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Un memorando de política es un documento escrito en el que se ofrecen análisis y recomendaciones o incluso consejos sobre un tema determinado. Suele dirigirse a un lector o público limitado, por ejemplo, un jefe político, un supervisor o un directivo. Este tipo de memorando se elabora basándose en hechos y en la discusión de un tema determinado, incluyendo contenidos informativos de manera profesional, además, proporciona los antecedentes del tema, una solución y lo que llevó al autor del memorando a llegar a la recomendación o consejo. Un memorando de política debe ser lo suficientemente claro y conciso para captar la atención y comprensión, y estar bien organizado; incluso la primera y segunda oración del memorando deben ser lo suficientemente claras para que el lector se haga una idea de lo que trata este.
Un memorando de política sigue una estructura o formato básico. Incluye un encabezado y/o subencabezado, una introducción breve, antecedentes del tema, análisis del tema y la conclusión o recomendación. Puede que no necesite una explicación extensa, pues siempre debe ser concisa y comprensible. Normalmente se divide en párrafos o secciones que remiten al contenido adecuado en el orden correcto y deben seguir un método lógico. Los memorandos de política deben redactarse con profesionalismo y ser informativos para ayudar al público a alcanzar el objetivo del redactor. En realidad, este tipo de memorando no debe dirigir al responsable de la toma de decisiones con respecto a lo que debe hacer, sino ayudar al lector a involucrarse en una orden o decisión.
Un memorando de política debe ser un acceso rápido a la información para tomar una decisión informada. Existen varios formatos para hacerlo y este es uno de ellos:
Paso 1: Haz el borrador de un esquema sobre cómo entregar el memorando en cuanto a información y declaración. Después de hacerlo, intenta elegir las palabras adecuadas y sencillas.
Paso 2: Empieza escribiendo la palabra "Memorando" o "Memorando de política" en la parte superior y en el centro de la página. De este modo, el lector distinguirá fácilmente cuál es el propósito del documento.
Paso 3: Lo siguiente es hacer los contenidos del subencabezado los cuales son "para", "de", "fecha" y "asunto del memorando". Dirigirse correctamente al lector o al público del memorando contribuye a su legibilidad y profesionalismo.
Paso 4: Ahora procede con la "Introducción del memorando" en esta se debe definir el tema y escribir el resumen o enunciado de la recomendación así como la conclusión de la totalidad del memorando.
Paso 5: La siguiente sección es la discusión o desglose de los antecedentes de la cuestión. Enumera o indica toda la información necesaria de forma lógica. En esta parte, el autor también debe explicar por qué el tema se ha convertido en motivo de preocupación.
Paso 6: A continuación, escribe los argumentos de apoyo o el análisis. Haz una lista de todas las opciones posibles en relación con el asunto. En esta parte también deben discutirse los pros y los contras de cada punto.
Paso 7: La última parte del memorando debe ser la recomendación a la que ha llegado el autor del memorando. También es necesario que el autor del memorando indique en esta parte las razones por las que recomienda esa idea.
Cuando enumeres opciones o ideas, considera la posibilidad de utilizar viñetas o números para reflejar las opciones.
Utiliza ideas basadas en hechos. Esto ayuda a la claridad y legibilidad del memorando. Recuerda que este tipo de memorando se centra más en la recomendación y no en decirle al responsable de la toma de decisiones lo que tiene que hacer. También es mejor hacer el uso correcto de las palabras.
Conoce el propósito del memorando para que te ayude a aportar ideas que puedan incluirse en él. Siempre realiza primero un borrador para poder elegir fácilmente qué cosas incluir y cuáles no.
Revisa una y otra vez para saber si existe algún error. Comprueba el formato y el contenido escrito.
Si es necesario presentar documentos justificativos, adjúntalos al memorando y fíjalos con una grapa. Lo mismo aplica si existen otras páginas como continuación del memorando.
Explica cada recomendación y enfatiza de forma eficaz y lógica.
