Descarga gratis de la pantilla de portada de fax confidencial

Más información acerca de la pantilla de portada de fax confidencial

Pantilla de portada de fax confidencial (formato)

En la parte superior de tu portada de fax confidencial, es buena idea tener la palabra "confidencial" impreso en letras mayúsculas, esto normalmente estaría debajo de la palabra "fax" aunque se puede colocar en la sección de comentarios mientras esté en negrita, sea grande y se pueda ver fácilmente cuando se recoge un fax o al darle un vistazo.

Para obtener una guía de los campos que se incluyen en un fax estándar o genérico, lea la siguiente sección.

Existen otros campos que puedes querer incluir. Estos dependen de la naturaleza de los documentos confidenciales. Si se trata de una solicitud por dificultades económicas, entonces los detalles que se deben incluir en una portada de fax confidencial deben ser distintos a aquellos colocados en un expediente médico. Si te envían documentos específicos, existen plantillas de fax que se pueden descargar con diferentes propósitos y estos se pueden modificar para que se adecuen a tus necesidades.

También puedes incluir casillas para marcar en dichos faxes cómo en una porta de fax genérica aunque puede haber algunas ligeras diferencias, por ejemplo, no es muy apropiado reciclar faxes confidenciales a menos que esa hoja se haya triturado antes.

Errores que debes evitar cuando rellenas una portada de fax confidencial

Al igual que con cualquier fax que envíes, no deberías rellenarla portada de un fax confidencial a mano, utiliza un procesador de palabras en su lugar y asegúrate de haber revisado la portada antes de imprimirlo. Para obtener información acerca de cómo rellenar los campos de la parte superior en una portada de fax confidencial, por favor visita nuestra guía para escribir una portada de fax genérica.

Existen algunos aspectos que deberías evitar cuando rellenas una portada de fax confidencial. Utilizar el nombre incorrecto del receptor es algo que normalmente está mal, pero equivocarse en un fax confidencial puede ser desastroso. Simplemente enviar un fax a John en lugar del Dr. John Tyre puede significar que el fax se enviara a alguien y pone en riesgo la información confidencial pues se enviará a personas que no deberían verlo.

Del mismo modo, es extremadamente importante escoger un asunto apropiado al rellenar la portada de un fax confidencial. Asegúrate de lo que ingresaste en el asunto no ponga en riesgo la confidencialidad del contenido por si termina en las manos de otra persona. “Confidencial: Paciente 346091 Expediente médico” indica de en qué consiste el fax sin develar los detalles del contenido mientras que “May Vines posee SIDA” ea totalmente inapropiado.

Comentarios en una portada de fax confidencial

La sección de comentarios es el espacio para que coloques el mensaje dirigido al receptor. Nuevamente, esto no deberá incluir cualquier detalle que ponga en riesgo la confidencialidad del contenido del fax.

Dr. John Tyne

Por favor, encuentre los documentos en relación al paciente 34609, como solicitó en la consulta N° 456-LF-2 del día 13 del presente mes.

Si requiere de alguna ayuda adicional, por favor, contácteme directamente.

Saludos

Dr. Laura Ashford

Este mensaje informa al receptor la información y referencias que deberá reconocer instantáneamente y qué contiene el fax sin que ninguna información acerca de la naturaleza del fax se exponga a otros.

Aviso de confidencialidad en una porta de fax confidencial

La diferencia más grande entre una portada de fax confidencial y una porta generica es el aviso de confidencialidad. Siempre se debe incluir este aviso en la parte superior de la portada de un fax confidencial y debe decir lo siguiente:

Aviso de confidencialidad: la información presentada en este documento puede ser confidencial y protegida legalmente. Está dirigida exclusivamente a la persona mencionada. Si usted no es el receptor, se le notifica por la presente que la divulgación, copia, distribución o cualquier acción realizada en relación con el contenido del presente fax, a excepción del envío directo al receptor correcto, queda estrictamente prohibido. Si recibió este fax por error, por favor, notifique al emisor inmediatamente y destruya está portada junto a su contenido y eliminé la información de su sistema si es posible.

Esto se puede modificar para que se adecue a tus necesidades y a las de tu negocio. Puede incluir algún distintivo o aviso de copyright según el contenido que envíes.

Otros consejos para una portada de fax confidencial

Ninguna portada, incluso la de un fax confidencial, debe ser más extensaque una cara A4 impresa con márgenes estándar. También podrías desear tener un diseño ligeramente distinto para la portada de tu fax confidencial en lugar de una portada genérica. Esto puede hacer que la diferencia entre ambas se vea fácilmente y facilitar el uso de la portada correcta.

Cuando utilizas una plantilla, lo primero que debes hacer es guardarla con un nuevo nombre antes de que edites cualquiera de los campos. Esto detendrá que se grabé cualquier información importante dentro de la plantilla que otras personas podrían ver.