Olvídate del papel para mejorar tu flujo de trabajo documental
Pasa de un proceso basado en papel a un flujo de trabajo digital. Escanea documentos en papel y guárdalos como archivos PDF en la nube o en el disco duro. Agiliza tu proceso de gestión de datos digitalizando los registros en papel, como facturas, recibos, declaraciones de impuestos, etc.
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¿Por qué sin papel?
Reducir costes
Ahorra costes de papel, suministros de impresión, espacios de almacenamiento, correo y envío. Las soluciones sin papel ahorran 80 dólares por empleado.
Mejorar la colaboración
Agiliza el flujo de trabajo empresarial. La gestión de documentos digitales desempeña un papel importante en la colaboración de contenidos, especialmente en el entorno de trabajo a distancia.
Ecológico
Prescindir del papel tiene importantes beneficios para el medio ambiente. Las soluciones de oficina sin papel reducen el impacto sobre el medio ambiente y disminuyen la huella de carbono y el consumo de energía.
Aumentar la eficiencia
El flujo de trabajo digital reduce los errores humanos al eliminar las erratas y otros errores. Ahorra a los empleados tareas tediosas y destínalos a otras más productivas. .
Aumentar la seguridad
Controla el acceso a tu información confidencial. Utiliza el sistema más avanzado para almacenar y hacer copias de seguridad de tus datos. Garantiza la seguridad de los documentos y facilita el cumplimiento de las normativas.
Acceso más fácil
Permite que los empleados accedan a los archivos en cualquier momento y desde cualquier lugar. Proporciona un seguimiento rápido de los archivos con sólo buscar el nombre de los documentos y encontrarlos de forma rápida y sencilla.
Las mejores herramientas para facilitar los
flujos de trabajo sin papel.
¿Qué son las aulas sin papel?
En una clase sin papeles, todos los documentos en papel (libros de texto, deberes, expedientes académicos) se sustituyen por documentos digitales. Profesores y alumnos utilizan ordenadores, tabletas y otras herramientas digitales para acceder a las lecciones y calificaciones en línea y completar todas las tareas de enseñanza/aprendizaje de forma electrónica y digital.
Utilice herramientas PDF para facilitar las aulas sin papel.
Organize PDF: Utilice herramientas PDF para facilitar las aulas sin papel.
Convert PDF: Convierte materiales de clase de diferentes formatos a PDF sin perder el formato original. Convierte diapositivas PPT en libros electrónicos PDF para compartirlos con los alumnos en línea.
"A menudo tengo que editar los trabajos de mis alumnos, anotando comentarios, cambiando textos, desplazando páginas, etc. Creo que PDFelement puede hacer todas las cosas complicadas".
-- Ayla，Maestra
¿Qué es la oficina sin papeles?
Una oficina sin papeles es un entorno de trabajo que reduce al mínimo los procedimientos basados en papel y, en su lugar, se basa en documentos digitales. Algunas organizaciones prefieren el término "paper-light", ya que la dependencia del papel sigue existiendo debido a los procesos o a los requisitos de cumplimiento. Si los archivos en papel no pueden eliminarse por completo de la actividad empresarial, las empresas están dispuestas a crear una cultura paper-light reduciendo la cantidad de papel.
2 mejores soluciones de oficina sin papel.
OCR de PDF: reconozca texto en imágenes o PDF escaneados para convertir documentos de datos de clientes fotografiados en un formato legible por máquina. Busca y edita esos documentos para facilitar la gestión y el análisis de los datos recopilados.
Formulario PDF: Utilice la función Reconocer formulario de PDFelement para crear cuestionarios interactivos y formularios de encuesta automáticamente. Con un solo clic, cree un formulario PDF rellenable que los clientes y visitantes de su sitio web estarán deseando rellenar.
"Utiliza la función OCR PDF para convertir escaneos PDF en archivos con capacidad de búsqueda, para guardarlos como formatos editables de Office con el fin de gestionar y categorizar diferentes tipos de datos recopilados".
-- Preston, Programador
Olvídese del papel con un flujo de trabajo financiero automatizado.
Las finanzas sin papel se refieren a un proceso de transacción completamente electrónico sin papel. La eliminación del papel ayuda a los departamentos de contabilidad a agilizar los procedimientos de trabajo, conseguir transacciones transparentes y de fácil seguimiento, reducir los índices de error y eliminar el almacenamiento de archivos. Con el uso de un sistema sin papel, se espera que las instituciones financieras reduzcan sus gastos operativos.
Olvídese del papel en las instituciones financieras con herramientas PDF.
Firma PDF: Firme contratos, facturas, formularios bancarios y muchos otros documentos en PDF de forma rápida y segura en cualquier dispositivo, en cualquier momento y en cualquier lugar. Con el flujo de trabajo digital, elimine errores en los documentos, como la falta de firmas y de datos de las transacciones.
Extraiga datos PDF: Con las potentes funciones de OCR y captura, PDFelement permite extraer formularios y capturar texto basado en imágenes para digitalizar recibos, facturas, libros de contabilidad y otros documentos financieros.
"Soy contable y estamos pasando de los registros en papel a los electrónicos. Esto hace que crear, combinar, extraer y editar archivos PDF sea muy importante. "
-- Joey, Contable
¿Qué es un flujo de trabajo sin papel en la edición?
La edición electrónica es la nueva rama de la industria editorial en la que se publican libros electrónicos y revistas digitales sin páginas físicas impresas. La publicación digital tiene una menor huella de carbono, lo que la hace superior a los libros impresos.
Herramientas PDF para facilitar la publicación sin papel.
Convertir PDF: Convierte archivos PDF en documentos editables de Word, Excel y PPT, conservando todas las fuentes y el formato originales. Incluso los PDF escaneados pueden convertirse en texto editable con OCR.
