Cómo utilizar una factura para cobrar bienes entregados o servicios prestados
Gracias a la tecnología, ¡hay una nueva forma de cobrar! Usa FreshBooks para generar facturas de tus productos o servicios.
Actualmente, uno de los documentos empresariales más importantes es la factura. Si te preguntas, "¿qué es una factura?", es un informe que contiene detalles de los bienes o servicios que un vendedor ha proporcionado a un comprador. Siguiendo la definición de factura, estos detalles implican descripciones, importes, unidades de medida, coste y condiciones de pago. En el caso del proveedor, la factura actúa como una solicitud de pago. En el caso del vendedor, actúa como indicador de que el trabajo está terminado.
Plantilla de factura gratuita
Descárgala gratis y personalízala según el texto de ejemplo que aparece a continuación:
 Descarga gratuita>>> |
 Descarga gratuita>>> |
 Descarga gratuita>>> |
¿Qué es una factura?
En un intento de definir factura, se entiende como tal la prueba documental de que un producto o un servicio se ha realizado y se adeuda una compensación. Incluye información relativa a la entrega o tarea en cuestión y añade transparencia a la transacción. La factura, según su significado, es la solicitud de pago de un proveedor y el indicador de la finalización de una tarea por parte de un vendedor. En general, las facturas se elaboran una vez finalizado el trabajo y antes de efectuar el pago.
¿Qué debe incluir una factura?
Toda factura contiene un conjunto de elementos importantes. Entre ellos se incluyen:
• Título "Factura"
Como es un documento oficial, debe nombrarse "Factura".
• Fecha de emisión
Es la fecha en que se emitió esta factura.
• Número de factura
Es un dato identificativo único del documento. Se compone de dígitos, pero también se pueden incluir algunas letras.
• Vendedor
Se refiere a la empresa o particular que suministra los productos o servicios en la transacción. Figuran su nombre, dirección postal, número de teléfono, dirección de correo electrónico y, en su caso, número de registro.
• Cliente
También conocido como "Consignatario", es la persona que recibe los bienes o servicios indicados en la transacción. Los datos como su nombre, dirección postal, número de teléfono o dirección de correo electrónico se indican en el presente documento.
• Descripción completa de los bienes o servicios
Cada operación comercial implica unos bienes o servicios que se mencionan en este apartado. La factura contiene descripciones de los productos que intervienen en la transacción. Descripción detallada de la cantidad, el aspecto físico, el valor y los componentes. Cuando la operación implica algún servicio, se indican los materiales utilizados, las horas, la mano de obra y los recursos adicionales. Asimismo, incluye las unidades de medida asociadas.
• Moneda
La moneda de curso legal que se utiliza en la transacción. La prioridad de este elemento es máxima en las transacciones o negocios internacionales en los que intervienen personas de distintos países.
• Impuestos
Todo impuesto aplicable está incluido en la factura. Por ejemplo, los impuestos sobre las ventas y el impuesto sobre el valor añadido (IVA).
• Gran Total
Es el total de importe que el cliente debe pagar en la operación en cuestión. Incluye impuestos.
Condiciones de facturación que debes conocer
Existen una serie de condiciones de facturación que tienes que conocer. Son:
• Condiciones de venta
Son las cláusulas que acuerdan el vendedor y el comprador. Determinados factores, como el coste, la entrega, la forma de pago y la fecha de vencimiento, son condiciones de venta.
• Neto 7, 30, 60, 90
Plazo que debe transcurrir antes del vencimiento del pago. El número que aparece después de "Neto" indica el número de días que pueden transcurrir sin problemas antes de que se efectúe el pago.
• Línea de pago a crédito
Indicador de que el cliente tiene la posibilidad de pagar el valor pendiente en una factura durante un largo periodo de tiempo. Puede ser mensual o trimestral. En pocas palabras, la línea de crédito permite al cliente comprar un producto o servicio a plazos.
• Factura periódica
Documento que se utiliza en los servicios prestados de forma continua. Por ejemplo, el alojamiento web o la construcción. Con una periodicidad mensual, las facturas recurrentes suelen tener siempre el mismo importe.
• Calcular facturas
Se trata de un tipo de financiación en el que las empresas venden las facturas pendientes a una empresa de facturación. De esta manera obtienen hasta el 85% del valor de la factura en tan solo un día. Es un método de financiación a crédito.
Cómo crear facturas fácilmente con FreshBooks
¿Qué es FreshBooks?
Entre los programas informáticos más eficaces que puedes utilizar para la contabilidad y las operaciones comerciales de la empresa se encuentra FreshBooks. Puedes ayudarte en la creación de documentos comerciales, como facturas. Asimismo, permite automatizar determinados procesos empresariales. Por ejemplo, la creación de informes contables, la programación de trabajos, la organización de gastos y la elaboración de documentos empresariales. FreshBooks dispone de una interfaz de carácter intuitivo. Como es bastante fácil de usar, la curva de aprendizaje del programa es corta. Además, está construido sobre una tecnología en la nube. En consecuencia, puedes acceder con facilidad al Panel de control y a los datos de tu empresa desde cualquier dispositivo inteligente, computadora portátil o de sobremesa desde cualquier parte del mundo. También ofrece información definitiva para quienes se preguntan qué significa factura.
Cómo crear facturas con FreshBooks
Generar una factura con FreshBooks es muy fácil. A tal fin, el programa dispone de dos opciones principales. Se trata del Panel de control y del Panel de facturas.
1. El Panel de control
Para crear una factura desde el Panel de control, haz clic en el botón "Crear nueva". Hecho esto, presiona sobre la opción "Factura". Se abrirá enseguida una ventana de plantilla titulada "Nueva factura".
2. El Panel de facturas
Para crear una factura también se puede utilizar el Panel de facturas. Selecciona el botón "Nueva factura", situado en la esquina superior derecha del panel. Al pulsarlo, aparecerá una nueva ventana de plantilla que puedes personalizar con detalles sobre tu factura. La plantilla de factura se divide en 3 secciones principales. Entre ellas figuran:
- Aceptar tarjetas de crédito:
Es la parte de la factura que permite determinar si el documento acepta tarjetas de crédito.
- Personalizar estilo de factura:
Se trata de una sección de la plantilla que permite determinar el aspecto general de la factura. En él se pueden definir elementos como el color de las cabeceras, el tipo de letra y también si la factura será periódica o no.
- Secciones de detalles de la transacción de la factura:
Es el elemento más importante de la plantilla de la factura. Puedes incluir detalles sobre la transacción en cuestión. Por ejemplo, el nombre del vendedor, el nombre del cliente, direcciones postales, los bienes o servicios implicados y el importe total.
Cuando hayas personalizado tu factura, puedes guardarla en tu computadora para modificarla en el futuro. Lo guardará en formato PDF. Otra opción es enviarla directamente al cliente. FreshBooks lo enviará en forma de correo electrónico.
En la actualidad, uno de los softwares empresariales más respetados es FreshBooks. Permite trabajar de forma más eficiente. Este software es una inversión digital que perdura.
¡Descarga Gratis o Compra PDFelement Ahora!
¡Descarga Gratis o Compra PDFelement Ahora!
Compra PDFelement Ahora!
Compra PDFelement Ahora!
Andrés Felipe
Editor de PDFelement
Calificación general4.5(105participantes)