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¿Por qué deberías dirigir una empresa sin papel?

¿Quieres dirigir una empresa sin papeles? Aquí tienes las razones por las que deberías crear una empresa sin papel y cómo hacerlo.

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2024-07-05 17:09:14 • En: Consejos de Negocios • Soluciones comprobadas

Una de las formas en que las empresas de todo el espectro industrial han aprendido a reducir gastos ha sido gestionando un negocio sin papel (paperless Inc.). El término "empresa sin papel" ya no es solo una forma de hablar, sino una descripción real de una empresa que ha reducido la dependencia del papel en todos los aspectos del funcionamiento diario de su negocio. Pero la pregunta sigue en el aire: ¿compensan los beneficios de una empresa sin papel los trámites que conlleva? Este artículo tratará de responder a esta pregunta explicando las ventajas de una empresa sin papel.

Las ventajas de dirigir una empresa sin papel

1. Mayor seguridad

Para las empresas sin papel, la seguridad de los documentos es algo que se toman tan en serio como cualquier otra empresa. Pero el hecho de que la empresa no utilice papel significa que la seguridad es mayor, porque seamos sinceros, los documentos de tu archivador pueden ser destruidos en cualquier momento por una inundación o un incendio, pero no sucede lo mismo con los documentos en la nube.

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Para una empresa sin papeles, deberías escanear el documento en papel a formato PDF o de imagen. Las empresas también pueden usar una herramienta profesional para administración de documentos para proteger, editar documentos escaneados con ROC y compartir archivos PDF con otras personas.

2. Mayores beneficios y rapidez empresarial

Dado que las empresas sin papel raramente pierden tiempo intentando encontrar ese documento, están mejor posicionadas para crecer en esta era hiperconectada. Un simple retraso en la transacción puede implicar que tu cliente potencial busque a tu competidor en el futuro. Por lo tanto, el hecho de que una empresa sin papel sea capaz de lograr un servicio más rápido y mejor puede hacerla más rentable que una empresa sin papel.

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3. Ahorro de tiempo dedicado a tareas no esenciales

Un sistema sin papel elimina básicamente el tiempo que pasas buscando en tu escritorio un documento en particular o el tiempo que tardas en entregar esa factura cuando podrías simplemente adjuntarla a un correo electrónico. Si tenemos en cuenta que podemos dedicar ese tiempo a aspectos más productivos de la empresa, nos hacemos una idea.

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Cómo crear una empresa sin papeles

A estas alturas ya estás pensando en cómo puede tu empresa eliminar el papel. Pero antes de empezar a trabajar, por así decirlo, esto es lo que debes saber sobre la transición a una empresa sin papel.

1. Considera el costo inicial del programa informático, el almacenamiento y la conversión

Antes de realizar la transición a un sistema sin papel, debes tener en cuenta el hecho de que una empresa sin papel necesitará más espacio de almacenamiento y esto puede suponer un gasto adicional al principio. También está el costo de la conversión

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Tendrás que escanear y firmar los documentos que tengas en papel, lo que significa invertir en programas que te ayuden a hacerlo con facilidad. Puedes escoger Evernote para almacenar todos tus documentos sin papel, y si necesitas editarlos o firmarlos, puedes utilizar PDFelement for Business, que está diseñado para ahorrar gastos y eliminar el papel en las empresas.

2. Capacitación de los miembros del equipo

Aunque es posible que algunos miembros de tu equipo estén familiarizados con los procesos sin papel, no todos lo estarán y no puedes permitirte asumir que lo estén. Por lo tanto, hay que tener en cuenta el gasto de capacitación de los miembros del equipo. Garantizar que todos los miembros del equipo se sientan cómodos con el nuevo sistema puede ser la mejor inversión que puedas hacer. Significa que tu empresa sin papeles funcionará sin obstáculos.

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3. Haz de la seguridad de los documentos un objetivo primordial

También es prudente determinar si los documentos se almacenarán localmente o en la nube. Ambas opciones tienen ventajas. Almacenar los documentos localmente puede significar que sean accesibles con facilidad, pero puede comprometer la seguridad. La nube ofrece una solución completa si la seguridad de tus documentos es una prioridad (que debería serlo). Por supuesto, hay documentos que se almacenan de forma local, una especie de sistema híbrido, y eso también está bien.

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Herramienta empresarial que te ayudará a crear una empresa sin papeles

Ahora que ya sabes lo que necesitas para hacer la transición a una empresa sin papel, hemos pensado en ayudarte compartiendo contigo uno de los mejores programas para ayudarte en esa transición. Ese programa es PDFelement for Business y es una de las mejores herramientas para administración de PDF del mercado. A medida que realices la transición, te darás cuenta de que el PDF se convertirá en un formato de documento que ocupará un lugar prominente en tus procesos empresariales sin papel.

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Por lo tanto, tener una manera de administrar con facilidad todos los aspectos de los documentos PDF es algo que descubrirás que necesitas mucho. PDFelement para empresas puede hacer todo eso y más gracias a las siguientes funciones.

    • El programa te permite modificar un documento PDF de cualquier forma. Puedes editar el texto del documento, editar e incluso borrar las imágenes,y combinar o dividir documentos PDF para crear archivos PDF completamente nuevos.
    • Dado que parte de la transición a una empresa sin papel consiste en escanear los documentos antiguos, la función ROC de PDFelement te resultará muy útil. Esta es la función que te ayuda a editar con facilidad un archivo PDF escaneado.
    • El programa también permite asociar una firma digital única a cualquier documento PDF. Se trata de una gran función que protege aún más tus documentos y les confiere un sello de autenticidad.

  • Si te preocupa el costo de la transición a una empresa sin papel, PDFelement lo hace más fácil para tu bolsillo ofreciendo el descuento de licencias por volumen.
  • El hecho de que sea muy fácil de usar simplificará a tu equipo el manejo de todos los aspectos que deben aprender durante la transición.

Empresas que ya se han convertido en empresas sin papel

¿Aún buscas inspiración? A continuación se enumeran algunas empresas que tal vez conozcas y que ya han dejado de utilizar papel.

  • Ideal Rebel, una agencia digital creada por Jamie Garret
  • Young & Thompson, despacho de abogados
  • Dain Insurance, una compañía de seguros en Illinois, EE.UU.
  • Instituto Oncológico de Virginia
  • Departamento de Salud de Cleveland, una agencia gubernamental

Estas son solo algunas de las empresas que han finalizado la transición. Es más, hasta un 30% de las empresas encuestadas afirman estar en camino de prescindir por completo del papel. La razón principal es que no usar papel tiene sentido desde el punto de vista empresarial. ¿Va a prescindir del papel?

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Andrés Felipe

Editor de PDFelement

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