Los 6 mejores sistemas de seguridad de documentos - Actualizado

Andrés Felipe

2023-03-24 17:08:12 • En: Consejos de Negocios • Soluciones comprobadas

Cada individuo, cada empresa comercial, cada organización, cada agencia gubernamental y la organización intermedia tienen documentos que procesan a diario. La pregunta que muchos se hacen es qué tan seguros son esos documentos. La seguridad de los documentos se puede definir como "las formas en que los documentos se archivan, almacenan, respaldan, entregan, procesan y todo lo demás". Es un término amplio, pero la simple realidad es que las empresas y organizaciones están encontrando formas de proteger sus documentos cifrándolos con contraseñas y guardándolos en un lugar seguro.

Ahora vivimos en un mundo de oficinas sin papel, una tendencia que se está poniendo de moda. En el pasado, las empresas contrataron instalaciones de almacenamiento de documentos para almacenar sus documentos y mejorar su seguridad. Hoy, sin embargo, los sistemas de seguridad de documentos se aseguran de que sus datos estén seguros en la nube, protegidos por encriptación y contraseña.

Los 6 mejores sistemas de seguridad de documentos

1. Cifrado de punto final de Symantec

Como se mencionó, el cifrado es una de las formas de proteger sus documentos y mejorar la seguridad de los mismos. Symantec lo hace posible al proteger la información confidencial. Puedes utilizar Symantec para cifrar un disco completo, sector por sector, o cifrar unidades flash. En cualquier caso, este software está diseñado para personas que cifran una gran cantidad de documentos.

Algunas de las ventajas incluyen atención al cliente las 24 horas, los 7 días de la semana, la capacidad de cifrar documentos masivos, una garantía de devolución de dinero de 45 días e incluso protección de correo electrónico.

La desventaja de este sistema de seguridad de documentos es que no puedes usarlo en tu dispositivo móvil o en el sistema operativo Linux. Dado que los dispositivos móviles se están convirtiendo en una gran parte de las empresas, Symantec no cumple. Otra queja es que las ventanas emergentes aparecen casi todo el tiempo.

2. InvisibleSecrets

Con el software, puedes cifrar archivos directamente desde el Explorador de Windows y luego transferirlos por correo electrónico. Además, puedes ocultar archivos en lugares como archivos de sonido e imágenes.

Los puntos fuertes de InvisibleSecrets incluyen una interfaz fácil de usar, un software eficaz, versátil, intuitivo y adaptable. Por otro lado, el software es bastante caro, mucho más que los sistemas de seguridad de documentos similares. Además, tu versión de prueba dura solo 15 días, luego de lo cual debes pagar la versión completa. Y si eliges desinstalar el software, aún tendrás archivos residuales. Después de la desinstalación, debes eliminar manualmente varios archivos.

3. PDFelement para empresas

La línea superior es el sistema de seguridad de documentos que creemos que es mucho mejor que todos los que se enumeran a continuación. Y eso es PDFelement para empresas. Para tu negocio, es una excelente solución para leer, abrir, editar, firmar digitalmente y proteger documentos PDF. El software viene con una gran cantidad de características, todas las cuales hacen que tu vida en una oficina sin papel sea más fácil y conveniente. Pero centrémonos en algunos de los más importantes en el ámbito de la seguridad de los documentos.

Para empezar, PDFelement ofrece encriptación de documentos de dos factores. Puedes cifrar documentos cuando los envía para su firma, pero también puedes cifrar todos tus documentos y restringir que los usuarios editen y copien archivos.

También puedes redactar un documento. Es una herramienta muy sencilla y útil de tener. Simplemente arrastra y selecciona el texto/imagen que deseas redactar, haz clic en "Aplicar redacción" y eso es todo. Toda la información confidencial que deseas redactar desaparecerá.

4. PDF Suite

Puedes abrir, crear, editar y convertir archivos PDF con PDF Suite. En términos de sistemas de seguridad de documentos, puede proteger documentos con encriptación y restricción de 256 bits.

Algunas de las fortalezas del software incluyen un precio bastante bajo, una interfaz intuitiva y muchas funciones clave que puedesencontrar en las opciones de software PDF más caras. La conclusión es que si necesitas un software básico para el cifrado de PDF, este software hará el truco. Además, PDF Suite Professional tiene sus propios beneficios, principalmente capacidad multimedia.

En el lado negativo, no puedes usar este software para redactar documentos. Las funciones avanzadas similares tampoco existen.

5. Adobe^® Acrobat^® Pro DC

Adobe Pro DC, un sistema de seguridad de documentos diseñado para que los usuarios trabajen con información confidencial, es muy popular. Puedes crear y editar documentos PDF y luego usar contraseñas y restricciones para controlar el acceso a los datos. La protección del equipo también forma parte del software. Algunas personas encuentran que Adobe Pro DC es una forma simple y fácil de controlar la seguridad de los documentos, mientras que otras lo descartan como una opción profesional.

El principal beneficio es la nueva interfaz, así como importantes mejoras en la tecnología OCR. En términos de protección de documentos, no se ha cambiado mucho desde EchoSign.

La desventaja son los planes confusos de suscripción y compra que nadie puede entender. No hay función de deshacer en la función de corrección de OCR. La interfaz también ha estado bajo escrutinio, ya que los usuarios odian los botones grandes. La barra personalizada en la parte superior también desapareció, lo que fue una gran fortaleza para EchoSign.

6. Conjunto de seguridad PDF de Foxit

El último en la lista es Foxit PDF Security Suite, un software importante que lo ayuda a abrir, organizar y editar el texto. Foxit integra Microsoft Rights Management Services, combinando dos soluciones de software para dar como resultado un intercambio confiable de documentos confidenciales.

En el lado positivo, Foxit es liviano y confiable, y gracias a la integración de Box, puedes leer documentos PDF dentro de Foxit. El modo de lectura segura es otro beneficio, y hay un botón para compartir en Facebook y Twitter. Esto hace que Foxit sea una opción conveniente para leer archivos PDF, pero no tanto por seguridad.

La desventaja es que ser liviano tiene un precio. Los usuarios piden constantemente más funciones. Por ejemplo, no hay ayuda para crear firmas digitales. Y Foxit no puede mostrar tipos de PDF complejos.

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Andrés Felipe

Editor de PDFelement

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