Plantilla de portada de fax genérico

Información adicional de plantillas de la portada de un fax genérico

¿Qué es la portada de un fax?

Existen múltiples plantillas que puedes descargar gratuitamente o tienes la alternativa de diseñar tu propia plantilla después de revisar los ejemplos en línea para que se adapte a la identidad de tu empresa. Toda plantilla debe contar con algunas características. En primer lugar, la palabra "fax" o "Portada de fax" debe aparecer en la parte de superior de la portada en letras grandes y en negrita. Además, puedes incluir el logotipo o algunos detalles de la empresa, pero no es imprescindible.

Formato básico de la portada de un fax genérico

Se pueden incluir los siguientes campos: De, para, nro. de fax, páginas, número de teléfono, fecha, nombre de la empresa, Re y CC. Debajo de estos campos hay una opción para agregar cuadros que ofrecen instrucciones de la plantilla para el destinatario. Pueden incluir cualquier característica de abajo:

Urgente

Para revisión

Se ruega brindar comentario

Se ruega contestación

Para tu información

Se ruega reciclar

Finalmente, la sección de comentarios ocupa gran parte de la portada del fax. En esa parte, escribirás un mensaje al destinatario, así como en una carta o correo.

¿Cómo crear la portada de un fax genérico?

Ahora que tienes algunas plantillas listas, es momento de rellenarlas. Cuando estés preparando la portada de un fax, nunca la escriba a mano. Puesto que, existen algunos motivos por los que siempre debes mecanografiar la portada de un fax genérico. En primer lugar, se vería poco profesional y pensarían que se realizó de manera apresurada. Por ello, incluso si el contenido del fax no es el más importante que envíes ese día, un fax siempre debe estar presentable al enviarse. En segundo lugar, las portadas de faxes escritos a mano son casi ilegible, por lo tanto, no tienes garantizado que el destinatario descifre lo que has escrito en la portada.

La única excepción se da cuando deseas marcar los cuadros a mano en lugar de hacerlo mediante la computadora.

Al utilizar una computadora, debes rellenar la portada al último, después de haber preparado el contenido del fax y proceder a rellenar cada campo individualmente, no te saltes ninguno pensado que lo harás después, ya que, tal vez, lo olvides al querer enviar el fax rápido. A su vez, debes leer la portada de fax completa luego de haberlo rellenado todo y antes de imprimirlo.

1. Para – primero rellena esta parte y asegúrate de escribir el nombre correctamente del destinatario; no existe nada peor que Carolyn reciba un fax en donde se le llama Carol o Catherine.

2. De – el segundo campo a rellenar Aquí debe aparecer tu nombre completo y algún título profesional que utilices, por ejemplo: Profesor Ian James.

3. Nro. de fax – revisa por segunda y tercera vez el número de fax, y comprueba si el correcto al cual envías el mensaje.

4. Páginas – cuenta y revisa nuevamente el número de páginas del fax después de haberlo imprimido; no olvides añadir una página más de la portada del fax.

5. Fecha – ingresa la fecha en que envías el fax y revisa el formato de la fecha. Debes tener en cuenta que los formatos estándar en cada país son diferentes. Por lo tanto, si quieres enviar un fax a Estados Unidos, el formato: 12 de noviembre del 2012, se convertiría en 11/12/12, dado que, en Estados Unidos, se emplea el formato de MM/DD/AA, pero en países de habla hispana y Reino Unido se utiliza el DD/MM/AA. No necesitarás añadir la hora, ya que, la máquina fax lo imprimirá con fecha incluida, pero tal vez querrás apuntarla una vez enviado el faz.

6. Re – Escribe el asunto "Contrato firmado de licencia para vender alcohol" "Informe del relevamiento geológico del condado"  un título que describa el contenido y que el destinatario pueda identificar. “Adjunto lo solicitado ” no es un asunto apropiado, ya que, no le brinda nada de información al destinatario sobre el contenido del fax.

Puede resultar complicado saber qué poner en la parte de comentarios de la portada del fax. Aunque envíes el fax a alguien que ya espera recibirlo, siempre escribe algún mensaje.

Los comentarios deben presentarse como en una carta, escribiendo el nombre de la persona a quien envías el fax al comienzo. Esto debe estar acompañado de un mensaje breve sobre el contenido del fax y debe concluir con tu nombre.

Por ejemplo:

Sonja,

Le adjunto los documentos que se solicitaron en la conversación por teléfono el día 18 de septiembre. A su vez, he incluido los archivos adicionales de los que hablamos. Mañana no estaré en la oficina; sin embargo, mi asistente estará dispuesta a responder cualquier consulta que tenga.

Saludos cordiales:

Simon.

Este mensaje es breve y va directo al punto, dado que, explica lo que se ha incluido y menciona la fecha en que se solicitó el fax. Escribir una portada de un fax genérico no tiene por qué ser complicado. Si estás enviando la plantilla de un fax a diversas compañías, también intenta averiguar quien es la persona a la que envías el fax para poder dirigirte a ellos por su nombre en el fax.

Consejos adicionales de la portada de un fax genérico

Siempre asegúrate de que la portada del fax tenga el máximo de una cara de hoja estándar A4, no modifiques los márgenes porque si no, una vez enviado por fax, la portada no se podrá imprimir correctamente. El diseño de la plantilla también debe ser simple, dado que, si se inserta demasiadas imágenes, gráficos o si se utiliza WordArt en la portada del fax, se verá poco profesional y, a veces, estos tipos de faxes son descartados inmediatamente como spam.