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En una factura proforma se indican el modo de transporte que se utilizará, así como el peso y el total de paquetes. Elaborar este documento no es complicado, ya que solo implica un proceso sencillo, siempre que tengas a mano todos los datos necesarios. Para preparar un modelo de factura proforma necesitarás seguir los siguientes pasos:
Paso 1. Ten en cuenta todos los gastos en los que puedes incurrir como vendedor cuando planificas el envío de la mercancía al comprador. Esto te ayudará a ser lo más preciso posible al anotar la cifra total del envío. Dichos gastos incluirán aranceles y tasas aduaneras, gastos de transporte y envío, impuestos, gastos de almacenamiento y seguros, entre otros.
Paso 2. Básicamente, el formato esta factura es similar al de las facturas comerciales que utilizas actualmente, aunque la leyenda "Factura Proforma" debe indicarse en la primera página superior del documento. Si tiene un periodo de validez, debe indicarse junto con los datos exactos tanto del destinatario como del expedidor.
Paso 3. La descripción de cada artículo debe indicarse por separado si hay varios artículos para enviar y debe ser lo más detallada posible. El país de origen es un requisito que exigen las aduanas y también debe indicarse. Estos detalles incluirán el número de modelo, el tamaño del artículo o artículos, el color del artículo o artículos y cualquier otro detalle que sea de carácter relevante.
Paso 4. Si se trata de varios artículos, debes indicar el número total de cada uno, así como el precio de cada pieza de un artículo concreto. También debes especificar las condiciones de pago y la divisa que se utilizará según tus preferencias.
Paso 5. Para concluir, deberás convencer al comprador de que estás habilitado para llevar a cabo dicha transacción, indicando el cargo que ocupas en la empresa expedidora. Esto aclarará cualquier duda del comprador con respecto a la transacción. Tu nombre tiene que estar completo y en mayúsculas, y no olvides incluir la fecha y tu firma.
Una vez hecho esto, tu plantilla de factura proforma PDF estará lista para ser enviada al comprador, ya que incluye todos los detalles necesarios para la transacción. Omitir cualquiera de estos datos implicará que el documento no es auténtico y que el comprador no puede confiar en él para realizar un trámite de este tipo. En este caso, es probable que el vendedor pierda clientes, ya que se cuestiona su profesionalidad.
Se trata básicamente de un documento cuyo uso se considera una formalidad y que el vendedor envía al comprador cuando la mercancía está en proceso de envío. En este caso la intención del vendedor es buscar una garantía de que el comprador liquidará el pago de las mercancías que están pendientes de entrega. También supone un acuerdo entre ellos sobre las condiciones de venta y el costo de toda la transacción.
Nunca se puede utilizar para registrar cuentas a pagar por parte del comprador o cuentas a cobrar por parte del vendedor, ya que no es una factura auténtica. Cada plantilla de factura proforma tiene varias características que incluyen la fecha y el logotipo de la empresa. Este formato de factura proforma la utiliza el vendedor o la empresa que envía la mercancía. También contiene un número de factura junto con la gestión, el impuesto y la tarifa de envío del pedido.
Otra característica importante de este tipo de documentos es el nombre y la dirección del destinatario y del expedidor. Esto parece ser una característica estándar en documentos de este tipo. En el ejemplo de factura proforma, también habrá una descripción clara de los artículos en cuanto cantidad y precio.
Aunque la factura proforma puede incluir todos estos detalles, los funcionarios de aduanas no necesariamente les prestan atención. Esto significa que si faltan detalles sobre la descripción de los artículos, los funcionarios seguirán utilizando ese documento siempre que tenga un valor asignado. Se trata principalmente de evaluar y establecer las tarifas que deben recaudarse.
Esto es contrario a las facturas comerciales, que deben ser específicas en todos los sentidos con detalles precisos. Una vez que se entregó a los funcionarios de aduanas, en algunas situaciones debe ir seguida de una factura comercial que debe presentarse en un plazo de 120 días partir de la fecha en la que se presentó inicialmente. Este es el caso en Estados Unidos y se debe a que carece de fundamento suficiente para valerse por sí misma como documento jurídicamente vinculante entre las partes implicadas.
Estas son parte de las diferencias más significativas, la que todo individuo debe tener en cuenta a la hora de realizar este tipo de transacciones. Por tanto, una factura proforma puede describirse como un documento informal. A continuación encontrarás modelos de facturas proforma.
