Cumple la normativa para protección de datos RGPD utilizando documentos PDF

El RGPD de la UE entrará en vigor el 25 de mayo de 2018. ¿Qué es el RGPD? ¿Qué implicará para tu negocio? En este artículo encontrarás una solución al Reglamento general de protección de datos.

Andrés Felipe

2023-03-01 10:45:48 • En: Consejos de Negocios • Soluciones comprobadas

El 25 de mayo de 2018 entrará en vigor el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE, la primera normativa mundial para protección de datos. Entonces, ¿qué significa la protección de datos rgpd? El cumplimiento del RGPD se aplica a las empresas de la UE y a las empresas de Canadá y Estados Unidos que trabajan con datos personales de ciudadanos de la UE.

¿Comprender la protección de datos RGPD?

Con las nuevas obligaciones del RGPD para la protección de datos de la UE en cuanto al tratamiento de datos, la seguridad de la información y el aumento de la transparencia entre las empresas y los interesados, los equipos informáticos de todo el mundo deberán empezar (si no lo han hecho ya) a replantearse su seguridad de manera fundamental. Sin embargo, cumplir con el RGPD no solo tiene que ver con la infraestructura y la seguridad cibernética en su perímetro o en sus estaciones de trabajo. De hecho, con tanta información de identificación personal almacenada en documentos, el RGPD también influirá en la forma de almacenar y trabajar con archivos de todo tipo, desde formularios hasta facturas escaneadas.

El RGPD va a:

Modificar la definición de datos personales: a partir de ahora incluirá información genética, mental, cultural, económica o social.
Aplicar normas más estrictas para obtener el consentimiento para el uso de datos personales, lo que incluye usar un lenguaje sencillo y explicar con claridad cómo se va a utilizar la información.
Exigir a las autoridades públicas que traten información personal que nombren a un responsable de la protección de datos (RPD)
Introducir evaluaciones de impacto sobre la privacidad (EIP) obligatorias
Armonizar las leyes de notificación de violación de datos
Establecer el derecho al olvido y limitar el tiempo que una organización puede guardar datos personales.
Y, más...

Retos de los métodos actuales en materia de documentos

La mayoría de las organizaciones usan actualmente una mezcla de documentos impresos y digitales (como Microsoft Office y archivos PDF) para respaldar sus operaciones. Sin embargo, los procesos existentes dejan expuesta la información personal e, independientemente de que sus procesos cumplan las políticas del RGPD de la UE, el cumplimiento tiene un enorme precio.

Almacenamiento de documentos

Todos los datos personales que se almacenan en documentos impresos o digitales están sujetos al RGPD. Normalmente, los archivos se almacenan en distintos formatos, como:

Documentos modificables (como archivos de Microsoft Word) que son poco seguros y pueden editarse con facilidad.
Archivos PDF sin cifrar y sin control de acceso

Compartir documentos

La colaboración interna hace que los documentos se compartan de forma generalizada, a menudo en varias ubicaciones, con poca o ninguna responsabilidad por parte del usuario. Además, muchas empresas comparten documentos enteros por cuestión de proceso, aunque solo una parte del documento sea verdaderamente relevante para la tramitación.

Mientras tanto, el crecimiento del intercambio a través del correo electrónico y los servicios en la nube ha aumentado drásticamente el riesgo de fuga de datos. El error humano representa una gran proporción de las violaciones de datos y la mayoría de los documentos pueden ser abiertos por cualquiera que tenga acceso al archivo.

Cómo PDFelement puede ayudarte a llevar a cabo estos pasos:

Paso 1. Conversión de todos los tipos de archivos de Office a PDF

Sacar los documentos del papel y convertirlos en archivos de oficina digitales es el primer paso esencial hacia el cumplimiento del RGPD. PDFelement te permite crear archivos PDF estándar que son completamente compatibles con todos los visores de PDF en casi cualquier dispositivo.

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Paso 2. Redacción de datos

Redactar datos puede permitir a las empresas eliminar la información confidencial o identificativa, sin eliminar todo el registro. Esto hace que el proceso sea más sencillo y menos invasivo.

Paso 3. Cifrado y protección por contraseña

Cifra documentos con niveles de cifrado AES de 128 o 256 bits, y configura permisos para controlar la visualización, impresión y modificación de archivos.

Paso 4. Convierte documentos escaneados en archivos PDF editables

Una oficina sin papeles ha sido durante mucho tiempo el sueño de muchas personas. Convierte rápidamente documentos en papel a archivos PDF editables y con función de búsqueda que puedes organizar, compartir y proteger.

Escaneado por lotes de papel a formato PDF

Paso 5. Archivado

PDF/A es una versión normalizada ISO del formato de documento portátil (PDF) especializado para su uso en el archivado y conservación a largo plazo de los documentos electrónicos.

Asegúrate de estar al día con esta importante legislación de protección de la privacidad utilizando PDFelement para ayudar a tu empresa a cumplirla.