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¿Cómo Realizar Archivos Electrónicos e-Papel?

Este artículo te dirá una forma de leer papeles en formato PDF desde la palma de tu mano.

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Ahora que vivimos en una época en la que todo se digitaliza, el uso de papeles físicos se ha vuelto poco usual. Las personas están siempre en movimiento y, francamente, nadie tiene tiempo suficiente para sentarse en un lugar y leer algo con atención. Este artículo, te hablará de una forma de leer documentos desde la palma de tu mano.

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e-papel


Parte 1. ¿Cuáles Son Los Problemas en el Proceso de Digitalización de Archivos?

La mayoría de la población de todo el mundo utiliza la lectura de PDF para fines profesionales. Las organizaciones que quieren utilizar medios digitales para guardar sus archivos se enfrentan a algunos problemas para crear y conservar a largo plazo, y hacer que las implicaciones del proyecto sean fáciles de usar. La edad y la calidad de los registros en bruto son factores necesarios que se utilizan para encontrar el tiempo y el esfuerzo que se aplica para lograr el objetivo de preservarlo.

1. Costo

El proceso de digitalización de documentos o papeles incluye, en primer lugar, el escaneado. Cada página debe escanearse correctamente, de modo que, todo lo que aparece en ella sea visible con claridad. Los archivos deben ser escaneados a fondo y luego convertidos a un formato PDF. Este escaneo, si se hace a gran escala, tendría un gran costo total. Si se hace por cuenta propia utilizando alguna aplicación, podría ser incluso gratuito.

2. Compatibilidad

Todos los tipos de archivos digitalizados no siempre son compatibles con cada tipo de dispositivo electrónico. Por ejemplo, algunos teléfonos o tablets no abren archivos docx a menos que tengan una aplicación instalada. Por esta razón, la compatibilidad sólo será alta si el papel se digitaliza en un documento PDF.

Los archivos PDF son más fáciles de leer en la mayoría de los dispositivos Android e iOS. Tampoco son fácilmente editables, por lo que no hay peligro de que se modifique la información.

3. Recuperar y Archivar

Cuando se crea un gran número de archivos PDF, resulta más fácil gestionarlos, ya que ocupan muy poco espacio de memoria y pueden almacenarse electrónicamente. Cuando se trata de archivar y recuperar documentos físicos, se necesitarían filas y columnas de estanterías para almacenar documentos de hace cientos de años.

Sin embargo, digitalmente se pueden crear archivos separados según el año y las fechas y almacenar cada papel en la carpeta especificada. Este proceso hace que sea mucho más fácil y rápido recuperar un archivo que se necesita. Por lo tanto, la gestión de los archivos es mucho más fácil.


Parte 2. ¿Cómo Convertir los Papeles en Archivos Digitales?

La digitalización de papeles puede ser un proceso tedioso y requiere mucho tiempo. Pero con un poco de paciencia y un poco de trabajo duro, todos tus archivos pueden ser digitalizados en cuestión de horas o días, dependiendo de la cantidad de archivos que haya.

1. Organizar los Archivos en papel

Lo primero que hay que hacer es organizar los archivos. Todos los papeles de ese archivo específico deben mantenerse en orden, para que no cree una molestia a la hora de escanearlos. Además de esto, todos los demás archivos también deben colocarse en algún tipo de orden. Ya sea por orden cronológico o alfabético. Este proceso ayudará a agilizar la parte de escaneo de la digitalización de sus documentos.

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organizar páginas

2. Escanear Archivos en Papel

Una vez hecho esto, tus documentos están finalmente listos para ser escaneados. Ahora bien, esto también puede hacerse de dos maneras. Si tienes muchos documentos que escanear, puede ser más prudente utilizar un escáner. Pero, si se trata de un documento corto de dos páginas, y necesitas digitalizarlo urgentemente, siempre puedes usar la cámara de tu teléfono.

escanear a pdf

Si utilizas un escáner, tienes que colocar la página que quieres escanear boca abajo en la superficie del escáner y cerrar la tapa encima. Pulsa el botón de escanear desde tu equipo y en pocos segundos tendrás tu página escaneada disponible en tu computadora.

Una vez escaneadas todas las páginas, sólo tienes que hacer clic en el botón "Crear PDF" y tu documento PDF estará listo. Todo el proceso se explica también en el sitio web pdf.wondershare.com.

