¿Alguna vez te has preguntado cómo procesar facturas? Lee esto

Olvídate de perder tantas horas introduciendo datos y adopta el nuevo sistema automatizado de procesar facturas que te ofrece el software empresarial FreshBooks.

Andrés Felipe

2023-05-09 20:00:55 • En: Facturas • Soluciones comprobadas

Cuando un proveedor recibe una factura de un cliente, esta pasa por muchas etapas antes de introducirse en el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). En conjunto, estas etapas constituyen el sistema de procesar facturas. Las etapas que componen el proceso de facturación son: la recepción de la factura, su digitalización, la codificación de su contenido y su entrada en el sistema contable.

# ¿En qué consiste procesar facturas?
# Conocer el proceso detallado de facturación
# El mejor software para procesar facturas en el 2018
# Cómo crear una factura con FreshBooks

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¿En qué consiste procesar facturas?

Se entiende por proceso de facturación la actividad de transformar una factura en bruto, en su forma original, en un documento digital que pueda ser atendido y almacenado por una empresa. Una vez que se recibe una factura en papel, se puede escanear y guardar como documento PDF. También se puede introducir a mano o automáticamente el contenido en el sistema ERP de la empresa. Después, los pagos incluidos pueden codificarse en el proyecto o centro de costos correcto. La factura se presenta finalmente a la autoridad correspondiente para su aprobación. Así se procesa una factura en sap.

Conocer el proceso detallado de facturación

Procesar facturas es una actividad de facturación propiamente dicha. Incluye los pasos siguientes:

• Recibir y verificar la factura

Es cuando una empresa recibe la factura. Se puede presentar en papel tradicional. Después de recibirla, se verifica para garantizar que contiene todos los elementos más importantes. Por ejemplo, los procedimientos de reseña de facturas son la fecha de emisión, el nombre del proveedor y los datos de la empresa compradora. Se verifica también información como los datos de la transacción, el importe total y el punto de contacto. También se analizan las condiciones de pago.

• Entrada en el sistema empresarial

Cuando una empresa ha comprobado que la factura contiene todos los elementos importantes, introduce los datos de la factura en el sistema. Se puede hacer con métodos manuales o automáticos. En esta factura, los elementos se codifican de acuerdo con una estrategia conocida como codificación del libro mayor (CG). Registrar a mano los datos de una factura en el sistema de la empresa puede consumir mucho tiempo y energía. Así que muchas empresas optan por la transformación automática de las facturas manuales en digitales, reduciendo así el tiempo empleado y las posibilidades de error. La tramitación electrónica de facturas también disminuye el plazo de entrega de las mismas.

• Enviar para aprobación

Una vez comprobada y digitalizada, la factura se envía al controlador de cuentas para su aprobación. En este punto se evalúa su exactitud y se confirma que se han proporcionado los productos o servicios indicados en el mismo. Después se efectúa el pago al vendedor según las condiciones que se hayan especificado.

El mejor software para procesar facturas en 2018

Entre los mejores programas que puede utilizar para la tramitación de facturas se encuentra FreshBooks. Incluye un conjunto de funciones y una colección de herramientas digitales desarrolladas específicamente para este fin. Las facturas pueden ser procesadas automáticamente por FreshBooks de acuerdo con un calendario preestablecido. También permite automatizar varios procesos empresariales. Por ejemplo, informar de las cuentas, organizar los gastos y fijar sesiones de interacción con los clientes. Al ocuparse de estas tareas, FreshBooks libera recursos como tiempo y esfuerzo. Se pueden invertir en otras cosas, por ejemplo, en expansión comercial, publicidad y campañas de captación de inversores. El software FreshBooks es muy fácil de usar. Cuenta con un panel de control fácil de usar y una curva corta de aprendizaje. El software se basa además en una infraestructura de la nube. Esto permite acceder al cuadro de mandos y a toda la información de la empresa desde cualquier parte del mundo.

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Cómo crear facturas fácilmente con FreshBooks

Con FreshBooks es muy fácil crear una factura. A este efecto, la aplicación para procesar facturas dispone de dos módulos principales. Son:

1. El panel de control de Freshbooks

Es una de las opciones que puedes utilizar para crear una factura. Luego de iniciar FreshBooks, busca en el panel de control el botón "Crear Nuevo". Haz clic sobre él. Aparece un menú en el que se selecciona la opción "Factura". Se abrirá una nueva ventana que incluye una plantilla de factura. Puedes modificar este ejemplo para adaptarlo a las necesidades de tu transacción.

2. El panel de facturas

También puedes utilizar el panel de facturación para crear este documento comercial. Selecciona el panel y localiza el botón "Nueva factura". Haz clic en él cuando lo encuentres. Recibirás una nueva plantilla de factura. Registra los detalles de tu transacción en las secciones correspondientes.

Existen tres categorías principales de opciones de personalización en el panel de facturación. Entre ellas figuran:

Aceptar tarjetas de crédito:

Hay opciones en esta categoría que puedes emplear para efectuar algunos ajustes financieros en tu factura. Determina si aceptas o no pagos con tarjeta de crédito.

Personalizar estilo de factura:

Incluye algunas opciones que puedes utilizar para configurar el aspecto de la factura. Puedes seleccionar el tema general. Se ofrecen como ejemplos los temas Simple o Moderno. Puedes elegir también el color de los títulos dentro del documento. También permite seleccionar el tipo de letra de la factura. Las opciones son Helvetica y Garamond, entre otras. Por otra parte, se puede elegir si la factura será recurrente o no.

Secciones de detalles de la transacción de la factura:

La plantilla de factura es la categoría más importante. Esto es debido a que puedes completar los datos especificos de la factura. Por ejemplo, el nombre de la empresa o del particular, los bienes o servicios objeto de la transacción, el importe total de la operación y la fecha de vencimiento del documento.

En cuanto complete algunas secciones y deseas continuar después, solo tienes que guardar el documento. Se guardará en formato PDF. Si estás conforme con el resultado, puedes enviarla directamente al cliente. FreshBooks puede enviar la factura por correo electrónico.

Es un software empresarial eficiente y eficaz. Lo puedes utilizar para que las operaciones de tu empresa funcionen mejor y aumenten los ingresos. ¡Es una gran inversión para tu empresa!

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