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InicioEl miedo a la pandemia de la enfermedad del Coronavirus (COVID-19) ha sacudido el mundo comercial hasta el fondo, y muchas empresas están estudiando seriamente la posibilidad de contratar a profesionales del trabajo a distancia o de cambiar su personal habitual para que realice el trabajo a distancia desde la seguridad de sus hogares. El lado positivo, es la necesidad de un programa de trabajo a distancia está dando nueva vida a la industria de las herramientas de trabajo a distancia. ¿Cuáles son las aplicaciones de gran valor que sirven para el trabajo a distancia que se están haciendo populares cada día? Echamos un vistazo a la lista de las 10 herramientas esenciales para el trabajo a distancia que son lo suficientemente asequibles y flexibles como para satisfacer las necesidades de las pequeñas empresas y las grandes corporaciones por igual.
Las 10 Mejores Herramientas para el Trabajo a Distancia
#1 - PDFelement: El Premiado Programa de Gestión de Documentos
PDFelement es un ejemplo clásico de un programa para el trabajo a distancia que mejora la productividad del equipo dándoles un control total sobre los flujos de trabajo de los documentos, principalmente los PDF y prácticamente cualquier otro formato de contenido, incluyendo HTML, MS Office, EPUB, etc. Es asequible, fácil de usar y está bien integrada con los servicios en la nube, lo que la convierte en un verdadero miembro de la familia de herramientas de trabajo a distancia.
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¿Qué Obtienes?:
PDFelement para Windows/Mac/iOS/Android ofrece un rendimiento inigualable en la gestión de PDF y del flujo de trabajo de documentos en general en múltiples dispositivos y plataformas de sistemas operativos. Y lo hace con una clara ventaja de costos sobre los editores de PDF Adobe Acrobat DC y Pro DC, líderes del mercado. Algunas de las características principales son:
- Crear, Ver, Editar, Anotar y Convertir PDF: Se puede utilizar para crear documentos PDF a partir de otros formatos de documento, visualizarlos, realizar cambios, añadir comentarios y marcas, y convertir documentos PDF en un conjunto diverso de formatos de salida. Cuando trabajas a distancia, ofreces un control total sobre los flujos de trabajo de los documentos en línea, mientras que la integración en la nube aumenta aún más la accesibilidad desde una conexión remota.
- Proteger, Firmar y Redactar PDF: Los flujos de trabajo digitalizados tienen la ventaja de contar con herramientas de seguridad para PDF como el cifrado de contraseñas, las firmas digitales legales y las herramientas de redacción para enmascarar la información confidencial en un PDF.
- Gestión Integral de Formularios PDF: El reto de los formularios es que la mezcla de flujos de trabajo generados digitalmente y en papel no es compatible. Este programa resuelve ese problema con características como la creación automática de formularios interactivos, el reconocimiento de campos de formularios, la extracción de datos de formularios, las opciones de importación/exportación e incluso los procesos por lotes para cargas de trabajo mayores. Desde el simple rellenado de formularios hasta la aplicación de firmas digitales legalmente vinculantes o el uso de algoritmos de encriptación avanzados para proteger tu PDF con una contraseña, PDFelement tiene todas las bases cubiertas.
¿Cuánto Cuesta?:
La versión Pro, que contiene características adicionales como la gestión avanzada de formularios, el OCR, etc., está disponible mediante suscripción por 89$ al año por usuario o por una cuota única de licencia permanente de 129$. La versión estándar de PDFelement cuesta 79$ por una sola vez o 69$ al año por usuario.
¿Por Qué Adquirirlo?
Hay literalmente millones de pequeñas empresas que no tienen grandes presupuestos para programas, pero necesitan un rendimiento equivalente al de productos como Acrobat Pro DC. PDFelement cubre ese vacío proporcionando una solución de programa de gestión de documentos completa, adecuada para las nuevas empresas, los emprendedores y las pequeñas empresas, pero escalable a la implementación a nivel empresarial a través de las fronteras. El programa también admite 9 idiomas de interfaz diferentes y más de 20 idiomas para el OCR, lo que lo hace ideal para las empresas que realizan transacciones con países de todo el mundo.
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#2 - Slack: La Herramienta de Chat con Características Avanzadas
Slack no necesita presentación, ya que es una de las principales plataformas de colaboración en equipo que se utilizan hoy en día. Diseñada originalmente como una herramienta de mensajería de chat interna, las numerosas integraciones de terceros y las funciones de la API la han convertido en una herramienta flexible de conversación y de intercambio de archivos para los equipos. En pocas palabras, la empresa califica su producto homónimo de "alternativa inteligente al correo electrónico".
