Plantilla de nota de crédito: descargar, crear, editar y rellenar

Consejos para rellenar la plantilla

Una nota de crédito es una factura negativa que se utiliza cuando existe una diferencia en el pedido original del cliente o en el importe facturado que puede provocar una deuda importante para el cliente. Hacer una nota de crédito es realmente fácil cuando alguien sabe cómo hacerlo. He aquí una lista de los pasos a seguir para realizar una muestra de nota de crédito:

1. En primer lugar, asegúrate de colocar la frase "Nota de crédito" en la parte superior derecha de la página para evitar que la nota se interprete como una factura regular. Una vez hecho esto, debajo del título coloca la fecha de la nota de crédito y debajo de esta, un número único asignado para la nota.

2. En la parte superior izquierda de la página, puedes colocar el logotipo de tu empresa y su eslogan, si hubiera alguno. A continuación, aparece el puesto y la descripción del mismo. En otros casos, debajo del logotipo de la empresa figura la razón social y la información de contacto del remitente de la nota de crédito. Y lo contrario a esto es a quién se envía la nota de crédito. Se incluyen el nombre de la empresa, la dirección y la información de contacto del cliente.

3. Después de colocar a quién se envía, en la siguiente parte, coloca el vendedor, si lo hubiera, el número de factura, el número de pedido y, sobre todo, el plazo para realizar pago.

4. A continuación, la información detallada debe colocarse en una tabla. Haz una tabla para anotar la cantidad de cada artículo acreditado en la primera columna, el número del artículo en la segunda columna, la descripción del artículo en la tercera columna, el precio unitario en la cuarta columna y, por último, el total de la línea que es el resultado de multiplicar el precio del artículo por la cantidad. Cólocale un nombre apropiado a las columnas.

5. Después, calcula el total de la última columna y escribe este en la parte inferior de la nota con el nombre de "Subtotal". A continuación, multiplica el subtotal por el impuesto sobre las ventas y denomina la columna como "impuesto sobre las ventas". Por último, añade el subtotal y el impuesto sobre las ventas y colócalo en la columna que nombrarás como "Total".

6. Este paso es opcional. Puedes incluir comentarios o notas para el cliente al final de la plantilla de nota de crédito.

¿Qué es una nota de crédito?

Una nota de crédito es un documento emitido por el vendedor de bienes o servicios al comprador por diferentes razones, como que el comprador haya devuelto bienes al vendedor, o que exista una disputa sobre precios, o una bonificación por promoción. También puede emitirse porque, por alguna razón, el comprador no pagará al vendedor el importe completo de la factura. También se le conoce como un documento financiero que las empresas emiten oficialmente en cada transacción notable. Suele incluir detalles sobre el motivo exacto por el que se emitió el importe indicado en la nota, que puede utilizarse posteriormente para recopilar información sobre las notas de crédito y determinar por qué el vendedor las emite. El vendedor registra la nota de crédito como una reducción de su saldo de cuentas por cobrar, mientras que el comprador lo registra como una reducción de su saldo de cuentas por pagar.

Formato básico de una nota de crédito

Una nota de crédito puede dividirse en tres partes: encabezado, cuerpo y pie de página. La frase "Nota de crédito" siempre se escribe en la parte superior de la página de la muestra de nota de crédito. El encabezado contiene el membrete con el logotipo de la empresa, la razón social, la dirección, el teléfono, el correo electrónico y la dirección web, si hubiera alguna. También debe incluirse el número de registro de la empresa y el número del impuesto sobre bienes y servicios, como se realiza en otros países. También hay un número de serie que se mantiene y que es único para cada nota de crédito emitida. Las condiciones de pago se indican debajo de la fecha de la nota de crédito. También se indica el número de referencia del cliente, si lo hubiera, el número de referencia propio y, en la última parte del encabezado, el nombre y la dirección del cliente. En cuanto al cuerpo, hay una descripción que indica claramente la información importante que explica la creación de la nota de crédito. Hay una lista de las cantidades, productos pedidos o enviados, su descripción, el precio, etc. En la parte inferior, aparece un total de todos los créditos emitidos y los ajustes necesarios para el impuesto sobre las ventas y los gastos de envío. También puedes añadir comentarios o notas al cliente en la parte inferior de la nota de crédito.

Más consejos sobre memorandos de crédito

1. Recuerda que no puede haber dos notas de crédito con el mismo número de serie. Cada una de ellas debe tener un número único que se libera específicamente para cada transacción; esto es para mantener el seguimiento de los registros.

2. Puedes incluir todos los métodos de pago tales como tarjeta de crédito, pago contra entrega o cualquier otro método, también menciona la fecha de pago y las condiciones para el pago atrasado y proporciona información sobre la condición y el estado de la relación con el cliente.

3. Asegúrate de que el cliente no tenga confusiones sobre el importe total. Personalizar una nota de crédito puede ser ideal, pero asegúrate de no sacrificar la legibilidad y credibilidad de la nota. Puedes optar por utilizar algunas combinaciones de colores para cada contenido relacionado y un color que realce para todo.

4. Una misma nota de crédito no debe ser utilizada o emitida más de una vez para cada transacción, deben ser únicas entre sí.