Cómo gestionar un expediente de contrato sin papeles para empresas - Actualizado

Este artículo te explica cómo gestionar archivos de contratos electrónicos con pasos detallados, que pueden proteger en gran medida la seguridad de tus contratos electrónicos.

Andrés Felipe

2023-02-09 16:39:56 • En: Consejos de Negocios • Soluciones comprobadas

Vivimos en una era en la que la tecnología digital crece y evoluciona rápidamente cada día que pasa. Esta tecnología se ha hecho ampliamente accesible para todos, convirtiéndola en parte esencial de nuestras vidas. Hace unos 10 años, era inimaginable tener una oficina sin papel. Hoy en día, se ha convertido en una realidad y cada vez más en la norma para las empresas. Un archivo de contratos sin papel es una forma eficaz, rentable y fácil de gestionar tus documentos. El término expediente de contrato sin papel se utiliza para todos los contratos en papel y expedientes relacionados que se han escaneado e integrado en un documento de contrato electrónico.

Ventajas de administrar tus contratos sin papel

Existe un dicho que dice que "los hábitos son difíciles de perder" y que "a la gente no le gustan los cambios". Sin embargo, para las empresas, está llegando un punto en el que prescindir del papel es una obligación, y todos los que se aferran al viejo papel se quedan atrás. Muchas organizaciones basadas en el papel tienen problemas, retos y luchan por mantenerse al día en la era digital. Y con los mercados cada vez más competitivos, es esencial que las empresas mejoren su eficacia. Dejar de utilizar papel es la forma mejor y más fácil para que las empresas mejoren el rendimiento.

Una de las principales razones por las que las empresas dejan de utilizar papel, es resolver su problema de flujo de trabajo. Pues, los documentos digitales permiten a las empresas maximizar la eficacia del flujo de trabajo. Te presentamos las cuatro principales ventajas de gestionar tu expediente de contrato sin papel:

Como ya hemos dicho, la primera y principal razón para prescindir del papel es que el software de CLM permite agilizar el flujo de trabajo.
El software para la gestión del ciclo de vida de los contratos almacenará tu información en contratos y datos relacionados con los contratos. De este modo, podrás buscar fácilmente tus datos e información, y solo necesitarás un segundo para encontrar lo que buscas. Puedes dar acceso a la información a toda tu empresa, lo que la hará aún más eficiente. Solo necesitarás unos segundos para obtener la autorización adecuada, redactar, negociar y supervisar los contratos, y cualquiera puede hacerlo, en cualquier momento. Al final, ahorras tiempo, y sabemos que en el mundo actual el tiempo equivale a dinero.

La siguiente razón por la que necesitas contratos sin papel es para aumentar la seguridad de tus datos.
Tus documentos están más seguros, y podemos afirmar sin temor a equivocarnos que el programa ofrece una seguridad de nivel bancario. Tú y solo tú seleccionarás quién tiene acceso a qué, y quién no puede tener acceso. Podrás autorizar a la gente a editar y utilizar la información, e implementar un programa de seguridad especial con facilidad.

Junto al tiempo que ahorras, la mejora de la eficacia y el aumento de la seguridad, la principal ganancia es que reduces los riesgos.
El archivo de contratos sin papel te permite mitigar los riesgos potenciales, y no solo tú te beneficias del contrato sin papel. Tanto tú como el contratista se benefician, ya que ambos pueden ver el contrato e identificar la información clave.

Por último, pero no menos importante, obtienes una mayor visibilidad.
El simple hecho de optar por la vía sin papel aumenta la transparencia de tu empresa, permitiendo a los administradores hacer un seguimiento de los documentos con facilidad. Todas las fases, desde la creación hasta la finalización, son visibles y quedan registradas en tu CLM. De este modo, puedes identificar cualquier problema que pueda surgir, identificar oportunidades y planificar con antelación los riesgos potenciales. Y, por supuesto, está la exigencia gubernamental de transparencia.

Pasos para gestionar expedientes de contratos sin papel

Esta es la parte más importante, cómo pasar de una oficina desordenada, a un archivo de contratos sin papel y contratos sin papel. Te proporcionaremos una guía de siete pasos que te ayudará a convertirte poco a poco en un héroe. ¡Adelante!

1. Empieza por analizar tu proceso actual de gestión de las cosas

Es necesario que comprendas el proceso actual de gestión de contratos, para poder prescindir del papel. Algunas de las preguntas que debes hacerte son las siguientes:

¿Cómo se registra la información en tu empresa?
¿Quién y cuántas personas intervienen en la gestión de los contratos?
¿Cuál es el proceso de redacción de tu empresa?
¿Cómo se almacenan realmente los contratos en la empresa?
¿Puedes, y cómo vas a recuperar los contratos para su uso posterior?
¿Cuántos contratos estás perdiendo o acaban sin cumplirse?