¿Qué Obtienes?:
- Canales de mensajería privada y de grupo (chat) altamente personalizables.
- Una potente característica de búsqueda en el historial para encontrar cualquier cosa de las conversaciones anteriores.
- Llamadas de voz y video.
- Facilidad para compartir archivos.
- Conexión con una amplia gama de otras herramientas ofimáticas como Salesforce y PDFelement.
¿Cuánto Cuesta?:
El plan gratuito es bastante generoso y más que adecuado para equipos pequeños que sólo quieren una herramienta de chat y reuniones en línea para estar siempre conectados. Si pasas al plan Estándar por 3,20 $ al mes o 2,67 $ al mes en un plan anual, obtendrás videollamadas en grupo, funciones para invitados e integraciones ilimitadas de aplicaciones. Un paso más allá en el plan Plus cuesta 6 $ al mes o 5 $ al mes con un compromiso anual para un tiempo de actividad garantizado del 99,99% y otras ventajas. Los usuarios de Red Empresarial obtienen gestores de cuentas designados y la propia plataforma puede usarse hasta medio millón de usuarios.
¿Por Qué Adquirirlo?
Una sólida plataforma de mensajería, intercambio de archivos y reuniones que puede integrarse con más de 2.000 aplicaciones de productividad es un activo inestimable e indispensable para cualquier empresa que se plantee una transición al trabajo remoto para todos los puestos, o incluso sólo para los más importantes. Slack es lo suficientemente asequible y flexible como para ser la herramienta de colaboración remota perfecta.
#3 - ClickMeeting: Completa Utilidad para Seminarios Web
Otra herramienta útil para reuniones es ClickMeeting, que también es un competidor principal de Zoom. La principal diferencia entre ambas es la forma en que se clasifican y las herramientas que ofrecen. ClickMeeting es más adecuado para presentaciones y seminarios web, mientras que Zoom se presenta como una utilidad de comunicaciones unificadas como servicio.
¿Qué Obtienes?:
ClickMeeting ofrece conferencias de audio y video, grabaciones, uso compartido de pantallas, salas de reuniones y mucho más. La función de chat es especialmente útil para enviar mensajes en tiempo real durante los seminarios web. Otras herramientas adicionales son los correos electrónicos automatizados, el almacenamiento en la nube, el seguimiento de anuncios con Analytics y la integración de píxeles, las grabaciones personalizadas, la integración de pagos y mucho más.
¿Cuánto Cuesta?:
No hay un plan gratuito para siempre, pero hay un período de prueba gratuito de 30 días antes de facturar a uno de los planes. Estos planes se basan en el número de asistentes a los seminarios web y empiezan desde 25 $ al mes para un máximo de 25 asistentes en el plan Live.
¿Por Qué Adquirirlo?
Las conferencias web son el alma de los productos distribuidos digitalmente, así como el programa y otras utilidades. Contar con una herramienta de este tipo, te permite automatizar tus ventas y obtener mayores tasas de conversión de ventas al contar con herramientas de conferencias web interactivas que te respaldan. Es ideal para formar a trabajadores a distancia a través de conferencias web automatizadas, así como, sesiones en directo con múltiples presentadores.
#4 - Google Doc/Sheet/Slide/Forms: competidor de Office 365
El equivalente en la nube de las herramientas de MS Office de Google es un elemento natural de esta lista. Desde el principio, este ha sido un entorno basado en la nube, a diferencia de Office 365, que pasó por una transición sísmica antes de que la versión en línea de MS Office fuera reconocida como el líder de facto de las suites de productividad de Office. G Suite se ubicó como un competidor en el mismo mercado, y muchas empresas prefieren el entorno en tiempo real de Google Docs, Sheets, etc. en lugar de una suscripción a Office 365. En esencia son lo mismo, pero los usuarios de toda la vida conocen bien los matices de cada uno que los hacen más atractivos.
¿Qué Obtienes?:
En resumen, obtienes un conjunto de herramientas de colaboración en tiempo real que incluye un procesador de textos, un programa de hojas de cálculo, un programa de presentaciones, una herramienta de creación de formularios y varias otras integraciones útiles. También se integran en estos productos funciones de seguridad, comentarios, control de versiones, etc.
¿Cuánto Cuesta?
