Cumple la normativa de protección de datos GDPR con documentos en PDF.

El GDPR de la UE empezará a aplicarse el 25 de mayo del 2018. ¿Qué es el GDPR? ¿En qué consiste tu negocio? Con este artículo, tendrás una solución al Reglamento General de Protección de Datos.

Andrés Felipe

2023-08-15 18:22:38 • En: Consejos de Negocios • Soluciones comprobadas

El próximo 25 de mayo del 2018 entrará en vigor el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR por sus siglas en inglés) de la UE, la primera normativa mundial de protección de datos. Entonces, ¿qué significa la protección de datos gdpr? 󠀲󠀡󠀠󠀦󠀩󠀧󠀩󠀨󠀤󠀳󠀰 El cumplimiento del GDPR se aplica a las empresas de la UE y a las empresas de Canadá y Estados Unidos que trabajen con datos personales de ciudadanos de la Unión Europea (EU).

¿Conoces la protección de datos GDPR?

Las nuevas obligaciones del GDPR de la Unión Europea en materia de tratamiento de datos, seguridad de la información y aumento de la transparencia entre las empresas y las personas a las que se dirigen los datos obligan a los equipos de TI de todo el mundo a reconsiderar su seguridad en aspectos básicos ( si aún no lo han hecho). No obstante, para cumplir con el GDPR no es suficiente con la infraestructura y la ciberseguridad en el entorno o en los puestos de trabajo. Además, con tanta información de identificación personal guardada en documentos, el GDPR también influirá en la forma de almacenar y trabajar con archivos de todo tipo, como formularios o facturas escaneadas.

El Reglamento GDPR hará:

Modificación de la definición de datos personales: ahora incluye información genética, mental, cultural, económica o social.
Hacer cumplir normas más estrictas para obtener el permiso de uso de datos personales, lo que incluye utilizar un lenguaje sencillo y además explicar claramente la forma de utilizar la información.
Obligar a las autoridades públicas que traten información personal a designar un responsable de la protección de datos (DPO)
Introducir evaluaciones de impacto sobre la privacidad (EIP) obligatorias.
Unificar la legislación en materia de notificación de violaciones de datos.
Introducción del derecho a ser olvidado y limitación del tiempo que una organización puede guardar los datos personales.
Y mucho más.

Retos de los enfoques actuales de los documentos.

La gran mayoría de las organizaciones utilizan en la actualidad una combinación de documentos impresos y digitales (como Microsoft Office y archivos PDF) para sus operaciones. No obstante, los procesos actuales dejan al descubierto información personal e incluso cuando sus procesos se ajustan a las políticas del GDPR de la UE, el grado de cumplimiento tiene un elevado precio.

Almacenamiento de documentos

Todos los datos personales que almacena en documentos impresos o digitales se rigen por el GDPR. Por lo general, los archivos se almacenan en diferentes formatos: -

Los documentos que se pueden editar (como los archivos de Microsoft Word) son poco seguros y se modifican muy fácilmente.
Archivos PDF sin codificar y sin control de acceso.

Compartir Documentos

Los documentos se comparten de forma generalizada en el seno de la empresa, con frecuencia a varios niveles, con escasa o nula responsabilidad por parte de los usuarios. Por otro lado, en muchas empresas se comparten documentos enteros por una cuestión de procedimiento, incluso si solamente una parte del documento es verdaderamente relevante para el proceso.

Al mismo tiempo, el incremento del intercambio de información a través del correo electrónico y los servicios en la nube han aumentado considerablemente el riesgo de filtración de datos. La mayoría de los documentos pueden ser manipulados por cualquier persona que tenga acceso a ellos.

¿Cómo te ayuda PDFelement a realizar estos pasos?

Paso 1. Transformación de todo tipo de archivos de Office a PDF.

Eliminar el papel de los documentos y convertirlos en archivos digitales de oficina es un primer y esencial paso hacia el cumplimiento del GDPR. PDFelement te permite crear archivos PDF que cumplen los estándares del sector y son totalmente compatibles con todos los lectores de PDF en prácticamente cualquier dispositivo.

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Imprime en PDF desde prácticamente cualquier aplicación.

Paso 2. Redacción de datos

La opción " Redactar datos " sirve para que las empresas eliminen los datos sensibles o de identificación, sin eliminar todo el registro. Esto simplifica el proceso y lo vuelve menos agresivo.

Paso 3. Encriptación y protección con contraseña

Encripta documentos con niveles de cifrado AES de 128 o 256 bits, configurando permisos para controlar la visualización, impresión y manipulación de archivos.

Paso 4. Convierte documentos escaneados en archivos PDF que se puedan editar

Desde hace tiempo, muchos sueñan con tener una oficina totalmente libre de papel. Convierte documentos en papel rápidamente en archivos PDF que permiten realizar búsquedas y ediciones para organizarlos, compartirlos y protegerlos.

Escanea papeles en formato PDF por lotes

Paso 5. Archivar

PDF/A es una versión normalizada ISO del formato de documentos portátiles(PDF)especializada en el uso de archivar y de la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos.

Para mantenerse al día con esta importante normativa de protección de la privacidad, PDFelement es la herramienta que puede ayudar a que tu empresa la cumpla.