Las 7 herramientas para sugerir cambios en documentos que debes conocer

¿Qué es una herramienta de gestión de cambios? Es una herramienta o una aplicación que permite agregar comentarios en un documento para sugerir cambios. Su nombre viene de la práctica de marcar los contratos con tinta roja para informarle a las otras partes sobre los cambios que se sugieren hacer. Pero la gestión de cambios no se usa exclusivamente para contratos, también se puede usar para otros tipos de documentos.

En este artículo, te presentamos 7 programas para gestionar cambios en documentos. Cada uno cubre una necesidad. Así que, seas quien seas, seguramente habrá una herramienta que se adapte a tus necesidades.

Las 7 mejores herramientas para gestionar cambios en documentos

Aquí te presentamos las mejores 7 herramientas para sugerir cambios en documentos que puedes encontrar.

1. Wondershare PDFelement - La mejor herramienta para gestionar cambios en PDF

Wondershare PDFelement tiene muchas funciones que son geniales para gestionar cambios en documentos. En primer lugar, Wondershare PDFelement es una herramienta para PDF y la mayor cantidad de documentos que necesitan gestiones de cambios son documentos PDF. Puedes usar la función de comentarios para gestionar cambios en documentos. Además, puedes usar la función de cifrado para proteger los documentos confidenciales, como lo son los contratos, con una contraseña. También cuenta con una función que permite enviar los documentos con sugerencias de cambios a las partes interesadas.

Pero eso no es todo. Incluso puedes usar el chat que cuenta con una herramienta de IA para escribir o editar los comentarios para que tengan un tono adecuado.

A continuación, te mostramos cómo gestionar cambios en documentos usando Wondershare PDFelement:

1. Abre Wondershare PDFelement > haz clic en Abrir PDF > abre tu documento.
2. Haz clic en Comentar > Resaltado > Rojo.

3. Selecciona el texto en el que quieres sugerir cambios.

4. Haz clic en Agregar comentario en el panel de la izquierda para sugerir cambios.

5. Repite los pasos 3 y 4 hasta que ya no haya necesidad de sugerir más cambios.
6. Guarda el documento.
7. Da clic en Compartir > Email. Escribe un correo electrónico y envía el documento con sugerencias de cambios a las otras partes.

2. Microsoft Word - La herramienta más usada para gestionar cambios

Microsoft Office es uno de los paquetes de herramientas más populares. Incluye a Microsoft Word, que se puede usar para gestionar cambios en documentos. La función de control de cambios de Microsoft Word permite editar un documento y llevar un registro de los cambios. Quienes reciben el documento pueden ver los cambios que se hicieron, ya que estos aparecen marcados con líneas rojas. También se pueden agregar comentarios para agregar más contexto.

3. Juro - Software para sugerir cambios para la revisión interna y externa de documentos

Juro es un software que permite gestionar cambios en contratos y simplifica muchísimo las negociaciones contractuales. Las partes pueden sugerir cambios en la copia digital del contrato. ¡Todas las partes pueden ver las sugerencias de cambio en tiempo real! Y para darle acceso al contrato a la otra parte, todo lo que hay que hacer es escribir su dirección de correo electrónico en la sección correcta. Esto implica una mejora significativa en comparación con los métodos que se usaban antes, que exigían que se guarde el documento para después mandarlo a través de otras herramientas.

4. Google Docs - Software gratuito para gestionar cambios en documentos

Para los documentos comunes que no requieren de confidencialidad absoluta, como sucede con los contratos, hay una herramienta gratuita que se puede usar. Esa herramienta es Google Docs, y se puede acceder a ella con solo registrarse con una cuenta de Google. Se puede usar la función de comentarios para gestionar cambios en el documento. Las otras partes pueden ver esos cambios en tiempo real, y todas las partes pueden editar el documento al mismo tiempo.

Es cierto que el color de resaltado es amarillo en lugar de rojo. Pero esto no debería ser un problema si uno está familiarizado con Google Docs.

5. Preview - Herramienta gratuita para Mac para gestionar cambios en documentos

¿Eres usuario Mac? Si es así, tenemos buenas noticias para ti. Mac tiene un editor de PDF integrado que se llama Preview. Se pueden usar sus herramientas de escritura y dibujo para marcar fácilmente el texto en donde se quieren hacer los cambios. Además, se puede usar la función de compartir para enviar el documento con sugerencias de texto fácilmente a la otra parte.

Es sabido que Preview no es una herramienta tan sofisticada como las herramientas de PDF que se pagan. Pero esto no cambia el hecho de que uno pueda usarla como herramienta para gestionar cambios en un documento. Preview tiene las funciones necesarias para gestionar cambios.

6. SpotDraft - Un software muy seguro para gestionar cambios en contratos

Spotdraft es otro software para gestionar cambios en contratos. El software cuenta con capas de seguridad robustas, y así garantiza que la confidencialidad de los contratos se mantenga. Una de las mejores cosas de SpotDraft es que permite que ciertas secciones del contrato sean únicamente editables por las partes que estén autorizadas a hacerlo. Además, permite agregar comentarios que solamente aquellas personas que estén autorizadas puedan verlos. Y como todo buen software para gestionar cambios en contratos, SpotDraft cuenta con un control de versiones. Esto permite revisar hasta los más pequeños cambios que se hayan hecho en el contrato.

7. DealHub Contract Redlining - Herramienta para sugerir cambios en documentos para compradores y vendedores

DealHub es una herramienta para sugerir cambios en contratos que agiliza los procesos de negociación. Permite que las partes involucradas entren a una página que se llama "DealRoom", en donde se puede revisar y sugerir cambios en contratos. Cuenta con estado en tiempo real y visibilidad para todos aquellos que estén involucrados. Los clientes tienen una experiencia positiva con DealHub, ya que facilita muchísimo el proceso de ventas. Y mantener a los clientes satisfechos debe ser siempre la principal prioridad de una empresa.

Conclusión

Si estás buscando una herramienta para sugerir cambios en documentos, hay muchas opciones. Hay opciones pagas, gratuitas, de escritorio, en línea y más. Elige la que tenga las mejores funciones y que más se ajuste a tus necesidades. Nunca te equivocarás si eliges Wondershare PDFelement. Es un editor de PDF que permite agregar comentarios, compartir el documento, protegerlo, y cuenta con las funciones de OCR y escaneado. Eso es todo lo que puedes llegar a necesitar para sugerir cambios en un documento.

Además, Wondershare PDFelement está disponible para Mac y Windows, es económica y fácil de usar. Así, será muy fácil convencer a tus compañeros de usar esta herramienta. Esto es importante ya que usar diferentes herramientas puede causar problemas de compatibilidad. Entonces, ¿qué esperas? Descárgatela ahora, usa la prueba gratuita y comprueba qué tan buena es PDFelement como herramienta para sugerir cambios en documentos.