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Visualizar cómo quedaría un lugar con los invitados es quizá uno de los aspectos más emocionantes de la celebración de un evento. Y para que este tenga éxito, es necesario tener en cuenta varios aspectos, como la disposición de los asientos. Nos ayudará a aclarar las dudas sobre si podremos hacer que se sientan cómodos y satisfechos. Si el evento se celebrará en un lugar amplio, lo mejor es hacer un mapa de distribución de asientos, y si no sabes cómo, existen innumerables plantillas en internet que puedes consultar. Este mapa debe ser lo suficientemente claro e indicar la posición que ocupará cada persona, mostrando en un gráfico dónde se ubicará durante el evento.
Para que un evento tenga éxito, debe estar bien planificado y organizado, por lo que es necesario concretar los detalles. Al momento de armar el plano de distribución de asientos, se debe tener en cuenta el área en la que se llevará a cabo el evento y las personas que ocuparán cada ubicación. En el caso de un evento en el que haya un orador, hay que asegurarse de que la distribución de los asientos permita que todo el mundo pueda verlo. Para este tipo de actos, es mejor que los asientos se ubiquen alrededor de los anfitriones. Si se trata de un banquete de boda en el que hay diferentes mesas, es mejor asignar los asientos según los miembros de la familia y los invitados importantes.
Sigue estas indicaciones para elaborar un plano de distribución de asientos:
Paso 1 Finalidad del mapa de asientos: en primer lugar, es importante saber qué tipo de mapa de asientos se va a hacer. Si sabemos que es para una clase, para un vehículo, para un concierto o para un evento, podremos determinar fácilmente qué detalles necesitamos.
Paso 2 Número de personas previstas: si viene mucha gente y los asientos solo están pensados para un número reducido de personas, el evento puede convertirse en un desastre. Sobre todo si los asientos no están bien designados, la situación podría volverse incontrolable. Por lo tanto, lo correcto es saber cuántas personas se esperan y asegurarse de que al ver el mapa, las personas sepan claramente dónde se ubicarán.
Paso 3 Lugar del evento: una vez que sepas qué tipo de mapa hacer y cuántos asistentes esperar, es el momento de considerar el área que se va a ocupar. El número de asientos debe coincidir con la cantidad que el lugar pueda albergar.
Paso 4 Distribución de los asientos: con la ayuda de algunas plantillas, debería ser fácil hacerse una idea de cómo va a quedar la distribución. Puedes utilizar Microsoft Word, Excel o PDF con este fin. Una buena forma de visualizar los resultados es asignando una misma forma y color a cada asiento, fila o tabla.
Paso 5 Asignar los asientos: una vez que hayas terminado de trazar la disposición deseada de los asientos, es necesario tener en cuenta la ubicación de cada invitado o persona que ocupará los asientos. Les ayudará a encontrar el camino a sus respectivas áreas, facilitando su desplazamiento y reduciendo las preocupaciones de los anfitriones.
Un mapa de distribución de asientos bien organizado será la mejor guía para todos los que lo consulten. Con el fin de elaborar un plan adecuado, a continuación te ofrecemos algunos consejos prácticos:
1. Información precisa: es lo más importante a la hora de confeccionar un mapa de distribución de asientos. Considera todos los detalles, incluyendo hacia dónde debe mirar el público o los invitados para conseguir una buena distribución.
2. Que sea sencillo: si este mapa va a colocarse en la entrada del local, es importante que sea sencillo y fácil de entender.Ahora bien, esto puede generar alguna confusión, pero las empresas siempre pueden hacer otra copia de la factura emitida, especialmente cuando se trata de operaciones fuera del país; puedes hacer dos copias en tu moneda y dos copias en la moneda del vendedor, con un solo número de seguimiento o número de transacción. Esto es por consideración a los clientes.
3. Busca en internet: existen infinidad de plantillas disponibles para su descarga gratuita en internet. Muchas te permiten modificar el formato para darle un aspecto más personalizado. De este modo, hacer un mapa de distribución de asientos no debería ser nada complicado. Eso sí, asegúrate de que la plantilla se ajusta a la información que has recopilado.
