Las 5 mejores aplicaciones de Paperless para iOS y Android - Actualizadas

Andrés Felipe

2023-02-03 09:14:45 • En: Consejos de Negocios • Soluciones comprobadas

Para una pequeña empresa que busca maximizar los beneficios reduciendo los costes, una de las formas de hacerlo es prescindir del papel. El proceso de transición a un entorno de trabajo sin papel puede ser tedioso y muy implicado, pero hay aplicaciones sin papel que pueden hacerlo mucho más fácil Estas aplicaciones sin papel para usuarios de Android e iOS no solo ayudan en el periodo de transición, sino que también resultan útiles para ayudar a su empresa a seguir sin papel. Este artículo abordará las 5 principales aplicaciones sin papel que pueden ayudarle a lograr esta transición de forma mucho más fácil y rápida.

Las 5 mejores aplicaciones para el manejo de papel en los dispositivos móviles

1. PDFelement para iOS

PDFelement para iOS le ofrece una gran solución si trabaja con documentos PDF. Si te decides por no usar papel y, por lo tanto, acabas teniendo todo en formato PDF, entonces debes hacerte con PDFelement porque es la aplicación definitiva para la gestión de PDFs. La aplicación, disponible para dispositivos iOS, puede utilizarse para editar documentos PDF, anotar documentos PDF e incluso compartirlos fácilmente a través de servicios en la nube o por correo electrónico.

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Puedes utilizar la aplicación y la cámara del dispositivo para escanear un documento PDF que quieras editar y luego, allí mismo, editar el texto y las imágenes del documento. Las opciones de anotaciones en PDF incluyen la posibilidad de comentar o hacer notas en el documento PDF e incluso resaltar y tachar el texto dentro del documento. Los usuarios de Android no deben preocuparse porque PDFelement también viene como una aplicación de escritorio.

2. Evernote

Puede que te resulte familiar. Es una de las aplicaciones sin papel más eficientes y eficaces que puedes utilizar. Permite a los usuarios, entre otras cosas, tomar notas, fotografiar recibos, guardar imágenes e incluso recortar páginas web. Todo esto se suma a su increíble capacidad de sincronización que incluso te permite compartir tu trabajo con otras personas. Es una aplicación estupenda y está disponible tanto para iOS como para Android.

3. Scannable

Se trata de una sencilla aplicación de escáner para iPhone que es ideal para escanear documentos para su uso posterior. Todo lo que tienes que hacer es abrir la aplicación cuando la cámara ya está en el documento y luego tocar el botón de menú para escanear el documento. También viene con una serie de ajustes que pueden ayudarte a personalizar cómo quieres ver el documento escaneado.

4. Expensify

Expensify es una gran aplicación sin papel para los informes de gastos. Elimina la necesidad de tener que adjuntar los recibos a una hoja de papel mientras se rellena un formulario impreso. Va un poco más allá al ayudarte a escanear recibos y otros documentos para que puedas añadirlos fácilmente al informe de gastos. La aplicación está disponible tanto para usuarios de Android como de iOS. También detecta automáticamente aspectos de su informe de gastos, como la fecha, los nombres, los lugares y el gasto total, entre otros.

5. Scanner Pro 7

Esta es otra aplicación para escanear sin papeles que hace que el escaneo de tus documentos sea muy fácil utilizando la lente de tu cámara. Todo lo que tienes que hacer es apuntar la cámara al documento que quieres escanear y luego pulsar el botón rojo en la esquina inferior derecha de la aplicación. La aplicación cargará entonces una vista previa que puedes elegir conservar pulsando "Hecho" o volver a hacerlo.

Además, facilita a los usuarios la posibilidad de compartir los documentos escaneados y también ofrece funciones básicas de edición, como la posibilidad de cambiar el color o pasar al modo foto y poder recortar, girar o incluso cambiar el contraste y el brillo.

Consejos para utilizar correctamente las aplicaciones sin papel

Las aplicaciones sin papel son sólo un aspecto de la transición a una empresa sin papel. A continuación se ofrecen otros consejos que le ayudarán a conseguirlo más rápidamente.

1. Invertir en las herramientas adecuadas

Con las aplicaciones anteriores, ya estás en camino de hacer uso de las herramientas adecuadas para conseguir que nuestro negocio no tenga papel. Todavía hay una gran cantidad de otras herramientas a tener en cuenta. Por ejemplo, puede ser una buena idea encontrar una forma de compartir documentos en línea y en este aspecto, puede ser una buena idea invertir en Google Drive u otra opción como Dropbox o OneDrive.

2. Crear políticas para apoyar la eliminación del papel

Es muy probable que, al menos al principio, sus empleados no estén familiarizados con los procedimientos para prescindir del papel. Es su trabajo asegurarse de que todo el mundo está a bordo y, para evitar la resistencia, puede aplicar políticas que pueden ayudar a la transición. Por ejemplo, puede limitar activamente el número de impresiones que un solo empleado puede hacer en un día.

También puede incentivar el proceso mediante la creación de recompensas para los empleados que muestren más iniciativa.

3. No utilice papel en absoluto

Si puede, pida a sus proveedores que le envíen las facturas y la orden de compra en formato PDF. Esto reducirá en gran medida la cantidad de papel que tiene en su escritorio en un momento dado. También puede hacer lo mismo, enviando las facturas a los clientes en formato PDF.

¿Y hemos mencionado que puedes acceder a tus documentos desde cualquier lugar? En el nuevo y moderno mundo en el que vivimos, se exige a los ejecutivos y empleados que utilicen y encuentren la información en segundos, no en días. Eso sólo es posible con la oficina sin papel.

Otra forma de reducir el papel es escanear todos los documentos escaneables y tirar las fotocopiadoras de papel. Si, por ejemplo, tiene demasiadas tarjetas de visita, utilice una de las aplicaciones sin papel que hemos visto anteriormente para crear copias escaneadas de las mismas. Incluso puede descubrir que se organizan fácilmente de esta manera.

También puede recibir el fax en su buzón de correo electrónico en lugar de como fax. Para ello necesita un proveedor de faxes en línea. Hay muchos, algunos incluso gratuitos.

Por último, compruebe si su banco puede enviarle extractos electrónicos en lugar de en papel. Si pueden, pídeles que empiecen a hacerlo a partir de ahora. Le garantizamos que, como mínimo, su escritorio estará menos desordenado.

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