Los 4 Mejores Sistemas de Archivo sin Papel para Gestionar Documentos - Actualizado

El primer paso que hay que dar hacia la oficina sin papeles es, simplemente, decidir que se quiere una oficina sin papeles. Pero una vez que hayas decidido dar ese paso, necesitas una buena solución de gestión de documentos, un sistema de archivo sin papel si se quiere. Es importante entender qué sistema es el mejor para tu organización. Algunos de ellos tienen diferentes características, diferentes beneficios, el precio es diferente, y mucho más. Nuestra guía te ayudará a decidir cuál es el más adecuado para ti, y a elegir el mejor entre la variedad de sistemas empresariales sin papel.

Los 4 Mejores Sistemas sin Papel para Gestionar Documentos

1. PDFelement para Negocios - Editar Documentos PDF Escaneados

PDFelement para Negocios está diseñado para pequeñas empresas y negocios. Es el sistema sin papel clave para ayudarte a tratar los documentos PDF, así como los documentos escaneados. Como todo el mundo sabe, los documentos PDF son cada vez más populares entre las empresas. Por ejemplo, los archivos confidenciales más importantes están en formato PDF, las normas y reglamentos están en formato PDF, los contratos están en formato PDF, etc.

El punto más importante para el sistema de archivo sin papel es que, es posible que desees editar esos archivos PDF escaneados o imágenes escaneadas. La función OCR de PDFelement puede ayudarte a hacerlo. El OCR puede convertir el PDF escaneado en textos editables y que se puedan buscar en caso de que necesites cambiar algo en él.

2.CrashPlan - Copia de seguridad de Documentos

Su lema es bastante sencillo: "La copia de seguridad de la computadora se hace simple". CrashPlan permite a los pequeños negocios y a las empresas hacer copias de seguridad de sus archivos de forma fácil y sin complicaciones. El programa también es accesible para los propietarios de viviendas. Con el plan estándar, se obtiene una copia de seguridad gratuita en una unidad externa, además de en las nubes. En otras palabras, los archivos se guardan en dos lugares diferentes, y la seguridad trifecta es insuperable.

También puedes disfrutar de una opción de clave privada, que te permite proteger tu vida digital con un cifrado de 448 bits. En esencia, creas un campo de fuerza prácticamente impenetrable alrededor de tus documentos. Hay diferentes planes, dependiendo de si necesitas gigabytes de copia de seguridad en línea o terabytes. Basta con decir que CrashPlan puede hacer realidad ambas cosas. Y lo mejor de todo es que CrashPlan no cobra nada extra por restaurar los archivos. Por último, pero no menos importante, tendrás acceso a la aplicación móvil gratuita de CrashPlan, que te permitirá acceder a los archivos de tu computadora desde tu teléfono móvil, en cualquier lugar.

3. Yep from Iconic Software - Sistema de Archivo Sin Papel para Mac

Incluso con una barrera real, Yep es un gran sistema de archivo sin papel. Yep sólo funciona en computadoras Macintosh basados en Intel, pero sus características, lo convierten en uno de los mejores para las empresas que utilizan productos Apple.

Entre sus principales características se encuentran la consolidación y el etiquetado de todos los documentos digitales, la búsqueda, la gestión y la visualización de documentos en PDF y la integración con un escáner. Piénsalo así: Puedes guardar tu música en iTunes, tus fotos en iPhoto y tus documentos PDF pueden ir ahora en Yep. Cuando inicias el programa por primera vez, obtienes automáticamente una lista de todos tus documentos PDF, de Office y de iWork.

Una de las mayores ventajas de Yep en comparación con otros programas es que puedes buscar entre los documentos rápidamente, sin tener que preocuparte de dónde has guardado el documento. Además, puedes añadir tus propias etiquetas a cualquier documento. Yep te ayuda a mantener tus documentos organizados y te ofrece un registro de todas tus facturas, documentos de investigación, recibos y todo lo demás. Y si pensabas que crear documentos PDF es difícil y complicado, Yep te permite crear un documento PDF sin necesidad de escanearlo. Con sólo arrastrar el texto, creas un archivo de texto. O puedes crear un archivo de imagen de la misma manera.

4. Mariner Paperless - Sistema de Archivo Sin Papel para Mac y Windows

Mariner y Fujitsu se asociaron, y su colaboración permitió a Mariner integrar el programa Paperless en los escáneres ScanSnap de Fujitsu, los más vendidos. La empresa ofrece ahora el paquete Paperless a empresas de Estados Unidos, Canadá, Australia y Europa.

