¿Cómo sugerir cambios en Word usando el control de cambios?

Ahora que estamos inmersos en la era digital, no sería extraño recibir un contrato en formato digital. Probablemente, el archivo esté en formato DOCX. El programa predeterminado para abrir ese tipo de archivos en computadoras con sistema operativo Windows es Microsoft Word. Y, como Microsoft Word es tan bueno, muchos usuarios de macOS eligen instalar el programa en sus dispositivos. Seguro te estás preguntando cómo usar Microsoft Word para sugerir cambios en un contrato y nos encargaremos de explicártelo. Aquí tienes una guía sobre cómo sugerir cambios en Word.

Pero eso no es todo. En este artículo también te mostraremos un método alternativo que muchas empresas consideran que es el mejor. Aprenderás cómo sugerir cambios usando Wondershare PDFelement.

Parte 1. ¿Cómo sugerir cambios en documentos en Word?

Microsoft Word es un procesador de textos muy popular. Es fácil de aprender a usarlo y muchas veces ya viene instalado en la mayoría de las computadoras. Este procesador de textos tiene funciones muy útiles, y cuenta con algunas funciones avanzadas que no están disponibles en aplicaciones similares. Por ejemplo, Microsoft Word tiene la función de control de cambios y comentarios. Puedes usar ambas para sugerir cambios en contratos y otros documentos.

¿Cómo funciona el control de cambios? La función de control de cambios te muestra todos los cambios que se hacen en un documento. Microsoft Word tacha en rojo las palabras que se eliminaron o cambiaron. Y las palabras que se hayan agregado aparecen en rojo, pero sin el tachado.

Entonces, ¿cómo se usa el control de cambios para sugerir cambios? Aquí te mostramos cuáles son los pasos a seguir para usarlo:

1. Abre tu documento con Microsoft Word.
2. Ve a la pestaña de Revisar.
3. Haz clic en Control de cambios.

4. Haz cambios en el documento. Elimina las oraciones que quieras y reemplázalas por otras nuevas, o simplemente edita la redacción. Verás que las palabras que se hayan borrado aparecerán tachadas en rojo y las palabras que se hayan agregado estarán en rojo.

5. Justifica los cambios usando los protocolos clásicos. Selecciona el texto que hayas editado y haz clic en Nuevo comentario.
6. Escribe la justificación para ese cambio en el cuadro emergente.

7. Guarda el documento.

¿Cómo aceptar los cambios sugeridos en Word?

Supongamos que recibes un documento con sugerencias de cambios. Aquí te explicamos cómo aceptar o rechazar las sugerencias de cambios.

1. Abre el documento con sugerencias en Microsoft Word.
2. Haz clic en el comienzo del documento.
3. Ve a la pestaña de Revisar.
4. Ve a la sección de Cambios. Microsoft Word te mostrará el primer fragmento con sugerencias de cambios. Revísalo y haz clic en Aceptar o Rechazar, según lo que creas más conveniente.

5. Microsoft Word te mostrará el próximo fragmento con sugerencias de cambios. Repite el paso 5 hasta que hayas considerado todos los cambios sugeridos.

Parte 2. ¿Es mejor sugerir cambios en Word o en PDF?

Sugerir cambios en Word está bien. Pero a algunas personas podría no gustarles este método de sugerencia de cambios. Cuando uno hace sugerencias en Word, ya está haciendo cambios. Estos cambios le aparecerán a la otra parte. Podría resultar un poco agresivo, incluso si uno no intenta serlo. Algunas personas quizá prefieren escuchar los cambios que se les sugieren antes de editar el documento. Y esa forma de sugerir cambios es más educada y profesional.

Además, los archivos de Word no suelen ser consistentes. Abres Word en tu dispositivo y todo está en su lugar, luego abres el mismo archivo en otro dispositivo y tiene un formato distinto. Esa es la razón por la que existe PDF. Puedes ver archivos PDF en distintas plataformas y editores y siempre tendrán el mismo formato.

Además, al sugerir cambios en un PDF, uno simplemente sugiere cambios y no edita el documento. Y como se mencionó antes, muchas personas prefieren eso. Entonces, la conclusión es que es mejor sugerir cambios en PDF que en Word.

Parte 3. Cómo sugerir cambios en un documento Word en Wondershare PDFelement

Wondershare PDFelement es una herramienta de PDF genial para sugerir cambios. Es económica y fácil de usar. Entonces, no lleva mucho trabajo convencer a la otra parte de usar PDFelement para negociaciones contractuales.

