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Qué es la información confidencial y cómo protegerla - Actualizado

En este artículo, vamos a mostrarte cómo proteger la información confidencial de tu empresa.

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2023-02-09 14:40:30 • En: Consejos de Negocios • Soluciones comprobadas

Considerando que no proteger la información confidencial de tu empresa podría costarte algunos de tus clientes, es indispensable que aprendas a hacerlo. Una empresa puede tener información confidencial en distintos sectores y, como propietario, debes asegurarte de que esta información confidencial no llegue a manos equivocadas.

Si no lo haces, podrías estar poniendo en peligro no solo la seguridad de tus clientes, sino también violando la confianza que tus empleados ponen en ti. La información confidencial de toda empresa puede clasificarse generalmente en tres categorías. Analicemos en detalle cada una de ellas.

Tres clases de información confidencial

1. Información del empleado:

La información de tus empleados contiene mucha información confidencial que comprende datos de identificación personal, como el número de la seguridad social del empleado, la dirección particular, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico. Se trata de información que nunca debe llegar a manos equivocadas. Inclusive la ley exige que se proteja cierta información de los empleados, incluyendo los historiales médicos.

2. Información de administración

También es posible que tengas información confidencial relativa a la administración de tu empresa. La información confidencial relacionada con la administración puede incluir información sobre las relaciones con los empleados, investigaciones sobre la mala conducta de los empleados, despidos o bajas inminentes y cualquier contrato de trabajo que puedas tener.

3. Información empresarial

La información confidencial también puede ser de carácter empresarial. Pueden incluir información sujeta a derechos de propiedad y de otro tipo, como planes de negocio, procedimientos y métodos de fabricación, datos financieros, incluyendo presupuestos, o incluso procedimientos de compilación de programas y datos.


El mejor programa para proteger la información confidencial

La información confidencial anteriormente mencionada debe protegerse a toda costa y el mejor programa para ayudarte a mantener a salvo esta información si la tienes en formato PDF es PDFelement for Business. Este programa está especialmente diseñado para facilitar todos los aspectos de la administración de un documento PDF, al mismo tiempo que ofrece numerosas formas de mantener la información de los archivos segura y alejada de usuarios no autorizados.

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Las siguientes son algunas de las razones por las que deberías considerar invertir en PDFelement for Business.

  • Se puede utilizar para editar todos los aspectos del documento PDF, incluyendo el texto y las imágenes. También puedes rotar y editar las páginas.
  • Es muy útil para anotar documentos PDF. Puedes agregar comentarios, notas y hasta sellos personalizados al documento.
  • Puedes encriptar el documento PDF de múltiples maneras agregando contraseñas para proteger el documento y hasta agregar contraseñas para limitar ciertas acciones en el documento.
  • El programa también incluye funciones de redacción que permiten a los usuarios redactar ciertas partes de los documentos que son demasiado confidenciales para ser visibles.
  • También puedes crear y agregar firmas a documentos PDF

¿Cómo proteger la información confidencial de un documento? Empieza por instalar el programa en tu computadora y luego sigue estos simples pasos para proteger el documento con contraseña.

Paso 1: Abre el documento PDF

Inicia PDFelement y presiona "Abrir". Esto te permitirá buscar en tu computadora el documento PDF que deseas proteger.

definition of confidential information

Paso 2: Agrega una contraseña al PDF

Para agregar una contraseña, presiona "Proteger" en el menú principal y luego selecciona "Contraseña". Aparecerá un cuadro de diálogo. Marca la casilla "Requerir contraseña para abrir el documento". Introduce la contraseña que deseas usar y presiona "OK" para finalizar. El documento quedará protegido por contraseña.

what is confidential information

Consejos para proteger la información confidencial

Hay varias medidas que puedes tomar para proteger los documentos con información confidencial aunque no estén en formato PDF. Los siguientes son solo algunos buenos consejos.

  • Los documentos confidenciales deben conservarse en archivadores cerrados con llave y en salas a las que únicamente tenga acceso el personal autorizado.
  • Los empleados deben saber que no pueden abandonar información confidencial en los monitores de sus computadoras cuando no están en sus puestos de trabajo.
  • Cuando sea necesario, toda la información confidencial debe ser eliminada adecuadamente. Por ejemplo, un documento confidencial es mejor destruirlo antes de tirarlo a la basura.
  • Los empleados deben saber que no deben discutir información confidencial de la empresa en lugares públicos y deben evitar usar direcciones de correo electrónico personales para enviar y recibir información confidencial.
  • A menos que lo necesites, reduce la cantidad de información personal sobre los empleados que necesitas. Por ejemplo, a no ser que necesites sus datos bancarios, no se los pidas. Eso significará menos papeleo y menos información confidencial que tengas que proteger.
  • Todos los documentos confidenciales, ya sea en formato físico o electrónico, deben etiquetarse como confidenciales. Así evitaremos confusiones sobre qué información es confidencial y cuál no.
  • Invierte en cortafuegos y programas de encriptación para guardar tu información confidencial.

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Andrés Felipe

Editor de PDFelement

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