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La hoja de asistencia es un documento en el que se registran todas las personas que asistirán o participarán en un evento. Se trata de un documento importante que permite registrar y llevar un control oficial de la asistencia de una persona, especialmente si se trata de una actividad diaria o continua. En ella se escriben los nombres de los asistentes que están presentes en las fechas pertinentes. Algunas hojas de asistencia requieren la firma del asistente como muestra de honradez y legitimidad de su presencia. También es una herramienta muy útil para que los profesores lleven un seguimiento y evalúen el comportamiento de sus alumnos. Asimismo, sirve de referencia para calcular la retribución de un empleado.
Normalmente, una hoja de asistencia incluye datos básicos como la fecha, la hora y los nombres. Si es para una empresa, el nombre de la misma debe incluirse para mayor formalidad, seguido del nombre del empleado, (dado que en algunos casos la hoja de asistencia se presenta en tarjetas individuales que se distribuyen a cada uno de ellos) y un cuadro con las fechas y horas correspondientes. En las escuelas, los profesores utilizan la hoja de asistencia para llevar un registro de la presencia de sus alumnos; se trata de una tabla con todos los nombres de los alumnos y una casilla para marcar si el alumno está presente o no. Es más como un gráfico con muchas columnas con las fechas en la parte superior de las celdas.
La creación de una hoja de asistencia puede variar en función del uso que se le vaya a dar, pero debe tener el mismo contenido. A continuación se explica cómo crear una hoja de asistencia:
Paso 1: Identifica el propósito del documento. En el caso de que se trate de un registro de asistencia para los trabajadores, puede confeccionarse de forma individual para cada uno de ellos. Hoy en día, existen algunas máquinas de control de entrada y salida en las que solo hay que marcar la tarjeta.
a. Si se trata de un curso diario, recoge los nombres de todos los asistentes.
b. Si se va a utilizar para un evento, es importante hacer primero una lista de todos los invitados.
Paso 2: Diseño. Una hoja de asistencia puede ser un gráfico o un diagrama, así como una columna organizada con múltiples celdas. Un gráfico o diagrama puede ser útil si el número de asistentes es reducido, mientras que una columna con varias celdas es ideal si el número de asistentes es elevado, como en el caso de una clase. Reserva un espacio para las fechas y la hora, así como un recuadro para la firma si es necesario. Es importante colocar la fecha y hora en el lugar adecuado para facilitar el seguimiento. Estas pueden ir dispuestas en una línea horizontal hacia la derecha, en columnas separadas, mientras que los nombres van en vertical, hacia abajo.
Paso 3: Haz la lista. Una vez hecho el gráfico, haz la lista de las personas que se espera que acudan. Asegúrate de que la casilla de la firma aparezca junto al nombre de cada asistente, consignando así de manera veraz su presencia. Al hacerlo así, los asistentes solo tendrán que buscar su nombre y firmar.
Las hojas de asistencia no solo son una forma de confirmar la presencia de una persona. En algunos casos, también sirven para hacer un seguimiento de las personas en caso de que algo malo ocurra. Conocer la fecha y la hora en la que una persona estuvo presente puede ser una prueba útil.
1: Si se trata de un evento o función, es necesario pasar la hoja de asistencia justo antes de que los asistentes entren en el lugar donde se celebrará el evento para que puedan ver y firmar el documento con facilidad.
2: Microsoft Office es una herramienta muy útil para confeccionar una hoja de asistencia. Esta herramienta te ayudará a hacer un gráfico atractivo y ordenado para los asistentes. No debe confundir a los invitados. También puedes descargar una plantilla en línea, así no tendrás que invertir tiempo en hacer el gráfico.
3: Si se trata de una hoja de asistencia diaria o semanal, como por ejemplo para una clase, haz varias copias y guárdalas para ahorrar tiempo.
