Los 4 mejores programas de organización de documentos

Este artículo enumera algunos de los mejores programas de organización de documentos para todas las necesidades. Elija el que se ajuste a las necesidades de su empresa

Andrés Felipe

2024-10-09 16:10:41 • En: Consejos de Negocios • Soluciones comprobadas

La organización de los documentos es una parte esencial de cualquier empresa y, como tal, el software organizador de documentos es necesario para mantener el flujo de entrada y salida de los documentos de la empresa funcionando correctamente. Dependiendo de los documentos empresariales que necesite organizar y de la naturaleza de su empresa, el software organizador de documentos puede variar de una empresa a otra.

Los 4 mejores programas de organización de documentos

1. Patriarca - Plataforma de archivo

Se trata de una solución de archivo electrónico basada en la nube que es ideal para las empresas que necesitan archivar registros y datos transaccionales. Este software organizador de documentos ofrece una seguridad de primer nivel para todos los documentos que se organizan mediante este servicio y cumple con todos los requisitos normativos para su cumplimiento. Al ser una plataforma basada en la nube, es fácil compartir los datos archivados con sus socios comerciales, clientes y empleados. También hace que sea muy fácil localizar, gestionar y compartir rápidamente la información que necesitas, incluso si tienes muchos documentos archivados.

software organizador de documentos gratuito

Ventajas :

Facilita la búsqueda de los documentos que necesita, ahorrando tiempo y recursos
Está basado en la nube, lo que significa una mayor seguridad para sus documentos, así como un fácil intercambio.
Ya cumple con la normativa para que no tenga que enfrentarse a ninguna investigación

Desventajas :

Puede ser un poco difícil de configurar inicialmente

2. ScanStation

Se trata de un software organizador de documentos de front-office para la digitalización de documentos. También cuenta con funciones de autenticación y auditoría, así como con funciones de OCR, OMR, ICR, DMS y en la nube. Es especialmente útil porque simplifica al máximo el escaneo, sin que el usuario necesite conocimientos técnicos previos para utilizar esta solución. También dispone de funciones de captura de firmas electrónicas para que los usuarios puedan firmar y enviar documentos para su firma. La función de búsqueda de texto completo facilita la localización y gestión de los documentos escaneados, especialmente cuando se manejan documentos en masa.

software para organizar documentos escaneados

Ventajas :

Hace que el escaneo de documentos, así como la gestión de los documentos escaneados sea muy fácil
Dispone de funciones OCR que permiten a los usuarios editar los documentos escaneados
Las opciones de almacenamiento en la nube hacen que compartir los documentos escaneados sea mucho más fácil

Desventajas :

Debido a sus numerosas características y capacidades, puede ser difícil de configurar inicialmente

3. PaperSave

Se trata de un software de organización de archivos que resulta especialmente útil cuando se desea automatizar la generación y el intercambio de facturas. El hecho de que sea muy fácil de usar significa que puede mejorar fácilmente las relaciones con los clientes y los proveedores asegurándose de que las facturas se generen rápida y fácilmente. También reduce significativamente el tiempo que se tarda en archivar los documentos, así como en recuperarlos cuando es necesario. Está basado en la nube, por lo que las facturas pueden compartirse con todas las partes interesadas en el menor tiempo posible, y el hecho de que pueda automatizar la conservación de registros significa que no tendrá que repetir las entradas de datos habituales.

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Ventajas :

Viene con retención de registros automatizada para facilitar la entrada de datos
Archivo y recuperación rápidos de documentos
Tiene una función OCR para editar documentos escaneados
Las sencillas funciones de gestión de la impresión le permiten obtener rápidamente copias impresas de los documentos que necesita.

Desventajas :

La empresa tiene una importante carencia de atención al cliente.

4. MaxxVault Enterprise

Se trata de un software organizador de documentos que está diseñado para simplificar la revisión de documentos y facilitar el control de calidad de los mismos. Hace casi todo lo que necesita, incluyendo el control de acceso a los documentos, el archivo y la retención, el montaje de documentos, la conversión de documentos a otros formatos, la indexación de documentos, las firmas electrónicas, el OCR y mucho más. Es fácil de usar y, gracias a que está implementado en la nube, puedes compartir fácilmente los documentos. También viene con una función de búsqueda de texto completo que garantiza que puedas encontrar cualquier documento incluso entre miles.

Ventajas :

Es eficaz en la gestión de todos los aspectos de la organización de documentos
La gestión del correo electrónico es una función ideal si envía y recibe muchos correos electrónicos

Desventajas :