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Una hoja de embalaje es un documento que enumera los artículos de un envío. Suelen ir junto a las mercancías hasta el lugar donde serán entregadas. A veces, el documento puede guardarse en una caja, una bolsa o cualquier otro contenedor que se utilice para el envío. Ten en cuenta que cuando se trata de varios contenedores en un mismo pedido, la hoja suele sellarse y colocarse en una bolsa transparente o visible mientras se pega al exterior de cualquiera de las cajas. Las hojas de embalaje son necesarias ya que sirven para confirmale a los destinatarios que han llegado todos los artículos facturados por el envío.
Las hojas de embalaje pueden venir en múltiples formatos. Sin embargo, en el documento deben figurar cuestiones básicas. La hoja debe incluir todos los bienes y servicios que se van a entregar de un lugar a otro. Los detalles deben incluir el nombre de las mercancías, la calidad de las mercancías, la fecha de entrega, la cantidad, el nombre y la dirección del expedidor y del destinatario, los números de contacto de ambas partes, entre otra información relevante. Este documento debe tener una plantilla atractiva y un diseño preciso. Es importante tener en cuenta que no debe contener información irrelevante, ya que no está pensada para transmitir información ajena a los detalles del envío.
A continuación se explica detalladamente cómo crear una hoja de embalaje:
Paso 1: Normalmente, la hoja de embalaje debe llevar el logotipo de la organización que realiza el envío y debe verse claramente en el formulario. Si no existe un logotipo, lo primero es crear uno bueno.
Paso 2: Asegúrate de que los datos básicos de la empresa estén bien escritos en la parte superior del formulario. Los datos deben incluir el nombre, la dirección, los números de teléfono y las direcciones de correo electrónico de la empresa que realiza el envío. Es muy importante identificar el sector de la empresa del que procede el pedido.
Paso 3: Para entregas fuera de la empresa, pon la información de facturación debajo de los detalles de la empresa. Deben escribirse en el lado izquierdo. Tienen que incluir los datos de la empresa y la dirección a la que se enviará la factura. Recuerda que la factura en sí no forma parte de la hoja de embalaje.
Paso 4: En la derecha, escribe la dirección en la que se entregará el envío. Es importante saber que aunque se haya escrito la dirección de facturación, debe escribirse la dirección de envío, ya que ambas direcciones pueden no coincidir.
Paso 5: Bajo estas direcciones, haz cuatro columnas definidas por una línea. Cada una de estas columnas registrará la fecha de envío del pedido, el número de pedido, el número de orden de compra y la persona a la que se envía el pedido.
Paso 6: A continuación, divide la hoja de embalaje en 3 columnas. Las columnas son la cantidad, la descripción y los números de pieza de los artículos que se envían. Aquí es donde introducirás esta información.
Es importante señalar que no es necesario incluir el precio de cada artículo ni los precios acumulados del envío, ya que no forma parte del contenido de la hoja de embalaje. Con estos pasos puedes crear una hoja de embalaje adecuada para tus pedidos.
