Los 3 mejores programas de gestión de documentos sin papel

Andrés Felipe

2024-10-09 16:10:41 • En: Consejos de Negocios • Soluciones comprobadas

Vivimos en un mundo digital en el que todo se desplaza hacia los ordenadores, los smartphones o la robótica. Se acabaron los días en los que había que guardar todos los documentos en los armarios, que no sólo eran pesados sino que también ocupaban mucho espacio en la casa o en las oficinas. Hoy en día, existe una nueva tendencia para la oficina en casa y se llama documentación sin papel que anima a la gente a reducir el consumo de papel y a almacenar más documentos de forma digital. Cuando hablamos de la documentación sin papel, lo primero que nos viene a la mente es la gestión de estos digitales, ahí es donde entra la herramienta de gestión de documentos sin papel. Aquí está la guía de organización de documentos sin papel paso a paso que le dirá todos los detalles sobre cómo puede gestionar los documentos sin papel. Los 4 mejores software de gestión de documentos sin papel incluyen:

Los 3 mejores programas de gestión de documentos sin papel

1. PDF Transformer Pro

PDF Transformer pro es otro software de gestión de documentos sin papel que le permitirá editar o convertir los documentos escaneados desde su ordenador con Windows. Una vez que haya escaneado sus documentos, puede transferirlos rápidamente a PDF transformer pro y realizar cambios en estos documentos. Aparte de eso, también proporciona varias opciones para convertir o extraer las partes específicas del archivo PDF. Esta herramienta también tiene el OCR, pero todavía carece de muchas características de nivel profesional como que no se puede subir directamente los documentos a los servicios de la nube y no hay una versión para mac disponible para el programa.

2. Evernote

Evernote es uno de los programas más populares para tomar y organizar notas en dispositivos Windows, Mac, iOS, Android y Chrome OS. A diferencia de otros editores profesionales de PDF, no hay opción de editar el texto o las imágenes en el archivo PDF, pero tiene la función de OCR en la versión premium que cuesta 5 dólares al mes. Además, no es necesario adquirir un servicio en la nube por separado, ya que puedes almacenar los documentos directamente en el programa sin ninguna dificultad. La interfaz de usuario del programa es perfecta para organizar o gestionar fácilmente los documentos PDF sin papel en cualquier ordenador.

3. Adobe Acrobat

Adobe Acrobat no necesita ninguna presentación; es sin duda uno de los programas más populares para gestionar cualquier tipo de archivo PDF. El único inconveniente del programa es el precio, que ronda los 400 dólares por la compra única o 15 dólares al mes para utilizarlo en varios dispositivos. Como el programa proporciona las características para crear, editar, convertir, combinar y dividir los documentos PDF, también tiene la función de OCR de nivel profesional. Además, también puede firmar digitalmente los documentos con Adobe Acrobat Pro DC para cualquier sistema operativo.

Una vez que haya seleccionado el software de gestión de documentos sin papel perfecto, lo siguiente que debe hacer es gestionar todos los archivos PDF. A continuación te explicamos cómo hacerlo.

4. PDFelement

El mejor software para gestionar documentos sin papel es el PDFelement for Business con capacidades ilimitadas. Desde la creación de un nuevo documento en una hoja en blanco hasta la edición del documento ya presente, pasando por la conversión de los documentos PDF existentes o la firma digital de los mismos, la combinación de diferentes archivos PDF o la división en diferentes partes, esta herramienta puede hacerlo todo.

Lo mejor que le gusta a la mayoría de los usuarios de este programa es la interfaz sencilla e intuitiva con todas estas opciones de la manera más simple. Además de las funciones básicas de los editores o convertidores de PDF, también cuenta con funciones de nivel profesional como el OCR para editar documentos escaneados, convertir páginas web en archivos PDF, compartir documentos al instante con otros usuarios o subirlos directamente a Dropbox. Todas estas características se encuentran en una pequeña pero muy útil herramienta de gestión de documentos sin papel que encontrarás en Internet.

Pasos para gestionar la documentación sin papel

• Lo más importante de la gestión de documentos sin papel es el sistema de llenado. Tendrá que organizar todos los archivos PDF como solía hacerlo en sus armarios. Puedes crear diferentes carpetas para diferentes tipos de archivos. Le recomendamos encarecidamente que nombre los archivos PDF de la forma más sencilla posible, ya que le ayudará a encontrar el archivo perfecto lo más fácilmente posible. También puedes instalar una herramienta de búsqueda de documentos perfecta para Windows; Search everything, que es de código abierto y absolutamente gratuita.
• Guarde todos sus correos electrónicos importantes como archivos PDF. Mac OS X ofrece la opción "Guardar como PDF" en la mayoría de las herramientas de edición de documentos, mientras que los usuarios de Windows pueden instalar una "Impresora sin papel", una impresora virtual para guardar cualquier documento como archivo PDF en el ordenador.
• Utiliza los servicios en la nube, y haz una copia de seguridad de todos tus archivos en los servicios en la nube como Dropbox o Google Drive, te recomendaremos que adquieras la versión de pago que puedes seleccionar en función de la capacidad de almacenamiento.
• Enumera todos los documentos que has guardado en tu ordenador en el archivo Notes en tu Mac o en Evernote en un ordenador Windows. De este modo, recordará qué tipo de archivos tiene guardados en su ordenador.

Después de gestionar los documentos sin papel o de utilizar el software adecuado, estará en manos seguras para pasar a la ausencia de papel en los documentos. La mejor herramienta para gestionar documentos sin papel es el Wondershare PDFelement, que no sólo es asequible, sino que también ofrece todas las características profesionales. ¿Qué programa va a gestionar los documentos sin papel? Háganoslo saber en la sección de comentarios más abajo.

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Andrés Felipe

Editor de PDFelement

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