Cómo generar automáticamente una factura de anticipo para tu empresa

Andrés Felipe

2023-05-09 20:00:55 • En: Facturas • Soluciones comprobadas

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Existen ciertos negocios que cobran un pago por adelantado por los bienes que se van a suministrar o los servicios que se van a prestar. Dicha cantidad se ingresa en una factura de anticipo. En ella figuran los detalles del dinero pagado a cambio de productos o servicios. Al finalizar la primera relación comercial, el proveedor entrega al cliente la factura del anticipo.

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¿Qué es una factura de anticipo?

Un documento que contiene información detallada sobre los productos o servicios que se van a prestar a un cliente. De acuerdo con la definición oficial de factura de anticipo, se solicita un pago inicial antes de que el trabajo pueda comenzar. Existen empresas que operan de este modo, por ejemplo en el sector de la vivienda. A partir de la recepción de una factura de anticipo, el cliente está obligado a realizar el pago para recibir los bienes o servicios que desea. Funciona como garantía de suministro por parte del vendedor.

Qué incluir en una factura de anticipo

En una factura de anticipo hay varias partes importantes. Son:

• Título "Factura de anticipo"

Se genera este documento con título oficial. Así que formalmente debe denominarse "Factura de anticipo".

• Número de factura

Identificativo único del documento. Compuesto a menudo por números, también puede contener letras.

• Fecha de emisión

Se trata de la fecha exacta en la que se emitió la factura de anticipo.

• Vendedor

Se refiere a la parte o persona que facilita los bienes o servicios contratados. Se indica su nombre, dirección postal, número de teléfono y dirección de correo electrónico. Además de eso, si el vendedor es una empresa, el número de registro también se indica.

• Cliente

Incluye el destinatario concreto de los bienes suministrados o de los servicios prestados por encargo. Se indicarán con precisión el nombre completo, la dirección postal, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico.

• Descripción completa de los bienes suministrados o servicios prestados

Introduce los productos suministrados o los servicios prestados en la transacción de anticipo. Consiste en una descripción exhaustiva de todas las actividades realizadas por parte del proveedor para el cliente. Cuando se trate de productos físicos, se incluye una descripción detallada junto con las unidades de medida.

• Moneda

Se refiere al tipo concreto de moneda de curso legal que se utiliza en la transacción. Esta circunstancia es particularmente importante en situaciones en las que las partes involucradas son de países diferentes o de nacionalidades únicas.

• Gran Total

Incluye el importe total que el cliente debe al vendedor. Incluye impuestos.

• Fecha de vencimiento

El plazo para el pago de los bienes o servicios indicados en la factura de anticipo.

Cómo crear una factura de anticipo fácilmente con FreshBooks

Qué es FreshBooks

El software de FreshBooks es un asistente de contabilidad digital que te ayuda a gestionar tu empresa de forma más sencilla y segura. Te puede ayudar a experimentar un rápido crecimiento y mayor ganancias. Con ayuda de este asistente digital puedes automatizar los procesos de la empresa. También ayuda a crear documentos oficiales, como facturas de anticipo. Así tendrás más tiempo y recursos para ocuparte de otras actividades de la empresa, como la publicidad, la expansión y los estudios de mercado.

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La interfaz de este programa es muy fácil de usar y muy intuitiva. Por sus características, su curva de aprendizaje es corta. Ofrece un conjunto de funciones que permiten automatizar diversas actividades, como la programación de tareas, la creación de facturas, la organización de gastos, la elaboración de informes de cuentas y las sesiones de interacción con los clientes. La infraestructura de FreshBooks se basa en la tecnología de la nube. En consecuencia, permite a sus usuarios acceder al software desde cualquier parte del mundo.

Cómo crear una factura de anticipo con FreshBooks

Si dispones de FreshBooks en tus sistemas empresariales, te resultará bastante sencillo crear una factura de anticipo. Esto es posible gracias a un par de módulos del programa. Incluyen el panel de control y también el panel de facturas.

1. A través del panel de control

El panel de control dispone de algunos recursos que pueden ayudarte a crear una nueva factura de anticipo. Solo tienes que hacer clic en "Crear nuevo". Hecho esto, selecciona la opción "Factura". Se abrirá enseguida la pantalla "Nueva factura".

2. A través del panel de facturas

Es otro de los recursos que ofrece el software FreshBooks y que puede ayudarte a elaborar una nueva factura de anticipo. Basta con pulsar en "Nueva factura". Aparece en la esquina superior derecha de la ventana. De esta forma, el programa abrirá la plantilla en la que puedes introducir algunos datos sobre la factura de anticipo.

La plantilla de factura de anticipo de FreshBooks incluye tipos específicos de datos. Por ejemplo, si la factura reconocerá y aceptará los pagos realizados con tarjeta de crédito. Asimismo, existen algunas opciones que ayudan a personalizar la factura. Se puede determinar el color de los títulos y también elegir entre las fuentes Helvetica y Garamond para el documento.

Un apartado importante del ejemplo de factura de anticipo es la sección de detalles de la transacción. Aquí se ofrecen opciones para introducir detalles específicos sobre la transacción en cuestión. Puedes personalizar algunos detalles importantes. Algunos ejemplos son:

• Nombre, teléfono y dirección de la empresa
• Tu logotipo
• Fecha de emisión
• Nombre del cliente
• Descripción de los bienes o servicios
• Importe total
• Fecha de vencimiento de la factura

Habiendo introducido los datos anteriores en tu plantilla, la puedes guardar. Así tendrás la oportunidad de reanudar el documento más tarde y hacer algunos cambios más. Si la factura de anticipo resulta de tu agrado, puedes enviársela al cliente. FreshBooks se encargará de enviar el documento por correo electrónico.

Entre los programas informáticos eficaces para empresas, FreshBooks se lleva el primer lugar. Es capaz de ayudar a automatizar las actividades empresariales y también a generar documentos oficiales de la empresa. Se puede utilizar para crear facturas de anticipo siempre que sea necesario.

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Andrés Felipe

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