Cómo usar software de PDF en los documentos de sistemas de manejo de calidad

Los sistemas de manejo de calidad son esencialmente una colección de protocolos, procedimientos y otra documentación que tiene el objetivo de alcanzar unos estándares de calidad ya definidos. Por ende, los documentos del Sistema de manejo de calidad o SMC deben ser accesibles desde un sistema central para todos los empleados de una organización, sin importar su ubicación. En la mayoría de los casos hay estándares de calidad únicos para cada departamento o división, y puede que estos deban ser bloqueados a otros miembros de la organización. Sin importar la necesidad, los PDF juegan un rol vital en el mantenimiento de los documentos de un SMC. En este artículo exploraremos las herramientas ideales necesarias para manejar y mantener tal ecosistema de documentación, y cómo este ayuda a organizar los recursos; también veremos algunos de los procesos involucrados en usar herramientas PDF en un ambiente de SMC.

Parte 1. Por qué es importante un editor de PDF profesional

Como mucha de la documentación debe ser archivada para acceder fácilmente, los repositorios de los SMC y los bancos de información se almacenan como documentos PDF. Esto facilita la distribución, legibilidad global y el uso de herramientas de seguridad, entre otras consideraciones.

PDFelement es la solución PDF más accesible, completa y flexible que puedes encontrar. La razón por la que PDFelement es un editor PDF altamente buscado es porque cubre las funciones típicamente usadas para mantener los documentos del sistema de mantenimiento de calidad, como se comenta abajo:

Crear: PDFelement puede convertir cientos de tipos de archivos distintos a PDF, ya sean hojas de cálculo, gráficos, texto, imágenes, páginas web, ebooks y otros formatos, puedes consolidar la información en un PDF para una accesibilidad segura.

Convertir: también puedes convertir documentos específicos a sus formatos nativos para editarlos, para que luego puedan ser añadidos al archivo PDF maestro. Esto permite que la información esté actualizada en tiempo real.

Editar: texto, imágenes, hipervínculos y otros contenidos se pueden editar directamente en el archivo PDF usando PDFelement.

Unir: los documentos clave de un sistema de manejo de calidad pueden ser agrupados y unidos para consolidar información relacionada. Los archivos unidos tendrás una primera página adicional que contiene el nombre de los archivos que fueron unidos para crear el maestro.

Organizar: las páginas de un PDF pueden ser añadidas, borradas, reordenadas, extraídas, rotadas, etc, permitiéndote reorganizar el contenido para ajustarte a las necesidades cambiantes de tu organización.

Seguridad: se pueden implementar contraseñas de seguridad de grado empresarial en todos los documentos del sistema de manejo de calidad para asegurar que solo el personal autorizado pueda editar la información. Otros pueden tener permiso para ver, imprimir y copiar contenido.

Por estas razones, PDFelement es el editor de PDF preferido por la mayoría de las iniciativas de manejo de calidad.

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Parte 2. Aplicaciones del formato PDF en los sistemas de manejo de calidad

1. ¿Qué es un SMC o sistema de manejo de calidad?

Como vimos anteriormente un SMC es una colección de documentos que especifican cómo cumplir con metas específicas de calidad, y lasmejores prácticas para lograrlo. Esto involucra en principio el uso de una documentación extensa en forma de manuales de calidad, standards de operación, documentos de procedimiento, listas de calidad a cumplir y otros contenidos similares.

Aunque hay muchas maneras distintas de manejar tal flujo de documentos los requerimientos de un SMC son claros:

• La información solo debe ser accesible para los empleados relevantes a los que le compete la información.
• Los archivos se deben compartir fácilmente, ya sea mediante direcciones web o como archivos adjuntos.
• La información debe ser catalogada e indexada correctamente para una búsqueda más fácil.

Considerando estos factores, las herramientas que PDFelement ofrece cubren completamente todos los requerimientos para mantener los documentos de un sistema de manejo de calidad. Veamos algunos de estos requerimientos.

2. Cómo firmar un PDF

Los PDFs en un SMC deben ser siempre firmados por el jefe de una divisón o departamento. Para esto se puede usar la herramienta de firmas electrónicas de PDFelement.