El escáner es compatible tanto con Mac OS como con Windows. La empresa recomienda encarecidamente utilizar Paperless con ScanSnap. Sin embargo, puedes utilizar cualquier otro escáner gracias al método de captura de imágenes de Apple. Si tienes una computadora con Windows, necesitas un escáner que soporte TWIN o WIA para usar Paperless. De nuevo, ScanSnap es la opción recomendada, pero puedes comprar otro escáner. Y siempre se puede probar una copia de prueba antes de elegir Paperless.

La empresa también ofrece Paperless Lite, que es una versión ligera del software. Las características incluyen la creación de una sencilla gestión de recibos digitales, donde se pueden almacenar y crear todos los recibos.

Otras cosas que debes saber sobre el sistema Paperless:

¿Por qué pasar a ser sin papeles con el Sistema de Archivo Paperless?

Nos gustaría darte algunas razones que justifiquen la inversión de ir sin papel. Hay varias razones, pero nos limitaremos a la básica.

La primera y más importante razón por la que quieres un sistema sin papel es que ahorras dinero. Hay una variedad de papeles de copia volando por la oficina, y tienen un precio. Pero con la oficina sin papel, no tienes que pagar por el papel de copia. El dinero que se ahorra se puede utilizar para un objetivo diferente.

Tus documentos estarán almacenados y organizados, y podrás encontrar la información que desees fácilmente. Todos los documentos están indexados, y con el etiquetado adicional, puedes encontrar fácil y rápidamente la información que necesitas/quieres.

¿Y hemos mencionado que puedes acceder a tus documentos desde cualquier lugar? En el nuevo y moderno mundo en el que vivimos, se exige a los ejecutivos y empleados que utilicen y encuentren la información en segundos, no en días. Eso sólo es posible con la oficina sin papel.

Hablando de acelerar el proceso y la eficiencia de tu empresa, los sistemas sin papel te permiten agilizar las aprobaciones. Las empresas de hoy en día han utilizado la firma electrónica para procesar documentos tanto internos como externos. Y luego, está la automatización de procesos, un programa que ayuda a la gestión y distribución de documentos. Puedes utilizar la automatización de procesos para almacenar, distribuir y enrutar documentos electrónicos, así como para colaborar con los colegas. Todos los documentos se pueden compartir, lo que significa que, varias personas pueden consultarlos al mismo tiempo.

A fin de cuentas, todas las ventajas de los sistemas de oficina sin papel tienen un objetivo en mente: Mejorar el servicio al cliente. Todos queremos satisfacer a nuestros clientes, y la oficina sin papel lo hace posible.

¿Cómo pasar a la oficina sin papel con el sistema de archivado sin papel?

Hay pasos que debes seguir para transformar tu negocio y tu oficina de una unidad de almacenamiento con una variedad de papel, a una oficina sin papeles. El primer paso que tienes que dar es el flujo de trabajo, y qué tipos de papel puedes eliminar. Por ejemplo, algunas empresas optan por los recibos digitales únicamente, mientras que, otras apuestan por mucho más, como facturas, documentos, datos, trabajos de investigación y mucho más.

Una vez que hayas averiguado el papel que puedes eliminar, es el momento de invertir en uno de los elementos más importantes de tu oficina sin papeles, y es un escáner. Cualquier escáner servirá, pero lo mejor es buscar un escáner que esté recomendado por el sistema de archivo sin papel. Un escáner decente te ayudará a pasar a la oficina sin papeles de forma rápida y sin complicaciones.

Como hemos dicho, un escáner tiene que ser compatible con tu programa de gestión documental. Una vez que hayas elegido el programa, estarás en el mundo sin papeles.

¿Y hemos mencionado que puedes acceder a tus documentos desde cualquier lugar? En el nuevo y moderno mundo en el que vivimos, se exige a los ejecutivos y empleados que utilicen y encuentren la información en segundos, no en días. Eso sólo es posible con la oficina sin papel.

En este punto, es importante asegurarte de que, los documentos que tienen son fáciles de encontrar. El programa hará el trabajo pesado, pero, también tendrás que ayudar. ¿Cómo puedes ayudar? Bueno, para empezar, haz que tus archivos PDF puedan ser buscados utilizando el reconocimiento óptico de caracteres, u OCR. Y aunque el OCR es muy confiable, no es 100% efectivo. Por ello, debes nombrar bien tus archivos utilizando el siguiente formato: date_keyword.