ALCONS ENGINEERING Ltd. Adoptamos PDFelement para una Gestión de Documentos Eficaz

ALCONS ENGINEERING Ltd., una empresa de ingeniería civil de nivel medio, presta servicios de ingeniería civil en diferentes proyectos locales. Con proyectos gubernamentales y servicios de este tipo en el aviso, tuvieron que establecer y gestionar diferentes documentos relacionados con el proyecto. Sin embargo, hubo algunas cuestiones particulares relacionadas con la gestión de la documentación que fueron abordadas por las autoridades de la empresa.

Lo único que se interpone entre un proyecto y el éxito es la eficacia del trabajo. Fue entonces cuando a Bogdan, el director de proyecto, se le ocurrió la idea de compartir PDFelement como remedio productivo. Sus responsabilidades son las siguientes: "Por lo general, investigo nuevos programas informáticos que puedan ser útiles y los presento a la alta dirección. Superviso el proceso de adquisición".

ALCONS ENGINEERING Ltd. consiguió reducir el 30% del tiempo de desperdicio en 1-2 meses. En conclusión, tuvieron la oportunidad de dedicar más tiempo a sus tareas imperativas en lugar de centrarse en sus tareas básicas de manipulación.

EL PROBLEMA

El Tiempo Libre Nunca Estuvo en el Concepto

Bogdan mencionó algunos problemas expresivos que identificó como director de proyectos de la empresa. Uno de los graves problemas que la empresa no abordaba repetidamente era la gestión del tiempo. Siendo una empresa de soluciones de ingeniería civil, ALCONS ENGINEERING debería centrarse en el proyecto en sí, en lugar de en su documentación.

Para la empresa era una exasperación total seguir dando vueltas a este problema. Sin una solución para la gestión del tiempo, los empleados tardaban mucho tiempo en cubrir las simples soluciones. Esto daba a los empleados una razón para evitar el proyecto "real". La gestión moderna de proyectos requiere técnicas como editores ejemplares, OCR y anotadores de documentos.

ALCONS ENGINEERING Ltd. carecía de todas las plataformas mencionadas. Se estaba perdiendo tiempo, y no había ninguna solución evidente que pudiera ayudarles a llegar a una solución.

El Trabajo Manual Equivale a una Menor Finalización del Trabajo

Cada vez que la empresa se disponía a iniciar un proyecto, había algunos trámites y cumplimientos básicos que debían completarse a tiempo para garantizar un control y un equilibrio adecuados del proyecto. Sin embargo, Bogdan afirmó que lo que se llevaba a cabo para descubrir responsabilidades dentro del proyecto se convertía en una responsabilidad en sí misma.

Bogdan declaró que procedimientos como la impresión, el escaneo, la extracción y la sustitución de documentos se convirtieron en algo que requería demasiado tiempo. Los empleados tenían que numerar manualmente los documentos del proyecto después de imprimirlos. Anotar los números de página en los documentos puede ser extremadamente alarmante y agonizante para el empleado y el empleador.

Las Soluciones Ineficaces No Mantuvieron los Problemas en el Sillón

Bogdan mencionó haber optado por soluciones que pudieran eximir eficazmente de los problemas de gestión de la documentación de la empresa. Adobe Acrobat Pro era una de sus principales opciones en la gestión de documentos. Sin embargo, Bogdan descubrió que el programa era extremadamente difícil y complicado para él y sus colegas.

"Era bueno, pero muy caro, ya que necesitaba que al menos varias personas pudieran editar PDF al mismo tiempo", dice Bogdan cuando se le pregunta por qué dejó Adobe Acrobat. La solución que presentó para el equipo era extremadamente complicada en su totalidad, lo que dificultaba la gestión de los documentos a un precio elevado. Siendo una empresa de nivel medio, ALCONS ENGINEERING Ltd. no puede permitirse gastos tan extravagantes.

Convertir la Redacción de Documentos en una Carga

ALCONS ENGINEERING Ltd. cubre proyectos de clientes. La información que se comparte en estos proyectos de clientes es confidencial. La protección de los archivos era una necesidad. Sin embargo, todo este procedimiento se cubría especialmente mediante marcadores negros y escaneado manual.

La redacción de la información fue un procedimiento muy prolongado antes de que Bogdan intentara dar con una solución eficaz. La ocultación de información seguía el procedimiento de imprimir el documento, marcarlo manualmente con un rotulador y escanearlo para ocultar con éxito todos los secretos presentes en el documento. Esto no sólo dificultaba excesivamente el trabajo, sino que también se convertía en una molestia para las personas de la empresa.

Bogdan se dio cuenta de la necesidad de una automatización provocativa y se dedicó a buscar una herramienta adecuada para solucionar todos los problemas. Al estar a cargo del proceso de adquisición, Bogdan trabajó en los problemas para descubrir el antídoto.

EL RESULTADO

La Urgencia de la Implementación - Encontrar a PDFelement como EL SALVADOR

Mientras Bogdan estaba enfrascado en la búsqueda de una solución adecuada para hacer eficiente el trabajo en equipo, dio con PDFelement. Afortunadamente, fue su día de suerte cuando compró una licencia para probar la herramienta. Pensó que era una muy buena inversión, no sólo para él sino también para la empresa.

