Cómo incorporar un sistema de facturación electrónica a tu empresa

Aprovecha la tecnología en tu negocio utilizando el sistema de facturación electrónica que te ofrece el software empresarial FreshBooks hoy mismo.

Andrés Felipe

2023-02-25 15:51:18 • En: Facturas • Soluciones comprobadas

Gracias a la tecnología, los negocios se han digitalizado. Uno de los documentos de esta industria es la factura electrónica. Consiste en una factura que se crea, emite y procesa utilizando métodos electrónicos. La factura electrónica no adopta forma manual ni analógica a lo largo de su ciclo de vida. Existe, por tanto, como documento digital a lo largo de todo el proceso de facturación electrónica.

# Qué es la facturación electrónica
# Qué incluir en una factura electrónica
# Ventajas de la factura electrónica
# Cómo crear una factura electrónica fácilmente con FreshBooks
# Secciones en la nueva plantilla de factura

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Qué es la facturación electrónica

La facturación electrónica es el proceso a través del cual se crea un informe de bienes o servicios pendientes en el sistema financiero de una empresa. Este documento se elabora, emite, envía, procesa y ejecuta de forma electrónica. Todo el proceso de facturación electrónica es digital, desde el principio hasta el final. Por lo general, las facturas electrónicas se envían a través de plataformas específicas como FreshBooks. Pero las copias de seguridad de este informe pueden hacerse en formato PDF.

Qué incluir en una factura electrónica

A fin de que la facturación electrónica sirva a su propósito, es necesario que este documento empresarial cuente con una serie de elementos importantes. Son:

• El título "Factura electrónica"

La factura es un documento mercantil oficial. Por eso debe incluir el título "Factura electrónica".

• Fecha de emisión

Es la fecha oficial en la que se generó la factura y se emitió al cliente.

• Número de factura

Igual que los demás documentos comerciales, la factura debe identificarse de forma exclusiva. Generalmente, este número está formado por dígitos. Pero también puede contener algunas letras para añadir singularidad.

• Vendedor

Es el individuo, empresa u organización que proporciona los productos o servicios que intervienen en la transacción. Se incluye el nombre, la dirección postal, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico. En caso de que el vendedor sea una empresa, se incluirá también el número de registro.

• Cliente

Aparece indicado el destinatario de los productos o servicios que forman parte de la transacción. Aparecen su nombre oficial, dirección postal, número de contacto y dirección de correo electrónico.

• Descripción de los bienes o servicios

Encontrarás aquí una descripción completa de los productos o servicios que intervienen en la transacción. Una explicación detallada de su aspecto, cantidad, calidad y también se indican los componentes utilizados para fabricar los productos. Se incluirán también las unidades de medida apropiadas.

• Moneda

Se indicará el tipo concreto de moneda de curso legal que se utilizará en la transacción. Por lo general, esto es importante en casos de transacciones internacionales o cuando las partes involucradas en la transacción son de diferentes naciones.

• Condiciones de la transacción

Si existen condiciones adicionales de la transacción en cuestión, se indican aquí.

• Gran Total

Es la cantidad total de dinero que interviene en la transacción. Incluye impuestos.

• Fecha de vencimiento

Es la fecha en la que debe pagarse el importe indicado en la factura.

Ventajas del uso de la factura electrónica

• Rapidez

Una factura electrónica llega antes al cliente que cualquier otro tipo de factura. Por otra parte, la integridad de la información que contienen se mantiene en todo momento.

• Automatización

Generar, enviar y procesar facturas electrónicas puede hacerse de manera automática. Existen soluciones informáticas eficaces para este fin. Los servicios de facturación electrónica garantizan que el empresario disponga de más tiempo y recursos, los cuales podrá reinvertir en otras cosas.

• Menor probabilidad de error

A través de todo el proceso de facturación electrónica, se ponen en práctica controles y medidas digitales para garantizar que no haya ninguna posibilidad de error en el documento. Las facturas electrónicas se comprueban con programas informáticos en todas las fases de desarrollo para garantizar la precisión y la exactitud.

Cómo crear una factura electrónica fácilmente con FreshBooks

Qué es FreshBooks

FreshBooks es un software que permite agilizar las operaciones de tu empresa. Puede crear documentos e informes profesionales a petición. Tiene también la capacidad de automatizar una serie de procesos empresariales. Por ejemplo, la programación de tareas, la organización de gastos, la elaboración de informes de cuentas, la creación de facturas y también el establecimiento de sesiones de interacción con los clientes. Al ejecutar estas tareas por ti, FreshBooks puede ahorrar tiempo y energía a ti y a tus empleados. Es un software muy fácil de usar. Su panel de control también es de carácter intuitivo. Así podrás utilizar sus herramientas y funciones para crear facturas electrónicas profesionales. Asimismo, este software se basa en la tecnología de la nube. Así puedes acceder a tu panel de control y a los datos de tu empresa desde cualquier lugar del mundo a través de un dispositivo con conexión a Internet. Para saber más sobre cómo utilizar este programa para crear una factura electrónica.

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Cómo crear una factura electrónica con FreshBooks

Crear una factura electrónica utilizando FreshBooks es muy fácil. Para lograrlo, el programa pone a tu disposición dos recursos. Los cuales son el Panel de control y el Panel de facturación.

Para crear una factura directamente desde el panel de control, selecciona el botón "Crear nueva factura". Hecho esto, selecciona la opción "Factura". Esto creará una nueva ventana de plantilla denominada "Nueva factura".

Si prefieres utilizar el Panel de facturación, busca en la esquina superior derecha del recurso el botón "Nueva factura". Haz clic en él y aparecerá una nueva ventana de plantilla.

Secciones de la nueva plantilla de factura

La plantilla proporcionada por FreshBooks tiene una serie de secciones importantes. Entre ellas figuran:

Acepta tarjetas de crédito:

Aquí encontrarás las opciones que pueden utilizarse para determinar si el documento de factura aceptará pagos con tarjeta de crédito.

Personalizar estilo de factura:

Incluye algunas opciones para personalizar el documento. Estas opciones te permiten establecer un color para los encabezados, un tema específico e incluso un tipo de letra. Además, aquí se puede determinar si la factura electrónica será periódica o no.

Secciones de detalles de la transacción de la factura:

Esta es la parte más importante de la plantilla de factura. Eso se debe a que contiene algunas opciones que se pueden personalizar para añadir detalles sobre la transacción en cuestión. Por ejemplo, el nombre del vendedor, el nombre del cliente, una descripción de los productos o servicios prestados, el coste total y la fecha de vencimiento de la factura.

Si modificas la plantilla de factura electrónica a medias y necesitas hacer una pausa, basta con guardar la factura. El programa lo guardará en PDF. Pero si lo terminas, puedes enviarlo directamente desde el panel de FreshBooks. La aplicación informática lo enviará al cliente por correo electrónico.

FreshBooks es uno de los softwares empresariales más potentes que existen en la actualidad. Sirve para capturar datos empresariales, crear documentos y automatizar procesos. Es un socio comercial digital del siglo XXI.

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