3. Cómo aplicar la protección por contraseña

Los documentos que circulan masivamente no pueden ser modificadas de ninguna manera. Esto se puede lograr implementando medidas de seguridad como las restricciones basadas en contraseñas, que es posible con PDFelement.

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Parte 3. Aplicación de los PDF en el control de los documentos de protocolos operativos

Los documentos del SMC también deben ser manejados correctamente para la eficiencia, búsqueda y una búsqueda segura. Aquí están algunos de los procesos que cumplen con estos requerimientos:

1. Cómo combinar documentos estándar actuales

La función de combinar PDFs puede usarse para unir múltiples archivos en un solo PDF. Esto se puede hacer fácilmente con la ayuda de PDFelement, tal y como se muestra abajo:

Paso 1. En la nueva ventana haz clic en combinar PDF.

Paso 2. Puedes seleccionar tus archivos y depositarlos en la interfaz para añadirlos a la fila. También puede usar el botón Añadir al final de importar archivos, carpetas y abrir los documentos actuales.

Paso 3. Reordena los archivos en la lista si es necesario.

Paso 4. En el panel de la derecha puedes escoger, combinar todos los archivos en la lista o insertar un nuevo documento en los archivos de la lista.

Paso 5. Una vez los parámetros han sido fijados, haz clic en Aplicar y escoge una ubicación para almacenar los archivos PDF unidos.

2. Cómo configurar marcadores

Los marcadores en un PDF son útiles al buscar una sección específica de un documento, o cuando quieras actualizar la información es una parte específica del archivo. Tales marcadores se configuran fácilmente con PDFelement.

Paso 1. Una vez el archivo está abierto, haz clic en el ícono del panel de la esquina superior izquierda y selecciona Marcadores en el panel marcadores.

Paso 2. Desplázate hasta la página en la que quieres añadir el primer marcador.

Paso 3. Al final del panel haz clic en Añadir marcador e introduce un nombre para identificarlo.

Paso 4. Desplázate a cada página donde haga falta un marcador y ejecuta el paso 4.

Una vez hayas añadido todos los marcadores, guarda el archivo para preservar los cambios. Todos los lectores podrán acceder al panel de marcadores para navegar en el documento fácilmente mientras buscan el conteido actualizado.

3. Comparte un documento protegido con un inspector

Los documentos del SMC generalmente necesitan ser inspeccionados por terceros o consultores para validar el contenido o recomendar cambios. Para compartir estos documentos con ellos se deben compartir también las contraseñas correspondientes. Para hacer esto más simple, crea un nuevo PDF que contenga las contraseñas requeridas y luego aplica una única contraseña para proteger el archivo. Este archivo puede ser enviado al inspector y la contraseña única compartida a través de un canal distinto.

Paso 1. Para crear un nuevo PDF haz clic en Archivo → Nuevo → Documento en blanco.

Paso 2. En el nuevo documento haz clic en Texto para entrar al modo edición.

Paso 3. Haz clic en T + símbolo para añadir un texto nuevo, luego copia y pega las contraseñas requeridas.

Paso 4. Luego aplica una contraseña a este archivo con el procedimiento mostrado arriba, con la diferencia de que aplicarás una Contraseña de apertura, en vez de una Contraseña de permisos.

Paso 5. El documento ahora puede ser compartido junto con los archivos bloqueados, y la contraseña para el nuevo archivo se puede enviar por separado mediante correo electrónico o una aplicación de mensajería.

Comentarios finales

Los sistemas de manejo de calidad suelen ser críticos en el éxito de una organización y en la satisfacción de sus clientes. Como tales, el esfuerzo en organizar un SMC y garantizar su accesibilidad a todos los empleados autorizados en una parte vital de ese proceso. PDFelement es una herramienta altamente capaz de manejar todos tus documentos para un sistema de manejo de calidad, y también es la alternativa más accesible en comparación con otros editores PDF premium como Adobe Acrobat, NitroPDF y otros con capacidades similares.

Adicionalmente, PDFelement está disponible para Windows y iOS, y hay un nuevo servicio de almacenamiento en la nube y firmado electrónico llamado Wondershare Document Cloud que te ayudan a manejar documentos del SMC. Con este ecosistema de apps y plataformas es más sencillo de llevar tus documentos del SMC actualizados.