A continuación se explica cómo el correo electrónico de facturación puede agilizar la actividad de tu empresa
El mundo de los negocios se ha modernizado y tú también puedes hacerlo. Utiliza el software FreshBooks para generar una factura por correo electrónico y solicitar el pago desde cualquier parte del mundo.
La factura por correo electrónico indica los productos o servicios entregados a un cliente. En ella figuran detalles como la categoría de los servicios y la descripción de los productos. Sobre todo, contiene los datos de identificación del vendedor y el importe correspondiente. Se trata de una prueba digital del trabajo y también puede funcionar como recibo digital.
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¿Qué es una factura por correo electrónico?
Después de la entrega de bienes o la prestación de servicios, un empresario puede informar a los clientes del pago pendiente enviando una factura por correo electrónico. Es una notificación detallada que indica la finalización de una tarea y la exigencia de pago. Con la factura vienen también las condiciones de pago y la fecha de vencimiento.
Qué incluir en una factura por correo electrónico
Existen una serie de elementos importantes que deben incluirse en una factura por correo electrónico. Son:
• Título "Factura por correo electrónico"
Al tratarse de un documento oficial, la factura por correo electrónico debe titularse como tal.
• Número de factura
Sirve para identificar este documento comercial. Se compone a menudo por una combinación de números y letras.
• Fecha de emisión
Indica la fecha concreta en la que se generó la factura por correo electrónico y se envió al cliente.
• Vendedor
Se refiere a la empresa que vendió los productos o servicios indicados en la transacción. Se indica el nombre, la dirección, el número de contacto y el número de registro.
• Destinario
También se incluye al receptor de los bienes o servicios. Se indica el nombre, la dirección y el número de teléfono.
• Descripción completa de los bienes o servicios
Los bienes o servicios proporcionados en la transacción se describen de forma exhaustiva. Se indica, si se trata de mercancías, su descripción física, composición, dimensiones y finalidad. En el caso de servicios, se indica el número de horas que han llevado y el material necesario. En ambos casos, se indican las unidades de medida adecuadas.
• Moneda
Tipo concreto de moneda de curso legal que se espera intercambiar en la transacción. Hay que indicar este elemento especialmente en las transacciones o negocios internacionales entre partes de diferentes nacionalidades.
• Gran Total
Importe que el cliente debe pagar por los productos suministrados o los servicios prestados.
• Fecha de vencimiento
Fecha en la que debe abonarse el importe indicado en la factura.
Cómo crear una factura por correo electrónico fácilmente con FreshBooks
Qué es FreshBooks
Se trata de un software que se utiliza para la contabilidad empresarial. Permite gestionar tu empresa de forma más sencilla y segura, y te ayuda a obtener beneficios más rápido. FreshBooks puede automatizar procesos distintos dentro de tu empresa. Así dispondrás de más tiempo y energía para invertir en actividades como la publicidad y la expansión.
La interfaz del software FreshBooks es fácil de usar e intuitiva. Por eso su panel de control y su cuadro de mandos contienen herramientas y funciones que puedes utilizar para crear la factura por correo electrónico. Incluso, el software puede informarte automáticamente por correo electrónico sobre facturas vencidas. Asimismo, puedes manipular estas funciones para automatizar actividades empresariales como la elaboración de informes de registros contables, la creación de facturas, la organización de gastos y la programación de tareas. La infraestructura de FreshBooks se basa en la nube. Así puedes acceder al panel de control y a la información de tu negocio desde cualquier parte del mundo. Esto aporta comodidad a las operaciones de tu empresa. Aquí te presentamos más información sobre cómo enviar una factura por correo electrónico.
Cómo crear una factura por correo electrónico con FreshBooks
Con el software FreshBooks es muy fácil crear una factura por correo electrónico. Para ello, el programa pone a tu disposición dos módulos. Se trata del Panel de control y el Panel de facturas. A continuación se explica cómo utilizarlos para crear una factura por correo electrónico.
1. El Panel de control:
Es posible crear una nueva factura por correo electrónico directamente desde el Panel de control. Basta con hacer clic en "Crear nuevo". Después selecciona "Factura". Se abrirá una pantalla titulada "Nueva factura" que incluye una plantilla de factura por correo electrónico.
2. El Panel de facturas:
Asimismo, es posible crear una factura por correo electrónico directamente a través del Panel de facturas. Aquí haz clic en "Nueva factura", situado en la parte superior derecha de la ventana. Hecho esto, se abre una ventana donde puedes introducir los detalles de tu factura. La información que se organiza en partes de la factura por correo electrónico es:
- Aceptar tarjetas de crédito:
Personaliza esta parte para poder aceptar pagos con tarjeta de crédito.
- Personalizar estilo de factura:
Permite cambiar el aspecto general de la factura. Puedes elegir un tema y también determinar los colores del título, el encabezado e incluso especificar el tipo de letra.
- Secciones de detalles de la transacción de la factura:
Es la parte más importante de la plantilla de factura por correo electrónico, pues proporciona campos que puedes modificar para adaptar tu factura de modo que refleje los detalles específicos de tu transacción. Por ejemplo, el nombre de la empresa, el destinatario, la fecha de emisión, el número de factura y el costo total.
Después de introducir los detalles de la factura, puedes guardar el documento en formato PDF. Así puedes hacer cambios después. También puedes enviar la factura directamente a tu cliente.
El software FreshBooks facilita mucho el proceso de creación de facturas para tu empresa. Es una herramienta digital versátil, potente y fácil de usar. Hoy mismo puedes mejorar y agilizar las operaciones comerciales de tu empresa utilizando FreshBooks.
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Andrés Felipe
Editor de PDFelement
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