Los 5 Mejores Programas de Gestión de Archivos en 2024

Los programas de gestión de archivos ofrecen funciones para organizar, editar, gestionar y seguir el flujo de trabajo de los archivos en tu empresa. Por ejemplo, pueden ayudarte a obtener los comentarios de las partes pertinentes en relación con un documento determinado. El programa de gestión de archivos también contribuye a mantener un registro de los documentos relevantes en tu empresa, mientras que, los usuarios también pueden utilizar el programa de archivo digital para gestionar todos los archivos electrónicos en una empresa. En palabras sencillas, cualquier empresa necesita un programa de gestión de archivos eficiente para el buen funcionamiento y el aumento de la productividad de la empresa, por eso, este artículo, te presenta los 5 mejores programas de archivos.

Los 5 Mejores Programas de Gestión de Archivos

1. eFileCabinet

eFileCabinet ofrece una opción excepcional para la gestión de archivos en pequeñas y medianas empresas. Ofrece varias funciones como el escaneo, el etiquetado, el flujo de trabajo y el almacenamiento en la nube. Las funciones son fáciles de usar y son lo suficientemente potentes para cualquier usuario. Alberga almacenamiento ilimitado, un servicio de copia de seguridad en la nube automatizado y una gran biblioteca de plantillas. Ofrece varias versiones de sus aplicaciones tanto para el lado del servidor como para el programa de gestión de archivos almacenado.

El programa de gestión de archivos viene con múltiples herramientas de gestión, por lo que, con la ayuda de estas herramientas, los administradores pueden especificar una serie de permisos a los empleados. Por ejemplo, se puede asignar a un empleado la tarea de impedir que otros empleados eliminen documentos. Las funciones del DMS también ayudan a gestionar los cambios en archivos importantes. Es compatible con Word, Excel, PDF, PowerPoint y QuickBooks.

Pros:

• Dispone de una datación de retención que permite a los usuarios almacenar o eliminar archivos caducados.
• Tiene un potente ORC que hace que los documentos sean buscables.

Contras:

• Debido a las muchas características, el número de opciones puede ser un poco abrumador para entender.

2. M-Files

M-Files es un programa de gestión de archivos único que aumenta la productividad de las empresas organizando y gestionando todos los documentos electrónicos. Tiene una función de comprobación que ayuda a realizar un seguimiento de cada documento que se está trabajando, así como el seguimiento de los cambios en un documento.

Es un programa fácil de implementar que te ayuda a crear, revisar, organizar, compartir y controlar los documentos de la empresa. Las versiones de M-Files están disponibles para computadoras Windows y Mac, y también es compatible con dispositivos Android e IOS, lo que facilita su uso en el lugar que más te convenga. Otras funciones que ofrece este programa son el escaneo, la edición y el almacenamiento de documentos en la base de datos, entre otras.

Pros:

• Puedes acceder a los documentos a través de cualquier dispositivo con acceso a internet, incluyendo tablets y teléfonos ios y Android.

Contras:

• Debes descargar e instalar M-files en tu computadora para poder utilizarlo, lo que no es conveniente como un programa al que se accede y se utiliza en línea.

3. PDFelement para Negocios

PDFelement para Negocios permite a los usuarios crear, convertir, colaborar, editar y firmar archivos PDF profesionales con facilidad, por no hablar del procesamiento interactivo de documentos que ofrece a los usuarios. Con él, la empresa puede crear varios archivos PDF mediante la conversión de otros documentos como Word, Excel y PowerPoint.

La herramienta también puede transformar archivos escaneados en archivos PDF editables y con capacidad de búsqueda para fines empresariales. También tiene un gran OCR que reconoce imágenes y textos en un archivo PDF con la ayuda de 20 idiomas soportados. El programa también admite la combinación de diferentes archivos PDF en un solo documento, y más aún, una determinada empresa puede dividir varios archivos de un PDF principal y almacenarlos por separado para su uso diferente. La herramienta también promueve la seguridad de los documentos profesionales al permitir la adición de contraseñas cifradas para proteger el documento.

4. Dokmee

Dokmee es un programa de gestión de archivos que te ayuda a ahorrar tiempo y energía al ofrecer una serie de herramientas de imagen y seguimiento de documentos para ayudar a organizar los archivos electrónicos importantes de tu empresa. Ofrece muchas configuraciones de escritorio y sitio web a diferentes precios.

El programa de archivos tiene una interfaz fácil de usar y herramientas únicas de captura y edición. El programa se integra con programas de oficina, escáneres, programas de correo electrónico y dispositivos móviles. El programa funciona con la mayoría de los escáneres, y puedes importar archivos desde tu procesador de textos y programas de correo electrónico. También te permite añadir metadatos, etiquetas y otra información de clasificación a cada archivo escaneado o importado a Dokmee Professional. Puedes convertir archivos PDF, y puedes combinar y dividir archivos PDF con Dokmee.

Pros:

• Puedes acceder a los documentos a través de cualquier dispositivo con acceso a Internet, incluyendo tablets y, teléfonos ios y Android.

Contras:

• Debes descargar e instalar M-files en tu computadora para poder usarlo, lo cual no es conveniente como un programa al que accedes y usas en línea.

5. PinPoint

Pinpoint es un programa de gestión de archivos muy potente que puedes ejecutar desde tu servidor o un centro de datos en la nube. Archiva los documentos automáticamente y funciona con Mac, PC y dispositivos móviles. La configuración e instalación del programa son muy sencillas. Además de guardar el archivo original, el programa crea un PDF visible para los usuarios y empleados autorizados, y otras partes interesadas pueden añadir sus opiniones o comentarios al documento.

Pros:

• Las personas pueden editar u ofrecer comentarios sobre los documentos principales de la empresa.
• PinPoint archiva los documentos automáticamente sin necesidad de intervención.

Contras:

• El horario de atención al cliente que ofrece la empresa es limitado, y sólo se puede contactar con la persona responsable a través del teléfono o del correo electrónico.