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El balance general es una declaración financiera que abraca los activos, pasivos y el patrimonio de una empresa al término de una fecha especificada. Las tres unidades principales del balance son los activos, pasivos y el patrimonio. Estas tres unidades les dan a los accionistas una idea de lo que la empresa posee y debe, así como la suma del capital dado por los inversionistas. La información provista debe asemejarse a la siguiente fórmula:
Activos totales = Pasivos totales + Patrimonio
Se usa comúnmente como la base para el análisis de coeficientes con el fin calcular la liquidez de la empresa. Los activos, pasivos y el patrimonio se dividen en cuentas aún más pequeñas que representen los detalles de la situación financiera de la empresa.
Los dos formatos más usados al crear un balance general son las hojas de balance horizontales y verticales. El balance general vertical presenta todos los ítems en la parte izquierda de la página en una sola columna. El balance general horizontal presenta la línea de ítems de activos abajo de la primera columna; los ítems de pasivos y patrimonio, en otra columna. Es fácil comparar los periodos cuando se presentan todos los ítems del balance general de manera vertical. La cuenta de activos incluye muchas otras cuentas en ella, por ejemplo, de efectivo, cuentas por cobrar, terrenos, etcétera. La cuenta de activos y patrimonio consiste en cuentas pequeñas, por ejemplo, de cuentas por pagar, devengos, ganancias retenidas, entre otras.
Crear un balance general puede ayudarte a hacer un seguimiento de la posición financiera de una empresa en un cierto periodo. El balance general que crees se ajustará a tus necesidades de contabilización. Se considera que solo un profesional puede crear un balance general, pero tú también podrás crear un balance general siguiendo los pasos a continuación:
Paso 1: Para crear un balance general, puedes usar el programa básico de Microsoft Excel. Abre Excel y añade el título "Balance General" en la parte superior de la página. Debajo de eso, indica el nombre de la empresa. Añade la fecha efectiva del balance general debajo del encabezado.
Paso 2: Crea la sección para los activos en el extremo izquierdo debajo del encabezado. Enumera todos los ítems de activos y añade el campo de activos totales justo debajo del último ítem en la sección.
Paso 3: Crea la sección para los pasivos en el extremo izquierdo debajo de la sección de activos. Enumera todos los ítems y añade el campo de activos totales al final de la sección.
Paso 4: Crea la sección del patrimonio en el extremo izquierdo debajo de la sección de activos. Enumera todos los ítems y añade el campo de patrimonio total al final de la sección.
Paso 5: Ahora, en la columna siguiente, escribe el valor de cada cuenta. Ponle como nombre a esta columna la fecha del último día de periodo contable. Por ejemplo, puede ser el 31 de diciembre de 2013. Coloca una fórmula para calcular el total de todas las cuentas en la sección de activos al costado del campo del total al final de esta sección.
Paso 6: De forma similar, sigue el paso anterior para la sección de pasivos y patrimonio. Ahora puedes añadir otra columna para ingresar los valores de todas las cuentas durante el siguiente periodo contable.
Paso 7: Si se insertan correctamente todas las cantidades, verás el total de activos es igual al total de pasivos y patrimonio en el balance general. Si no es igual, entonces insertaste las cantidades equivocadas o hubo un error al colocar las fórmulas.
1: Puede ser complejo, incluso para expertos en finanzas, ya que los activos y pasivos pueden terminar en categorías distintas. El error más común en balances generales se comete al clasificar activos y pasivos.
2: Toma en cuenta todos los ítems que necesitas para rellenar tu balance general e indica correctamente todos tus facturas. Puedes usar Excel para categorizar los ítems de tu balance general usando bordes y colores.
3: Si no eres una persona que tiene un conocimiento mínimo de contabilidad, se recomienda descargar una plantilla que se acomode a tus necesidades de tu contabilidad diaria. El balance general puede ser muy sofisticado en algunas plantillas, así que trata de evitar usarlas.
4: Corporaciones grandes sacan sus declaraciones financieras cada año; usualmente incluyen un plan de dos años. Representa cambios en el balance general por los últimos tres años.
5: Hay varios principios de la contabilidad necesarios para preparar un balance general. Debes usar el formato más aceptable requerido por los accionistas.
