Descubre más sobre la factura de compra aquí
Son muchos los documentos oficiales que se generan en los negocios hoy en día y uno de estos es la factura de compra. Es entregado a un comprador por una empresa e indica los bienes o servicios que se han comprado. Este documento es una prueba de transacción e indica que se compró algo y se pagó una cantidad determinada por ello.
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¿Qué es una factura de compra?
Este es un documento comercial que muestra el contenido de una transacción específica. Indica la cantidad de bienes así como su precio. El dueño del negocio entrega una factura de compra a un cliente. Esto sucede dentro de un marco de tiempo particular según lo acordado previamente entre las dos partes. Actúa como prueba de transacción.
Diferencia entre orden de compra y factura:
La principal diferencia entre la orden de compra y la factura es que una orden de compra contiene detalles sobre una transacción que aún no se ha completado, mientras que una factura contiene detalles sobre una transacción activa y completa. Además, la factura contiene el costo total mientras que una orden de compra no lo hace.
Qué incluir en una factura de compra
Hay algunos elementos importantes que debes incluir en una factura de compra. Ellos son:
• El Título "Factura de compra"
Este documento comercial debe etiquetarse oficialmente como "Factura de compra".
• El número de factura
A menudo compuesto únicamente de dígitos, este es un identificador único de la factura.
• La fecha de emisión
Esta es la fecha en que se emitió oficialmente la factura de compra al cliente.
• El vendedor
Esta es la empresa que proporcionó los bienes o servicios. Su nombre, dirección y contactos deben incluirse en el documento.
• El consignatario
Este es el cliente que compró los bienes o servicios. Su nombre, dirección y contactos deben incluirse en este documento.
• La descripción completa de las mercancías
Esta es una descripción detallada de todos los bienes que están contenidos en la transacción comercial.
• La cantidad y el valor
En este apartado se indica la cantidad de cada producto que se suministró. Puede contener valores desglosados y unidades de medida asociadas.
• La moneda
Esta es la denominación específica del medio legal de intercambio que se utiliza en la transacción.
• Cargo de IVA
Si la empresa involucrada en la transacción está registrada para el Impuesto al Valor Agregado, se indica el monto particular del gravamen. En este caso, cuando se realiza una compra a cuenta la factura pasa a ser válida con IVA. Junto con este cargo está el número de registro de IVA de la empresa.
• El Importe Total Neto de IVA
Esta es la cantidad total de bienes o servicios prestados sin IVA.
El gran total
Este es el valor del contenido de la transacción con el IVA agregado.
Crear facturas de compra más fácilmente con FreshBooks
Un software de contabilidad que puedes usar para administrar tu empresa de manera fluida y eficiente se conoce como FreshBooks. Este software puede ayudarte a realizar la automatización de procesos comerciales. Como resultado, puedes concentrarte menos en la actividad de contabilidad y más en la operación y expansión del negocio. Este software tiene una interfaz intuitiva que es fácil de usar. Por lo tanto, puedes utilizar sus instalaciones para crear una factura de compra profesional. FreshBooks tiene una colección de funciones útiles. Al utilizarlos, es posible realizar actividades comerciales automáticamente. Ejemplos de estos son:
- Interacción con el cliente
- La organización de los gastos.
- La creación de facturas.
- Informes de pagos
- Programación de pagos
FreshBooks se basa en la nube. Por lo tanto, es muy fácil acceder desde cualquier lugar desde tu teléfono inteligente, tableta o computadora portátil.
Cómo crear una factura de compra con FreshBooks
El software FreshBooks hace que sea muy fácil para usted crear una factura de compra. Dentro del software, hay dos módulos principales que puedes utilizar para esto. Son el Panel de control y la sección Nueva factura.
1. A través del panel de control de FreshBooks
Si decides crear una nueva factura directamente desde el Panel de control de FreshBooks, se te presentan dos opciones. Puedes proceder a hacer clic en un botón que tiene la etiqueta "Crear nuevo". También puedes hacer clic en un botón con la etiqueta "Factura" para llegar a una pantalla con la etiqueta "Nueva factura".
2. A través del apartado denominado "Nueva Factura"
También es posible crear una factura dirigiéndose directamente a la sección Facturas. Aquí, puedes hacer clic en un botón con la etiqueta "Nueva factura" en la esquina superior derecha de la ventana. Una vez que hagas clic en él, el software te llevará a una pantalla específica donde puedes ingresar el contenido particular de la factura de compra. Esencialmente una plantilla de factura de compra, esta pantalla contiene 3 secciones principales. Ellos son:
- Aceptar tarjetas de crédito:
Aquí puedes indicar que la factura de compra puede reconocer los pagos realizados a través de tarjetas de crédito.
- Personalizar estilo de factura:
Esta sección te permite personalizar el aspecto general de tu factura. A través de esta sección, puedes elegir específicamente una plantilla en particular. Una vez hecho esto, puedes elegir entre el estilo Moderno o Simple. Esta parte del software FreshBooks también te permite elegir un color de tema, color de banner y resaltado de encabezado. Además, puedes elegir una fuente y hacer que la factura sea recurrente.
- Secciones de detalles de transacción de factura:
Y lo más esencial de la factura de compra, esta sección contiene descripciones de las partes involucradas en la transacción, los bienes y otra información importante. Otros ejemplos de detalles ingresados en esta sección incluyen:
- Número de factura
- Nombre, dirección y teléfono de la empresa proveedora
- Detalles del consignatario
- Fecha de emisión
- Fecha de vencimiento
- Descripción
- Términos
Puedes ingresar los detalles específicos de su transacción en estas secciones de la plantilla de factura de compra. Una vez que hayas terminado, simplemente continúa con el paso final. Aquí, puedes Guardar o Enviar tu factura.
- Guardar: con esta opción, puedes almacenar la factura en tu forma actual para tu posterior edición.
- Enviar: esta opción te permite ver una vista previa de tu factura y te permite enviarla por correo electrónico a tu cliente.
Al utilizar el software FreshBooks, te resulta muy fácil crear facturas para tu empresa. ¡Este software es capaz, efectivo e ideal para las empresas modernas!
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Andrés Felipe
Editor de PDFelement
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