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Una matriz de asignación de responsabilidad es un gráfico de responsabilidad de línea sistemático que muestra dónde tiene que participar o qué hacer un grupo de personas con una función respectiva. LA "R" significa Responsable, la "A" es por Autoridad, la "C" por Consultor y la "I" por Informado. Estas cuatro letras suelen distribuirse a lo largo de las columnas según las funciones de las personas o el autor. Este cuadro ayuda a determinar qué obligaciones van a desempeñar; les hace comprender perfectamente la descripción del puesto y los requisitos, lo que les lleva a la productividad. Con este tipo de esquema, una organización puede trabajar rápida y eficazmente, ya que evita que se confundan sus funciones. También es una buena forma para comunicar e identificar quién hace cada tarea.
Un gráfico RACI no debe ser complicado. Contiene ciertos aspectos para aclarar las ideas o los roles para ser exactos. Suele tratarse de una matriz o un gráfico en el que las tareas se alinean con las funciones, seguidas de las actividades que se ponen en la parte izquierda del gráfico. Para que sea más preciso, la parte superior de las columnas puede rellenarse con el nombre del grupo o de la persona para designar su rol. Se analiza cuidadosamente, debe haber solo uno o pocos roles para una persona o grupo para poder trabajar con eficacia y evitar conflictos. El gráfico no debe o no necesita incluir todas las tareas básicas o genéricas.
Crear estos gráficos puede ser una tarea fácil más si el responsable conoce el objetivo del mismo, mientras se debate y analiza la toma de decisiones o la distribución de roles. A continuación se describen paso a paso los procedimientos para elaborar un gráfico RACI:
Paso 1 Identificar las tareas: Esto es lo que se debe pensar en primer lugar ya que es un factor común en un gráfico RACI. Saber lo que se debe hacer debe ordenarse cronológicamente para llegar a un resultado satisfactorio, desde los actos pequeños a los grandes.
Paso 2 Evaluar a los participantes: Ahora bien, en un grupo, el líder debe saber a quién confiar una determinada tarea y conocer todos sus comportamientos. Esto significa evaluar y conocer las capacidades del personal para determinar fácilmente qué y a quién asignar una tarea. Con este paso se puede hacer una lista para controlar esto.
Paso 3 Crear la matriz: Una vez que hayas definido todo el contenido necesario, procede a diseñar el gráfico. Ahora el cuadro debe indicar claramente cada nombre y tarea, así que es mejor hacer columnas separadas para cada nombre, tarea y un espacio abierto para poner los roles. Dibuja la primera casilla y sepárala con una línea etiquetada como tareas verticalmente y luego roles o nombres horizontalmente. Como habrá líneas verticales para cada nombre, también debes crear espacios hacia abajo para las letras R A C I. Recuerda poner el significado de las letras para una que se entienda mejor.
Paso 4 Hacer una reunión: Una vez hecho el gráfico en blanco con sus respectivas etiquetas, el líder puede ahora convocar una reunión, con la cantidad total de participantes. Ahora deben empezar a intercambiar ideas y a debatir, e incluso pueden designar las funciones que debe tomar o desempeñar un participante. Coloca la etiqueta o código correcto para cada nombre y tarea. Cada uno debe tener su papel para que el grupo sea más productivo.
1. Las funciones superiores requieren aptitudes superiores. No asignes a más de una persona la responsabilidad de cada tarea. Podría traer conflictos y acabar enfrentando al personal.
2. Asignar al responsable de la tarea a realizar necesita alguien que sea capaz de cumplir las expectativas para evitar retrasos.
3. Hay que hablar y debatir sobre todas las funciones para designar una tarea a la persona correcta. Esto puede ser muy divertido, pero asegúrate de no ponerte de un lado u otro.
4. Debe haber un papel para cada uno, así como no dar dos "R" y "As" para una sola persona. Un trabajo siempre puede dividirse y distribuirse dentro de un grupo, lo que mejora sus habilidades de trabajar en equipo.
