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Este documento es importante para fines aduaneros y el envío es imposible sin una factura comercial. La sensibilidad involucrada en el envío de mercancías es otra de las razones por las cuales se usan estos documentos. En el caso de alguna disputa, se rastreará la evidencia hasta las facturas comerciales para resolver la situación.
Aunque no existe un formato específico en la presentación de una factura comercial, hay ciertos aspectos que no deben omitirse en un documento así. Componen el documento legal y explican en detalle sobre qué trata la consignación. Tales aspectos incluyen las mercancías enviadas, lo cual es un esbozo de la naturaleza de las mercancías en este caso.
También se necesita mencionar a aquellos incluidos en la transacción de exportación junto con el sistema de códigos de las mercancías que es armonizado usualmente. Además, se necesita firmar y se debe dejar por escrito una confirmación de la factura como un reporte real. Por último pero no menos importante, también debería aparecer el país de origen. Como mencionamos antes, no hay un formato específico, pero a continuación se encuentra una guía que puedes considerar usar.
1. Comienza por fomatear el texto y el título a "FACTURA COMERCIAL".
2. El siguiente paso es formatear la información sobre el remitente e introduce los detalles. Escribe "REMITENTE" e ingresa los detalles relevantes. Incluirán la identificación tributaria, el nombre, el fax, la dirección y el número telefónico del remitente.
3. Luego sigue formatear la información del destinatario e introduce los detalles relevantes. Haz esto escribiendo DESTINATARIO. Procede a introducir la misma información en la medida en que se requiera en la parte del remitente con los detalles del destinatario.
4. Después, se formatea la información, el rastreo y la referenciade la fecha así como se ingresan los detalles requeridos como la fecha de factura, el número de factura, el número de rastro, el número de referencia, el remitente y el destinatario.
5. Luego, formatea los detalles del producto e ingresa la información relevante. Se introducen detalles como la cantidad, el origen, la descripción, el código de la nomenclatura arancelaria armonizada (HTC por sus siglas en inglés), el peso, el valor y el subtotal.
6. Por último, formatea los detalles del producto e introduce la información necesaria. Puedes hacerlo al ingresar estos detalles: el peso total, el valor declarado, el total de envíos, los impuestos y los cargos.
Existen varias complejidades respecto a cómo seguir estos pasos, pero esta guía solo es un esbozo de lo que se espera, en términos generales, cuando buscas crear una factura comercial por tu cuenta. Cuando lo haces de forma práctica, lograrías aprender cómo realizarlo mejor y más rápido.
Si el proceso es muy desafiante, quizás optes por buscar la guía de una persona con experiencia; después, serás capaz de aplicar el formato que mejor te acomode a ti y a tus transacciones. Saber lo básico te ayuda a apreciar los requerimientos necesarios y te da un conocimiento básico, lo cual actuará como un punto referencial al preparar una.
Tanto la factura comercial como la proforma pueden usarse para las transacciones internacionales entre ambas partes, pero no hay una diferencia significativa entre las dos. Por ejemplo, no se puede emitir ningún pago con solo la factura proforma, ya que solo puede revelar detalles útiles acerca de la entrada de mercancías. Por otro lado, se considera que la factura comercial es la factura verdadera que permite la emisión del pago ante su presentación.
En este caso, la factura proforma también puede servir como una manera en que ambas partes se comprometan respecto a las transacciones en los próximos días. El negocio de exportación tampoco facturará el movimiento en la factura proforma, lo que significa que la parte importadora no se puede responsabilizar por los pagos tardíos o los pagos no realizadas de una cierta consignación si no se ha recibido una factura comercial.
Esto forma parte de las diferencias entre las dos y los funcionarios de aduanas requieren la factura comercial que involucra cualquier transacción internacional, ya que es más detallista y más formal u oficial en comparación a la factura proforma. Lo principal es que no serás capaz de enviar ninguna mercancía sin una factura comercial. A continuación, se encuentran ejemplos de plantillas de facturas comerciales.