Puedes usar la función "Resaltar" o "Tachar" en la pestaña de "Comentarios" para sugerir cambios en el documento. En el panel de la izquierda, puedes justificar los cambios que quieres hacer. Después de sugerir cambios, puedes usar la función de "Cifrar" para proteger tu documento con una contraseña y asegurarte de que solamente las personas autorizadas puedan tener acceso a este. Por último, puedes usar la función de "Compartir" para enviar rápidamente el documento con sugerencias de cambios a la otra parte sin tener que salir de la pantalla de PDFelement.

Sigue estos pasos para hacerlo:

1. Abre Wondershare PDFelement y haz clic en Abrir PDF. Selecciona el archivo y ábrelo. Si es un archivo de Word, haz clic en + > Desde archivo. Wondershare PDFelement lo convertirá automáticamente en PDF.

2. Ve a la pestaña de Comentar.
3. Selecciona la herramienta que quieres usar para sugerir cambios. Puedes:
1. Hacer clic en Resaltado > rojo.

2. Hacer clic en el botón de la flecha hacia abajo al lado del botón de Subrayado > Tachar.

4. Seleccionar el texto en PDF que quieras cambiar. En el panel de comentarios de la izquierda, puedes hacer clic en Agregar comentario y escribir las justificaciones para los cambios que quieras hacer.

5. Repite el paso 4 hasta que estés satisfecho.
6. Da clic en Compartir > Email. Escribe el correo y envía el PDF con las sugerencias de cambios a la contraparte.

Parte 4. Recomendaciones para sugerir cambios en documentos Word y PDF

A continuación, te presentamos algunas cosas que deberías recordar al momento de sugerir cambios en documentos.

Justifica

Ya sea que estés sugiriendo cambios en Word o en PDFelement, no olvides dar justificaciones sobre los cambios. No exijas solamente que se hagan cambios, explica por qué quieres que se hagan esos cambios. Siempre puedes usar la función de "Comentarios" para hacerlo. Esto hará que el proceso de negociación sea más rápido, ya que la contraparte no necesitará enviarte un mensaje preguntando por las razones de los cambios que se sugieren.

Utiliza un tono profesional

La regla de oro al momento de sugerir cambios es recordar que se trata de una cooperación y no de una confrontación. Sugiere los cambios amablemente. Usa un tono formal y profesional a la hora de proponer cambios. Evita a toda costa usar vocabulario agresivo y los ataques personales. Tampoco hagas pedidos irrazonables. Si no sigues estas recomendaciones, habrá tensiones en tu relación con la contraparte que pueden hacer que se rompa el acuerdo.

Uso excesivo de sugerencia de cambios

Hay un fenómeno que se llama "uso excesivo de sugerencia de cambios". Ocurre cuando uno marca cada parte del documento excesivamente. Esto hace que todo sea más complicado y que lleve más tiempo ponerse de acuerdo. Puede hacer que la contraparte se sienta abrumada y puede causar problemas en los debates. Enfócate en los aspectos más importantes, no en cada mínimo detalle. De esa manera, todos podrán trabajar juntos de una mejor manera y podrán hacer las cosas más rápido.

Elige herramientas fáciles de usar

Uno sugiere cambios digitalmente para reducir el tiempo y los recursos que lleva la negociación contractual. Usar una herramienta avanzada puede parecer una gran idea. Sin embargo, muchas de ellas son difíciles de usar para los principiantes. Si cualquiera de las partes no está familiarizada con el uso de la herramienta, se va a perder mucho tiempo en aprender cómo funciona. Y eso es contraproducente.

Habiendo aclarado eso, es importante elegir herramientas que sean fáciles de usar. Entenderás cómo funcionan muy rápidamente y te permitirá enfocarte en la sugerencia de cambios.

Conclusión

¿Cómo sugerir cambios en documentos en Word? Es fácil. Usas la función de control de cambios y haces los cambios que quieras. Pero si quieres una mejor forma de sugerir cambios, usa una herramienta PDF. Los documentos PDF generalmente son más consistentes que los documentos DOCX y se acercan más a la forma tradicional de hacer sugerencia de cambios.

Por supuesto, necesitarás un editor de PDF y Wondershare PDFelement es el mejor que vas a encontrar. Tiene una interfaz intuitiva, tiene una buena relación de precio-calidad y tiene muchas funciones. Wondershare PDFelement cuenta con todas las herramientas de sugerencia de cambios que puedas estar buscando. Wondershare PDFelement te permite insertar comentarios, cifrar el archivo, compartir el archivo e incluso agregar firmas digitales. Entonces, ya no busques más y usa Wondershare PDFelement para sugerir cambios.