La mejor manera de elegir un formato de factura adecuado
En el presente artículo nos centraremos en la elección del formato de las facturas. Presenta las ventajas del formato, consejos de formato para principiantes y cómo crear uno con FreshBooks.
Elegir el formato de factura correcto para tu negocio resulta muy importante dado que asegura que presentas la plantilla del formato de factura tal y como debe de estar. Entre los requisitos del usuario para elegir un formato de factura se incluyen la naturaleza de los bienes vendidos, como las tallas o la cantidad, el efectivo previsto, incluyendo la información fiscal, y la necesidad de utilizar fotos de archivo para garantizar que sus clientes estén bien informados sobre los bienes que requieren pago.
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Lista de formatos de factura
Durante la creación de una factura, se pueden utilizar diferentes formatos de factura en función de los elementos que necesite pagar tu clientela. Los formatos son Word, PDF, Excel y Google Docs, entre otros, que presentan las siguientes ventajas:
- La factura en formato PDF es ideal para mantener la privacidad de los datos, porque permite utilizar una contraseña para restringir el acceso no autorizado.
- Su uso es sencillo, pues se introduce fácilmente la información.
- Se pueden autenticar las facturas aprobadas mediante certificados y sellos digitales.
Word
- La plantilla de formato de factura en Word resulta muy práctica.
- Además es fácil de utilizar, dado que no se trata de un programa complejo.
- Requiere pocos conocimientos y muy poca experiencia en el manejo de computadoras.
Excel
- El programa Excel incluye funciones de cálculo automático que permiten crear facturas con importes totales exactos.
- Asimismo, funciona bien con funciones complejas, hojas de cálculo y algoritmos, de modo que puede servirte en caso de que tu factura tenga alguna complejidad.
Google Docs
- Usar Google Docs como formato de factura es como disponer de un formato de factura en línea al que se puede acceder muy rápidamente, ya que se encuentra a un solo clic.
- Los clientes pueden acceder a las facturas en línea, en especial si disponen de una amplia conexión a Internet y del enlace que les hayas proporcionado. De este modo, Google Docs te ahorra el tiempo que empleas en enviar las facturas por correo.
- Google Docs es compatible con la mayoría de los programas de presentación, de modo que puedes estar seguro de que tus clientes reciben sus facturas, ya que el formato es fiable.
Sugerencias para principiantes sobre el formato de las facturas
Para el principiante, asegurar el uso de un formato de factura estándar puede suponer un reto. En cualquier caso, los siguientes consejos pueden ser de ayuda para garantizar que facilite un buen formato de factura sencilla con toda la información necesaria. Consultar un modelo de factura puede ser de gran ayuda. Debería tener lo siguiente:
- Tus datos: información acerca de tu organización, por ejemplo, nombre y datos de contacto.
- Datos del cliente: como la dirección de correo electrónico o su dirección física.
- Fecha y número de factura.
- Descripción del producto o servicio
- El importe previsto
- Referencia del cliente
- Cómo efectuar los pagos.
Cómo crear facturas fácilmente con FreshBooks
Qué es FreshBooks
FreshBooks es el mejor medio para crear una buena factura que garantizará el pago de la cantidad de dinero que te corresponde. Esta aplicación de facturación garantiza que el proceso de facturación para organizaciones grandes o pequeñas sea ágil y con dificultades mínimas. FreshBooks te permite personalizar tu factura durante el proceso de creación incluyendo poner los detalles de la organización como el logo. Las agencias, las empresas y los autónomos pueden incorporar este software.
Cómo crear facturas con FreshBooks
A continuación, se indican los pasos necesarios para crear una factura adecuada.
1. El panel de control
Se trata del principal panel de control dentro de FreshBooks. Dispone de una colección de botones y herramientas ideales para la elaboración de documentos como facturas. Si quieres utilizarlo, no tienes que hacer más que pulsar el botón "Crear nuevo". Al final del menú, pulsa "Factura". De inmediato aparecerá una nueva ventana titulada "Nueva factura" donde figura una plantilla que puedes utilizar para generar este documento comercial.
2. El panel "Facturas"
El panel de facturas es otro recurso que puede utilizar para crear esta factura. Solo tienes que pulsar el botón "Nueva factura" situado a la derecha de este panel y completar los datos que se indican a continuación:
- Datos de la empresa como nombre, dirección y contacto
- Para ser más profesional, añade tu logotipo
- Elige a tu cliente
- Fecha de emisión
- Número de factura
- Observaciones: resumen de facturas
- Campo de referencia que conlleva unos veinticinco caracteres relativos a cualquier dato adicional.
- Condiciones: puedes introducir las condiciones de pago que prefieras.
Al personalizarla, es posible utilizar diferentes colores de tema y, seguramente, fuentes clásicas y modernas.
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Andrés Felipe
Editor de PDFelement
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