Los 6 Mejores Sistemas de Gestión de Archivos - 2024 Actualizado

Con el gran uso de los documentos digitales, llegan los grandes volúmenes de datos. Por ello, un sistema de gestión de archivos adecuado es otra cosa que las empresas deben considerar seriamente. Un buen sistema de archivo de documentos puede cumplir muchos propósitos para las pequeñas y grandes empresas. Un programa de sistema de archivo puede mantener los documentos organizados, restringir el acceso a los documentos confidenciales, seguir el progreso de los diferentes documentos y realizar muchas otras funciones útiles que, en nuestra opinión, un programa de sistema de gestión de archivos decente no puede prescindir. Revisemos los 6 mejores sistemas de gestión de archivos.

6 Mejores Sistemas de Gestión de Archivos

1. PDFelement para Negocios

PDFelement para Negocios es uno de los mejores en cuanto a características, capacidad de gestión y facilidad de uso. Se puede considerar fácilmente como el mejor programa de sistema de gestión de archivos. Hay varias características que harán que el procesamiento y la gestión de documentos de tu negocio sea mucho más fácil. En primer lugar, la seguridad. No todos los documentos de una organización son accesibles para todos los empleados. Algunos documentos necesitan un acceso restringido y con la ayuda de la función de protección por contraseña, esta tarea se gestiona de forma muy conveniente.

La dirección de alto nivel siempre está en negociaciones para mejorar el negocio. Con la ayuda de la firma electrónica o la función de firma digital, cualquier tipo de contrato o acuerdo que necesite múltiples firmas se puede preceder fácilmente. Sólo tienes que añadir tu firma, enviarla a los demás y esperar su firma. Todo ello de forma virtual. Estas firmas tienen un valor legal para que no te metas en ningún tipo de problema no deseado.

El OCR te facilita la búsqueda en archivos PDF basados en imágenes. También puedes convertir tus archivos PDF en Word, Excel o PowerPoint. Puedes extraer diferentes páginas de diferentes archivos PDF y combinarlas en una sola para una mejor comprensión o una presentación de gran aspecto. La función de creación y detección de formularios ayuda a rellenar y crear formularios PDF. Es compatible con múltiples sistemas operativos como Mac, Windows e iOS. En definitiva, es una solución completa de gestión de archivos para empresas.

2. Agiloft

Agiloft es excelente en términos de gestión de grandes documentos empresariales. La función de flujo de trabajo gráfico te permite crear un modelo paso a paso sobre cómo un determinado documento debe ser procesado en cada paso. Más información y menos molestias conducen a una ejecución eficiente de las tareas. Con la función Registro de Auditoría, puedes encontrar fácilmente qué cambios se hicieron en un momento determinado y quién fue el responsable. La función Asignación del Grupo de Expertos ayuda a distribuir el trabajo de forma justa.

Con tantas opciones para personalizar esta plataforma, a veces, puede haber una serie de complicaciones y puede llevar a un progreso del trabajo más lento de lo normal.

3. Alfresco One

Alfresco One está disponible tanto en la nube como en la opción de autoalojamiento. La compatibilidad de este sistema de gestión de archivos con diferentes dispositivos y sistemas operativos facilita a los usuarios la visualización, gestión y modificación de los documentos desde cualquier lugar. Un repositorio de contenidos potente y seguro garantiza que ningún intruso husmee en tus datos confidenciales. Alfresco está disponible tanto en la nube como en régimen de autoalojamiento.

El único problema es que, con una gran gama de personalización y soporte de complementos, puede llevar a complicaciones y aumentar la curva de aprendizaje para los administradores.

4. Cabinet

Este sistema de gestión de archivos también está disponible en opciones de autoalojamiento y en la nube. No es un simple sistema de gestión de archivos, ya que puedes ver y gestionar tus documentos desde cualquier lugar. Es compatible con varios programas de contabilidad y clientes de correo electrónico. La forma de compartir documentos es segura gracias a la encriptación estándar industrial. También se pueden insertar firmas electrónicas en los documentos. El almacenamiento, la búsqueda y la recuperación de documentos son fáciles y eficaces.

El único problema son los requisitos de la nube cuando una gran empresa necesita mayores velocidades de carga y descarga.

5. Contentverse

Este sistema de gestión de archivos está diseñado de forma muy versátil para que pueda ajustarse a los requisitos de cualquier organización pequeña o grande. El almacenamiento de archivos y la búsqueda o recuperación es realmente rápida. Con la ayuda de la gestión del flujo de trabajo, puedes establecer hitos y objetivos para tu equipo.

Con la ayuda de la compatibilidad entre plataformas, puedes trabajar desde cualquier lugar que desees. Todo el contenido de tu empresa está a salvo gracias a la seguridad digital de última generación que proporciona Contentverse. Los registros de auditoría pueden ayudarte a encontrar qué se ha modificado, cuándo y por quién.

6. DigitalDrawer

Este sistema de gestión de archivos sólo está disponible en las opciones locales. Importar un documento es un proceso sencillo, ya que puedes escanear o cargar documentos. Cada documento es seguro y nadie puede acceder a tus datos sin autorización. La organización de los documentos es eficiente ya que, puedes colocar los archivos en una ventana como una estructura de carpetas de árbol. La gestión de documentos es realmente eficiente y puedes buscar y acceder a cualquier archivo en cuestión de segundos.

Con la ayuda de la compatibilidad entre plataformas, puedes trabajar desde cualquier lugar que desees. Todo el contenido de tu empresa está a salvo gracias a la seguridad digital de última generación que proporciona Contentverse. Los registros de auditoría pueden ayudarte a encontrar qué se ha modificado, cuándo y por quién.