Editar PDF: Edita borradores de libros, añade enlaces e inserta formas y otros elementos en páginas PDF. PDFelement dispone de todas las herramientas esenciales para el tratamiento de textos, lo que le permite crear y editar manuscritos en PDF.
"Cuando edito libros y revistas, puedo usar PDFelement para añadir notas de burbuja al borrador y editar directamente los documentos PDF que me envían los escritores".
-- Joey, Contable
¿Qué es un despacho de abogados sin papel?
Un bufete de abogados sin papeles es un bufete de abogados que conserva un mínimo de copias en papel de los documentos que deben almacenarse y manejarse. En lugar de imprimir todos los documentos, los bufetes de abogados sin papel se digitalizan convirtiendo sus archivos en papel en documentos electrónicos.
Pásese a un bufete sin papel para mejorar la eficacia con herramientas PDF.
Editar PDF: Edite documentos legales y añada anotaciones a los textos con PDFelement en lugar de utilizar notas adhesivas físicas para reducir el trabajo manual. Reúna varios archivos y busque información importante en multitud de materiales de prueba con un solo clic.
Formulario PDF: Convierte rápidamente documentos de Word en formularios PDF rellenables, Crea horarios para oficinas con facilidad. Añada campos interactivos a los formularios PDF emitidos por los tribunales para hacerlos más fáciles de usar y eficaces.
" Convierta rápidamente documentos de Word en formularios PDF rellenables, Cree horarios para oficinas con facilidad. Añada campos interactivos a los formularios PDF emitidos por los tribunales para hacerlos más fáciles de usar y eficaces".
-- Bethany, Directora de Asuntos Jurídicos
¿Qué es un gobierno sin papeles?
En una Administración completamente sin papeles, todos sus procesos internos y servicios de cara al cliente están digitalizados, y se eliminan los papeles para cualquier trámite y transacción gubernamental.
Herramientas PDF para facilitar la gobernanza sin papel.
Formulario PDF: Cree una plantilla maestra con campos de formulario clasificados para formularios de solicitud orientados al cliente. Añada campos de firma digital, botones, casillas y campos de texto para que los clientes rellenen fácilmente los formularios.
Conversión por lotes: Cree una plantilla maestra con campos de formulario clasificados para los formularios de solicitud orientados al cliente. Añada campos de firma digital, botones, casillas y campos de texto para que los clientes rellenen fácilmente los formularios.
"Utilizo PDFelement prácticamente todos los días a todas horas. Edición y anotación de acuerdos y PNT en .pdf, además de poder realizar las mismas tareas por teléfono. "
--Vanessa, Administradora de Servicios
Flujo de trabajo sin papeles.
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Preguntas y respuestas
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¿Cómo puedo prescindir del papel en casa?
Lleva tiempo reducir el número de papeles en casa y finalmente eliminar todos los papeles. Por lo tanto, tendrás que ser persistente y paciente para dejar de usar papel en casa. A continuación te damos 7 consejos que te ayudarán a crear un hogar sin papel.
- Dona tu impresora.
- Participe en programas de reciclaje de papel.
- Digitalice sus documentos.
- Regístrese para recibir extractos y facturas electrónicos.
- Cambie los libros físicos por libros electrónicos y revistas digitales.
- Utiliza teléfonos inteligentes o tabletas para tomar notas.
- Firme electrónicamente sus documentos en lugar de utilizar las firmas tradicionales de tinta húmeda.
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¿Cuáles son las ventajas de una oficina sin papel?
Las principales ventajas de una oficina sin papel son:
- Mejore la colaboración entre los empleados con documentos digitales.
- Ahorra espacio de almacenamiento.
- Ahorre tiempo y dinero en impresión.
- Mejore la eficacia del trabajo con un seguimiento sencillo de los documentos.
- Reduzca los errores humanos con un flujo de trabajo más automatizado.
- Garantizar la seguridad de los documentos.
- Reducir la huella de carbono.
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¿Cómo organizar los archivos sin papel?
Siga estos 5 pasos para organizar sus archivos sin papel:
- Utiliza un servidor o una nube de documentos para guardar tus archivos.
- Nombra los archivos sistemáticamente.
- Clasifique los documentos estratégicamente.
- Cifra tu sistema de almacenamiento de archivos con contraseñas.
- Utiliza el software de gestión de archivos que necesites.
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¿Cómo ayuda al medio ambiente prescindir del papel?
Estas son las 4 ventajas medioambientales de prescindir del papel:
- Reducir el consumo de energía.
- Reducir los residuos de papel que van a parar a los vertederos.
- Ahorrar el agua utilizada en la fabricación de productos relacionados con el papel.
- Salvar nuestros bosques.
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¿Cuál es la mejor manera de almacenar documentos electrónicamente?
A continuación se indican las 3 mejores formas de almacenar documentos electrónicamente:
Save your files on a portable hard disk and keep the disk in a secure place to prevent hacking.
Almacena tus documentos en el disco duro de tu ordenador para gestionarlos de forma rápida y sencilla.
Guarda documentos en una nube en línea, como Google Drive, Wondershare Document Cloud, etc. para acceder a ellos en cualquier momento y lugar.
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¿Cómo convierto el papel en digital?
PDFelement permite digitalizar fácilmente un documento en papel. Abra el programa PDFelement en su ordenador y haga clic en el botón "Crear PDF" > "Desde escáner". Coloque el documento en papel en el escáner, modifique los ajustes en la ventana emergente "Escanear" y haga clic en "Escanear". De este modo, habrá creado una versión digital del archivo. También puede utilizar la función OCR de PDFelement para reconocer el texto del documento.
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