¿Qué es la contabilidad computarizada?

Este artículo se enfoca en las ventajas de la contabilidad computarizada y en sus funciones únicas. Sigue leyendo para aprender más.

Andrés Felipe

2023-06-08 14:01:56 • En: Contabilidad • Soluciones comprobadas

Por miles de años, la contabilidad manual fue la tendencia y el estándar, hasta la década de 1980, cuando las computadoras fueron insertadas en el mercado mundial. Las computadoras probaron ser la opción más confiable, precisa y sencilla para las tareas contables y también para almacenar y gestionar toneladas de información financiera. Los programas contables de la actualidad les permiten a las pequeñas empresas, organizaciones gubernamentales e individuos realizar básicamente cualquier tipo de tarea contable y la contabilidad computarizada presenta un montón de funciones únicas. A continuación, te brindamos todo lo que tienes que saber sobre la contabilidad computarizada.

La definición de contabilidad computarizada

La contabilidad per se es un sistema que abarca diversos controles, procesos y procedimientos para resumir, clasificar, registrar y recolectar información financiera que ayude a las empresas, individuos, gobiernos y otras organizaciones a tomar decisiones e interpretarla para entender su situación económica. La contabilidad computarizada se lleva a cabo mediante programas y computadoras destinados al registro, análisis y almacenamiento de información financiera y contable. Gracias a los sistemas disponibles en la actualidad, las pequeñas empresas y cualquier otra entidad puede encontrar un sistema de contabilidad computarizada que se adapte a sus necesidades.

Hoy en día, todas las transacciones financieras de una organización se registran en programas de contabilidad computarizada generalmente cuando ya fueron terminadas. Toda la información se registra en el sistema de contabilidad computarizada; gracias al desarrollo de plataformas y almacenamiento en la nube, es mucho más sencillo conectar el programa computarizado de una empresa a internet y así realizar copias de seguridad de toda la información financiera en tiempo real para tener un respaldo en caso de que el sistema deje de funcionar sin advertencia. Las copias de seguridad también pueden realizarse en sistemas interno o externos para mantener la información vital intacta.

Las ventajas de la contabilidad computarizada y sus funciones

Son muchas las ventajas y las funciones de la contabilidad computarizada. Algunas de las principales ventajas de un sistema de contabilidad computarizada son:

Automatización: la contabilidad computarizada es muy éxitosa porque es un excelente reemplazo para el papeleo, que es engorroso, cansador y consume mucho tiempo. Los sistemas computarizados representan el fin de las tareas contables más cansadoras y mundanas, basadas en la gestión de información financiera mediante documentos físicos. Gran precisión: la contabilidad computarizada es realmente precisa y la posibilidad de cometer errores es prácticamente nula. Despúes de que se agreguen los datos de sustracciones, adiciones y cálculos complejos, los demás procesos se realizan automáticamente.

Acceso a la información: antes de la aparición de los sistemas de contabilidad computarizada, era imposible que los empleados pudieran trabajar remotamente y compartir información financiera en tiempo real. Los programas y computadoras contables les permiten a los usuarios compartir la información instantáneamente mediante dispositivos móviles como tablets o mediante computadoras de escritorio, gracias a diversas herramientas, como los sistemas basados en la web.

Confiabilidad: la precisión de los informes financieros creados por computadoras impulsó la mejora de las herramientas contables y la confiabilidad de los informes financieros contables.

Adaptabilidad: a pesar de que las pequeñas empresas crecen y sus necesidades contables se vuelven más complejas, la contabilidad computarizada asegura que no haya límites en el rendimiento y los procesos del negocio. Los programas y computadoras contables permiten que los procesos se realicen de manera rápida, sencilla y confiable.

Seguridad: gracias a las opciones de almacenamiento externo y en la nube, la información puede guardarse de manera segura, sin correr riesgos de pérdida por terremotos, inundaciones, incendios o accidentes. Las funciones de los sistemas de contabilidad computarizada también son realmente diversos. Independientemente de si has tomado un curso intensivo de contabilidad computarizada, podrás realizar tareas contables desde cualquier sistema. La contabilidad computarizada es lo suficientemente avanzada para tratar con muchas transacciones al mismo tiempo de manera rápida y precisa.

También puedes realizar informes instantáneos y en tiempo real con información confiable y con la calidad y la precisión necesaria. La era de los sistemas completamente manuales que involucran gran cantidad de documentos en papel ya terminó. Ya no se necesitan facturas, recibos, diarios, libros ni registros para realizar las tareas contables.

Con funciones como el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) para PDF, puedes rápidamente transformar todos tus documentos financieros como recibos y facturas en archivos PDF editables y con la función de búsqueda activada. Los sistemas de contabilidad computarizada garantizan una producción rápida de informes financieros contables fundamentales, completos y necesarios.

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