Se compraron más licencias para la empresa y se informó a la dirección sobre la herramienta. Esto llevó a la adopción de la herramienta a gran escala. La implantación fue bastante sencilla y fácil. Mediante un simple anuncio, se informó a todo el mundo sobre PDFelement.

La empresa comenzó a utilizar PDFelement para gestionar su documentación. Como Bogdan mencionó que la herramienta era muy fácil de usar, explicó el procedimiento de implantación en detalle. "No se realizó ninguna formación real. Creé algunos clips con funcionalidades básicas en mi idioma para que todo el mundo pudiera acceder a ellos en cualquier momento que lo necesitara".

La Numeración Bates se Convirtió en Algo Tan Sencillo como Configurar Puntos de Viñeta

Bogdan mencionó la mejora de múltiples problemas con la documentación a través de PDFelement. La numeración Bates era un requisito importante que debía completarse en todo el procedimiento. Como la información era bastante confidencial e importante para el proyecto, requería una numeración adecuada.

"Se trata de un trabajo que requiere mucho tiempo, ya que suelo presentar conjuntos de documentos que tienen alrededor de 1.500 páginas x 4 copias = 6.000 páginas que hay que numerar", fue lo que dijo Bogdan cuando se le preguntó por la dificultad de la numeración Bates para la empresa. Gracias a las eficaces funciones de organización que ofrece PDFelement, los usuarios pudieron configurar los documentos.

PDFelement ofrece a los usuarios una opción sencilla para configurar etiquetas de página para los documentos. Con esta herramienta, pudieron numerar sus innumerables documentos en cuestión de minutos.

Combinando a Través de PDFelement en Lugar de la Configuración Manual

Como se ha mencionado anteriormente, ALCONS ENGINEERING Ltd. tenía que pasar por enormes copias gubernamentales de archivos. No sólo debían realizar la numeración bates a través de ella, sino que también tenían que hacer múltiples copias de estos documentos. A continuación, estas copias debían combinarse y luego combinarse como corresponde. La ecuación era complicada hasta que Bogdan dio con PDFelement.

PDFelement ofrece eficaces herramientas de combinación de PDF que pueden combinar fácilmente las herramientas a través de simples clics o de las competentes funciones de "Combinar" que se ofrecen a los usuarios. A los empleados les quedaba ahora mucho tiempo después de añadir el número bates en los archivos de forma automática y combinar documentos grandes en un único archivo PDF con PDFelement.

La Gestión de Archivos es Muy Fácil

PDFelement realmente hizo la vida más fácil, como afirma Bogdan. La herramienta ofrecía un conjunto de características distintivas a sus usuarios, que les ayudaban a gestionar los documentos con facilidad. Mientras que los empleados perdían tiempo en la creación de archivos para los proyectos, PDFelement hizo que editar, copiar, insertar y eliminar fuera cuestión de segundos.

A los empleados les resultó excepcionalmente fácil editar los documentos dentro de la plataforma. Podían añadir o editar texto e imágenes en los documentos. Además, la plataforma les ofrecía diferentes herramientas de anotación, lo que les facilitaba marcar y redactar información importante dentro del archivo. Toda la información confidencial que debía ser redactada por seguridad podía ocultarse con PDFelement.

El OCR Eliminó Todos los Problemas Existentes con la Gestión del Tiempo

La tecnología OCR de PDFelement ofrece a los usuarios un reconocimiento de texto preciso en imágenes o en archivos PDF escaneados. Al mismo tiempo que ayuda a los empleados de ALCONS a extraer el texto de las imágenes de los documentos, la plataforma extrae más de 20 idiomas que soporta. De este modo, se facilita el procedimiento de edición del documento.

Esta tecnología generalizada ha sido muy reconocida por las personas, especialmente por Bogdan, que quedó impresionado con la tecnología de Reconocimiento Óptico de Caracteres de PDFelement. La extracción de datos de lotes de archivos se hizo fácil con su función de procesamiento por lotes. Desde que ALCONS ENGINEERING Ltd. exigió el escaneo de los documentos existentes según su registro, PDFelement lo hizo a un clic de distancia.

PDFelement es muy intuitivo, potente y muy accesible en cuanto a precio. Es estupendo que la versión gratuita te permita utilizar todas las funciones, esto hace que sea muy fácil determinar si PDFelement es adecuado para ti o para tu empresa.

La Tan Esperada Eficiencia del Trabajo fue Realmente Alcanzada

Con PDFelement, Bogdan estaba realmente orgulloso de exclamar cómo la empresa era capaz de llevar a cabo sus operaciones diarias. "Sin duda, supone una gran ventaja para la empresa y las operaciones diarias", menciona Bogdan.

Las tareas que realmente importaban tenían tanto el tiempo como la energía para ser ejecutadas. "Tenemos más tiempo para hacer las tareas que importan y aportan valor en lugar del trabajo pesado", es lo que Bogdan compartió con nosotros mientras exclamaba los resultados que la empresa disfruta al adoptar PDFelement. En cuestión de uno o dos meses, la empresa fue capaz de reducir su porcentaje de pérdida de tiempo en un 30%, lo que supuso un gran logro para el equipo.