Cómo enviar una factura y solicitar el pago

¿Has prestado algún servicio o entregado algun tipo de mercancía? Ya puedes enviar una factura al cliente para que la pague. Puedes hacerlo con programas como FreshBooks.

Andrés Felipe

2023-02-25 15:51:18 • En: Facturas • Soluciones comprobadas

Enviar facturas es una de las actividades más importantes que hay que llevar a cabo al dirigir una empresa. Presenta un informe de los productos entregados o los servicios prestados. Sirve de solicitud formal de pago. Por otro lado, al enviar la factura, informa al cliente de que la tarea asignada se ha finalizado. Por eso es necesario enviar este documento al finalizar cada tarea profesional.

# Cómo enviar una factura por correo electrónico
# Qué incluir en una factura a enviar
# Cómo crear facturas con FreshBooks

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Cómo enviar una factura por correo electrónico

Enviar una factura por correo electrónico es un proceso bastante sencillo. Puedes empezar iniciando una plataforma de correo electrónico. Introduce la dirección de correo electrónico oficial de tu cliente en el cuadro de diálogo del destinatario. Después de hacerlo, introduce el título de tu factura en el cuadro de diálogo del asunto del correo electrónico. Luego, introduce los datos de tu factura en el cuadro de texto que se encuentra justo debajo. Comprueba que incluyes todos los elementos importantes de una factura. Al terminar, solo tienes que hacer clic en el botón Enviar. Esto entregará la factura por correo electrónico al cliente. Puedes ver las facturas enviadas en la Carpeta de Enviados.

Qué incluir en una factura que se va a enviar

Cada factura a enviar contiene una serie de secciones importantes y de carácter estratégico. Son:

• Título

Toda factura necesita un título adecuado, oficial y formal.

• Número de factura

Este elemento sirve para identificar cada factura. Por lo general, se compone de números, pero también puede incluir letras.

• Fecha de emisión

El día en que se creó la factura es un elemento importante de este documento.

• Vendedor

Corresponde al vendedor de los bienes o servicios objeto de la transacción. Dicho elemento puede ser una persona física o una empresa. Figuran su nombre, dirección postal, número de contacto y dirección de correo electrónico. También se incluye, si es aplicable, el número de registro.

• Cliente

Conocido a veces como destinatario, es la persona o empresa que recibe los bienes o servicios de la factura enviada. Se incluyen el nombre, la dirección postal, el número de teléfono, la dirección de correo electrónico y, si es aplicable, el número de registro. En algunos casos, son ellos quienes se hacen cargo de los impuestos o derechos de la transacción.

• Descripción completa de los bienes o servicios

Es una descripción de los bienes o servicios que se señalan en la transacción. Se incluyen factores como los componentes de los bienes y la duración del servicio. De acuerdo con la naturaleza de los productos, también se indican sus valores desglosados y unidades de medida.

• Tipo de Moneda

Indica el tipo concreto de moneda de curso legal que se va a utilizar en la transacción. Por lo general, este elemento es bastante importante en las transacciones internacionales. Asimismo, es de primordial importancia cuando el vendedor y el cliente son de países diferentes.

• Gran Total

Importe total que el cliente debe pagar por los bienes o servicios prestados. Esta cantidad incluye impuestos.

• Impuestos aplicables

La transacción puede estar sujeta a impuestos o aranceles debido a los bienes o servicios incluidos. Por ejemplo, el impuesto sobre las ventas y el IVA. También se indican.

Cómo crear una factura con FreshBooks

Qué es FreshBooks

Es un software empresarial que se utiliza para la contabilidad y la gestión de las operaciones comerciales. Sirve para mejorar la eficacia operativa de tu empresa. FreshBooks te puede ayudar a generar fácilmente documentos empresariales tales como las facturas por ejemplo. Puede automatizar también tareas empresariales como la programación de trabajos, la creación de facturas, la elaboración de informes de cuentas, la organización de gastos y el establecimiento de sesiones de interacción con los clientes. Tiene una interfaz fácil de usar, intuitiva y fácil de aprender. Además, se basa en la tecnología de la nube. Así podrás acceder al panel de control y a los datos de tu empresa desde cualquier lugar del mundo.

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Cómo crear y enviar facturas con FreshBooks

El software FreshBooks facilita el envío de muestras de facturas por correo electrónico. Para ello, pone a tu disposición dos módulos. Son:

1. Con el panel de control

Se puede crear una nueva factura desde el panel de control pulsando el botón "Crear nueva". Hecho esto, selecciona la opción "Factura". Abrirá una nueva ventana de plantilla titulada "Nueva factura". Donde puedes crear tu factura.

2. Utilizar el panel "Facturas"

Otro método para crear una factura en FreshBooks. Selecciona el botón "Nueva factura". Al pulsarlo, el programa abrirá al instante una ventana de plantilla en la que podrás introducir algunos datos sobre la factura.

Con FreshBooks puedes personalizar tu factura ajustándola para que pueda aceptar pagos realizados a través de tarjetas de crédito. Asimismo, puedes determinar el color de las cabeceras, el tema general e incluso el tipo de letra de tus facturas. Por otra parte, puedes elegir que la factura sea recurrente o no. Finalmente, el software facilita sectores en los que se pueden introducir detalles sobre la transacción. Por ejemplo, el nombre de la empresa, el nombre del cliente, los productos o servicios implicados y el coste total de la transacción.

Si te encuentras a mitad de la plantilla y quieres tomarte un descanso, puedes guardar el documento y continuar después. De lo contrario, solo tienes que enviárselo a tu cliente. Este programa te informará del envío de las facturas mediante alertas por correo electrónico. Para averiguar por qué se ha enviado esta factura a John Hill (por ejemplo), dirígete al servicio de atención al cliente. Están disponibles 24 horas al día, 7 días a la semana.

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