoridad certificadora antes de firmar. En estos casos, las consecuencias de comprometer la información son muy severas.

Tipo 2: Moderadamente severas - Declaraciones de impuestos, declaraciones de impuestos sobre bienes y servicios, etc., utilizan esta clase de firma digital. En estos casos, se mantiene una base de datos de identidades para autenticar al firmante.

Tipo 3: Poco severas - En casos donde el impacto de la pérdida de datos económicos o legales es relativamente bajo, se pueden usar estas firmas. Los ejemplos incluyen documentos internos de RR.HH que se envían a los empleados y más. Sin embargo, esta clase de firmas digitales no se pueden utilizar para negocios legales como contratos de empleo, acuerdos de no competencia, acuerdos de confidencialidad, etc, que puedan llevarse a un tribunal por la corte o un árbitro.

PDFelement es una parte importante del proceso empresarial, ya que no solo genera firmas electrónicas y digitales, sino que ayuda a los negocios a digitalizar y manejar el procesamiento de documentos. Aquí hay algunas funciones de PDFelement:

  • Edición - Los documentos PDF se pueden editar antes de incluir firmas digitales, asegurando la vigencia y precisión de los datos en el archivo.
  • Creación y conversión de PDF - PDFelement puede convertir más de 300 formatos de archivo en documentos PDF para protegerlos, compartirlos o visualizarlos. También puede regresar un PDF a su formato nativo como páginas de Word, HTML, imágenes, EPUB, etc.
  • Anotaciones, rellenado y firmas - Se pueden añadir anotaciones al archivo antes de firmarse digitalmente, o también puedes crear una copia de un archivo firmado para hacer anotaciones sin cambiar el original y violar la autenticación. Además, PDFelement te permite llenar y firmar formularios digitales, y autenticarlos.
  • Seguridad PDF - Para proteger un documento con firma digital, puedes añadir una contraseña para agregar una capa de seguridad. Esto evitará que alguien abra el archivo, lo modifique, lo copie o lo imprima. También puedes agregar un encriptado a un lote de archivos usando el procesamiento por lotes.

Con estos beneficios y muchos otros, PDFelement se vuelve una opción atractiva, así que no es raro que las empresas se inclinen rápidamente por esta plataforma. Lo que la hace realmente atractiva es que todas sus opciones están disponibles por una fracción del precio de los editores PDF de calidad. Además, es fácil de usar, y hay versiones para iOS, Windows y Mac, por lo que es accesible para los empleados de una empresa que quieran usarla en casa, la oficina o la calle.

Wondershare Editor

Publicado por a PDFelement: How-Tos
Actualizado: 03/22/2024

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Q: ¿Cómo lograr una oficina remota eficiente?
A: Utilice PDFelement para ayudarlo a editar, anotar, firmar y convertir documentos PDF rápidamente.

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