Un aviso: asegúrate de analizar cada departamento por separado, y luego toda la empresa por completo. Tu objetivo aquí es identificar los puntos fuertes, los puntos débiles y las áreas de incumplimiento de tu empresa. El siguiente paso es la implementación del software.

2. Estado con un departamento piloto

Si tu empresa tiene varios departamentos, resulta realmente difícil iniciar el proyecto de contratos sin papel en todos ellos a la vez. La transición debe ser lenta y constante, y empezar por un solo departamento. Identifica un departamento que sirva de conejillo de indias, siendo normalmente el jurídico y el de ventas las mejores opciones.

Una vez que identifiques el sector que quieres utilizar como prueba, implementa el software de gestión de contratos en él. Asegúrate de involucrar al departamento técnico, ya que será el responsable de explorar y adaptar la tecnología a toda tu empresa. Cuanto mejor comprenda y explore el departamento técnico el software contractual, más fácil será la transición a toda la empresa.

3. Equipo directivo

Todo proyecto necesita un líder, y tu empresa necesita un equipo de liderazgo que implemente el software. Puedes obtenerlo de los superiores, quienes serán los responsables de marcar la dirección del proyecto. Una vez que tengas un objetivo y una dirección fijados, establece un equipo de liderazgo para la implementación del software.

Algunas de las personas que te conviene incluir en el equipo son administradores de nivel C, expertos internos y partes interesadas representativas. Todos ellos pueden proporcionarte feedback de forma regular, que necesitarás para mejorar el proyecto a medida que avances en el proceso de implementación del sistema de gestión de contratos sin papel. Cada departamento debe tener un representante y voz en el procedimiento.

Una cosa a tener en cuenta: asegúrate de seleccionar a personas que estén en lo alto de la jerarquía general, ya que su voz tiene más peso y pueden impulsar la agenda en toda la empresa.

4. Implementar el software CLM

Nos encontramos en el paso principal, que consiste en implementar el software de CLM en toda la empresa, o de forma universal. Con el equipo de liderazgo adecuado, puedes llegar a este paso con bastante rapidez. Los administradores informáticos deberán participar, ya que su trabajo consiste en formar a todos los empleados de la empresa sobre cómo utilizar el software. Y si alguien tiene una pregunta, corresponde al sector informático responderla.

La mejor forma de implementar el programa es ejecutar un contrato de muestra para demostrar el proceso a todos los empleados. Como dice Benjamin Franklin "Dímelo y lo olvido, enséñamelo y puede que lo recuerde, involúcrame y lo aprendo". Por tanto, involucra a todos los empleados en el proceso, y aprenderán a utilizar correctamente el software.

5. Aumenta la concienciación

Una vez implementado el software de forma global en la empresa, el siguiente paso es asegurarse de que todos los empleados entienden la implementación y cómo utilizar el software. Y ésta es una tarea habitual, no una que puedas terminar preguntando a los empleados "¿Lo entiendes?

El objetivo es concienciar y aumentar el cumplimiento de la empresa y del protocolo de contratación. El truco está en que no todos los departamentos utilicen el mismo lenguaje. Por ejemplo, los ingenieros y los abogados no utilizan el mismo lenguaje. El departamento jurídico sabe cómo mitigar el riesgo, evitar demandas y aumentar la claridad de los contratos, mientras que el departamento de ingeniería no. Al fin y al cabo, su trabajo no son los contratos. Por tanto, tienes que asegurarte de que la ingeniería no está dejando a la empresa expuesta a posibles litigios. El objetivo es aumentar la concienciación y asegurarse de que todos los departamentos utilizan el mismo lenguaje contractual estándar. De este modo, el riesgo de contratos ambiguos es menor.

Además, conviene señalar que todos los departamentos deben almacenar los contratos en el mismo lugar, lo que en esencia reducirá el riesgo de pérdida de contratos.

6. Mide el impacto

Como ocurre con todo nuevo proyecto, una vez que lo implementas, el siguiente paso es medir el impacto. Necesitas establecer un sistema de métricas útiles para determinar si prescindir del papel ha sido un acierto o no. Presta atención para ver cómo sube o baja la eficacia de la empresa.

7. Evoluciona y adáptate

Uno de los mayores errores es creer que, una vez instalado el sistema de expedientes de contrato sin papel, tu trabajo ha terminado. No será así. Prescindir del papel exige evolucionar constantemente y adaptarse al proceso.

Sí, siempre puedes encontrar un sistema que dure 10 años. Pero es mucho mejor encontrar uno que evolucione con tu empresa, que sea escalable y adaptable. Tu objetivo en el último paso es documentar todos los aspectos buenos y malos de la oficina sin papeles, anotar la metodología y luego registrar cómo se adaptó tu empresa al software. Eso será útil para la próxima generación, e incluso para tu propia empresa.