¿Tienes una empresa de calefacción, ventilación y aire acondicionado? Aprende todo sobre la factura HVAC aquí.
¿Sabes qué tienen en común todos los técnicos de campo de HVAC? Una factura de HVAC. Genera una hoy mismo con el software FreshBooks.
Una factura de HVAC (sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado) es un registro de los materiales, productos y horas empleadas por los técnicos de campo en la prestación de servicios de HVAC a un cliente. Dicho documento comercial se entrega al cliente una vez finalizada la tarea. Un documento comercial versátil que se puede aplicar a todo tipo de servicios de HVAC. Al capturar estos detalles la factura HVAC facilita el cálculo automático de los tipos de impuestos.
Plantilla de factura HVAC gratuita
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Qué es una factura HVAC
Constituye un historial de las tareas realizadas, las horas empleadas, los servicios prestados o los bienes suministrados por los técnicos de campo de HVAC. Consiste en un historial de actividad que se utiliza para indicar la finalización de un trabajo y también para solicitar el pago a un cliente. El cálculo de los impuestos es muy sencillo con la factura del servicio de HVAC. También incluye una sección en la que el empresario puede hacer recomendaciones al cliente sobre el uso de unidades HVAC. Se trata, por tanto, de un documento comercial multiuso.
Qué incluir en una factura HVAC
• Título "Factura HVAC"
Hay que identificar este documento como una factura HVAC para que sea oficial y eliminar las posibilidades de malentendidos.
• Número de factura
Cada factura tiene un número para identificarla. Se compone de número, pero también puede tener letras.
• Fecha de emisión
Fecha oficial en la que se creó la factura y se envió al cliente.
• Vendedor
Corresponde a la empresa que prestó los servicios o vendió los bienes descritos en la transacción. Se incluyen datos como el nombre de la empresa, la dirección, el número de teléfono y el número de registro. Cuando la empresa comercializa productos o servicios sujetos a algún impuesto sobre el valor añadido, se incluye también el número de IVA.
• Destinario
Receptor de los bienes o servicios descritos en la factura. Se indica su nombre, dirección, número de teléfono y ubicación.
• Descripción completa de los bienes o servicios prestados
Es una descripción de los productos o servicios que intervienen en la transacción. Se indican exhaustivamente el número, las dimensiones, la cantidad y la calidad. También se indican los componentes individuales de estos artículos y las unidades de medida.
• Sección de fotos
Es una parte de la factura de HVAC que contiene imágenes que muestran las condiciones antes y después de que se prestaran los servicios o se instalaran los equipos.
• Moneda
Tipo de moneda de curso legal más apropiado para la transacción en cuestión. Con frecuencia, la moneda se indica en las transacciones internacionales o en las facturas relativas a negocios entre particulares de distintas nacionalidades.
• Gran Total
Importe de los bienes o servicios que intervienen en la transacción. Combina el importe neto más los impuestos.
• Fecha de vencimiento
Fecha en la que debe pagarse el importe indicado en la factura.
• Condiciones de transacción
Son las condiciones de pago por los bienes o servicios prestados. Este apartado también establece la cláusula de responsabilidad.
• Firmas
Una factura HVAC debe tener una sección de firmas. En esta parte firma el técnico de campo que entrega la factura. Por otra parte, el cliente que recibe la factura también la firma como señal de que acepta las condiciones y se compromete a realizar el pago.
Cómo crear una factura HVAC fácilmente con FreshBooks
Qué es FreshBooks
FreshBooks es un software de contabilidad diseñado especialmente para que puedas gestionar tu empresa de forma segura y con buenos resultados. Dentro de un panel de control especial, este software contiene una colección de herramientas y funciones que resultan muy útiles para crear una factura de HVAC. Se pueden utilizar para automatizar procesos empresariales. Así podrás dedicar tu esfuerzo y concentración a otras actividades empresariales, como la expansión y la publicidad.
La interfaz del software FreshBooks es muy fácil de usar. Puesto que es intuitivo, es fácil utilizar sus herramientas y elaborar facturas HVAC profesionales. Entre los procesos empresariales que puedes automatizar con FreshBooks se incluyen la creación de facturas, la organización de gastos, la programación de tareas, la interacción con los clientes y la elaboración de informes de contabilidad. La infraestructura de este software esta basado en la nube. Así que puedes acceder a sus funciones y contenidos desde tu smartphone, tableta o portátil en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Cómo crear una factura HVAC con FreshBooks
Crear una factura de HVAC con el software FreshBooks es bastante sencillo. Existen dos alternativas que puedes utilizar para acceder a las plantillas de facturas de HVAC. Son:
1. El panel de control de Freshbooks
Cuando se crea una factura de calefacción, ventilación y aire acondicionado directamente desde el panel de control, basta con hacer clic en el botón "Crear nueva". Después selecciona la opción "Factura" y el software te mostrará una plantilla de factura HVAC para imprimir gratis en la que podrás introducir los detalles de la factura HVAC.
2. Utilizar el panel de facturas
Se puede crear una factura navegando directamente a la sección de facturas. Selecciona la opción "Nueva factura", situada en la esquina superior derecha del panel. Al hacer clic en él, el software abrirá una pantalla que contiene una plantilla de factura de servicio HVAC gratuita que puedes personalizar. Esta información se introduce en partes específicas organizadas en tres categorías. Son:
- Acepta tarjetas de crédito:
Incluye los ajustes que puedes utilizar para decidir si tu factura reconocerá y aceptará los pagos realizados con tarjeta de crédito.
- Personalizar estilo de factura:
Incluye opciones que puedes utilizar para establecer un tema general en tu documento. También puedes elegir los colores de los encabezados, los títulos y el tipo de letra. En esta parte de la plantilla, incluso se puede determinar si la factura será un documento periódico o no.
- Secciones de detalles de la transacción de la factura:
Es la categoría principal de la plantilla. Sirve para introducir detalles sobre la transacción en curso. Por ejemplo, el nombre de la empresa vendedora, el destinatario, el número de factura, la fecha de emisión y el total general.
Una vez completadas las secciones esenciales de la plantilla de factura HVAC, puedes guardar el documento. Esto te permite guardarlo en formato PDF para modificarlo posteriormente. Si estás satisfecho con la configuración y los ajustes que has realizado, puedes enviar la factura.
El software FreshBooks facilita bastante la creación de facturas HVAC para su empresa. Este software es versátil, capaz y fácil de usar. Un recurso ideal para las empresas modernas.
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Andrés Felipe
Editor de PDFelement
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