Si utilizas un teléfono, necesitas tener instalada una aplicación que pueda convertir imágenes en archivos PDF. Una vez que la tengas, todo lo que tienes que hacer es colocar tu documento en un área bien iluminada y tomar una foto clara en la página. Y luego, el siguiente proceso será simplemente crear el documento PDF.

3. Comprueba el Documento Escaneado

Después de fotografiar o escanear las páginas del documento, sólo tienes que volver a comprobar las imágenes para asegurarte de que todo el texto es visible, y que las páginas recibidas están en el orden correcto.

4. Hacer Otros Documentos Electrónicos

También se pueden crear otros tipos de archivos electrónicos que no sean archivos PDF. Por ejemplo, si estás escaneando unas fotos para enviárselas a alguien, puedes guardarlas como JPEG o PNG, que son dos tipos de archivo específicos para imágenes.


Parte 3. ¿Cómo Crear Archivos PDF?

1. Convertir y Fusionar Archivos de Origen en Documentos PDF

Podemos fusionar fácilmente varios archivos en un documento PDF de gran tamaño utilizando el programa PDFelement.

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combinar archivos

Una vez descargada e instalada la aplicación, lo único que hay que hacer es seleccionar unos cuantos documentos y luego hacer clic en la opción para combinarlos en PDF. También pueden ser documentos con diferentes extensiones de archivo.

2. Establecer el Marcador para el Documento PDF

A veces, cuando estás leyendo, necesitas tomar un descanso y hacer otra cosa. Cuando se trata de un libro físico, se puede colocar un marcador y seguir luego. Sin embargo, cuando se trata de libros digitales, también hay que marcar el libro digitalmente. Debes seleccionar la página o el texto y luego selecciona la acción para marcar la página.

añadir marca


Parte 4. ¿Cómo Mejorar la Función de los Archivos PDF?

1. Editar un Documento PDF

No es una tarea difícil editar los PDF, podemos traducir las imágenes o los textos impresos en texto legible por máquina mediante el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Si necesitas editar el documento PDF, primero tienes que convertirlo para que sea legible en formato de texto; el OCR es la herramienta esencial para la conversión.

editar pdf

Una de las funciones más utilizadas es la edición de texto. Si eres un profesor o un gerente en una oficina, esta función seguramente te será útil. Al leer un PDF, las personas se encuentran con numerosos errores. La edición de texto es una función muy útil para corregir estos errores. La mayoría de las veces, formatear el texto también es esencial para el usuario. Para añadir comentarios al archivo, la función de edición de texto es la más adecuada. Esto también lo proporciona PDFelement.

2. Configuración de Seguridad para el Documento PDF

A veces, hay algunos archivos importantes que las personas no quieren que otros vean. Estos archivos se pueden proteger mediante el uso de una contraseña para que sólo las personas autorizadas puedan acceder a ellos. Los archivos PDF también pueden ser encriptados. Se pueden encriptar sólo partes del documento o todo él, establecer o eliminar contraseñas y modificar los permisos de acceso para limitar o permitir la edición e impresión del documento.

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establecer contraseña de permiso


Parte 5. Utilización de Documentos Electrónicos PDF

1. Archivos Electrónicos y Físicos

El archivo de los documentos electrónicos en PDF debe ser prioritario; ayuda a la utilización de los datos más adelante. La gestión de archivos de los documentos PDF es necesaria para mantener el registro y guardar la información a través de la biometodología (archivos electrónicos y físicos). En el método de producción, proceso y retención, es crucial buscar el equipo que se ha utilizado debe ser probado antes de usar para determinar la eficiencia y la fiabilidad del sistema, y también las pruebas para analizar su capacidad para tomar esos datos y la retención de que en su forma original.

2. Referencia Informática en Lugar de Manual

Los archivos referenciados por computadoras son más cómodos de utilizar que los referenciados manualmente porque se pueden buscar fácilmente. Ahorran el tiempo y el esfuerzo de recorrer manualmente archivos y carpetas sólo para buscar un documento.


Conclusión:

Al leer un documento PDF, tienes un gran número de opciones en la pantalla. Es esencial que conozcas todas las funciones disponibles. Son más cómodos de manejar y trabajar y ahorran mucho tiempo, espacio y esfuerzo para almacenar los papeles o archivos en un espacio físico. También es mucho más fácil leer los documentos de los archivos PDF en lugar de un periódico grande o un libro pesado.

Puedes empezar con la forma más fácil de gestionar los documentos PDF usando PDFelement en el escritorio, el móvil y la web.

Wondershare Editor

Publicado por a
Actualizado: 03/22/2024

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