G Suite es un servicio basado en el uso que comienza en unos 72 $ al año por usuario para la versión básica y llega hasta unos 300 $ por usuario para la edición para Empresas. Hay descuentos disponibles en los planes Flexible y Anual y, hay un periodo de prueba de 14 días antes de que comience la facturación.
¿Por Qué Adquirirlo?
Este es el conjunto básico de herramientas de flujo de trabajo de oficina que toda empresa, grande o pequeña, necesita. La ventaja aquí es que todo está en la nube y la seguridad se basa en cómo el administrador configura los permisos de los usuarios y el acceso a las distintas herramientas.
#5 - Cropro: Herramienta de Captura y Edición de Pantalla
Wondershare Cropro es una herramienta de captura de pantalla y edición de imágenes imprescindible para colaborar a distancia en el trabajo. Te permite capturar una variedad de pantallas y videos de captura de pantalla y luego anotarlos con un amplio conjunto de herramientas de marcado. Para un entorno de diseño o creativo, puede utilizarse para maquetas o revisiones de contenido, y para compartir capturas de pantalla sencillas, entre otras aplicaciones.
¿Qué Obtienes?:
Todas las capacidades básicas y avanzadas de captura de pantalla de los arsenales de Copro están disponibles en una interfaz bonita de usuario. Una de las características más destacadas es la opción de compartir, que permite enviar contenidos a través de numerosos canales, una herramienta excelente para el trabajo a distancia. Esta herramienta permitirá a tu personal a distancia ser más productivo y depender menos de múltiples herramientas de terceros para realizar capturas de pantalla, anotaciones y compartir.
¿Cuánto Cuesta?:
Cropro está disponible por 9,99 $ por licencia.
¿Por Qué Adquirirlo?
Cropro es la mejor combinación de herramientas para capturas de pantalla, anotaciones y uso compartido. Contar con una utilidad de captura de pantalla de primera calidad como esta hará que aumente inmediatamente el nivel de habilidad y productividad de tus empleados a distancia.
#6 - Microsoft Teams: Componente de Colaboración en Equipo de Office 365
Microsoft Teams forma parte del ecosistema de Office 365 y ofrece funciones completas de llamadas, mensajería y reuniones. Teams está disponible de forma gratuita como un servicio independiente para chats, intercambio de archivos y colaboración básica, o en un paquete con una suscripción a Office 365. El plan gratuito también incluye versiones en línea del programa de MS Office, pero carece de funciones de seguridad avanzadas, aplicaciones de Office descargables y otras funciones premium.
¿Qué Obtienes?:
Se trata de una potente plataforma de colaboración que se ve mejorada por las herramientas de Office y otras características que se incluyen en las suscripciones de pago. Teams, como parte de un plan premium, les da acceso a otras herramientas de productividad de Office 365.
¿Cuánto Cuesta?:
Las suscripciones a Office 365 van desde 5 $ por usuario al mes hasta 20 $ por usuario al mes con un compromiso anual.
¿Por Qué Adquirirlo?
Si estás acostumbrado a un entorno de oficina basado en Windows, Office 365 tiene mucho sentido desde el punto de vista de la migración de los usuarios. Los empleados que ya están familiarizados con el portafolio de herramientas de productividad de Office de Microsoft tendrán una breve curva de aprendizaje cuando realicen la transición al trabajo a distancia con Office 365.
#7 - Google Drive: Componente de Almacenamiento en la Nube de G Suite
El almacenamiento en la nube es una necesidad absoluta cuando se gestionan flujos de trabajo a los que deben acceder personas que trabajan desde varias ubicaciones a distancia. Permite acceder a los documentos desde cualquier lugar y ofrece planes flexibles. Todos los usuarios de G Suite obtienen espacio de almacenamiento ilimitado, excepto en el plan Básico, que tiene un límite de 30 GB.
¿Qué Obtienes?:
En resumen, archivos y datos accesibles a nivel mundial. Las funciones de gestión de usuarios son amplias y el servicio en sí es usable desde un solo usuario hasta miles de empleados en múltiples ubicaciones de una empresa internacional.
¿Cuánto Cuesta?:
Los planes de G Suite se han tratado en la sección de herramientas de programa anterior. Recordemos que los planes van desde los 6 $ al mes hasta los 25 $ al mes por usuario tanto en el Plan Flexible como en el Plan Anual, aunque los descuentos específicos pueden variar.
¿Por Qué Adquirirlo?
Google Drive es posiblemente uno de los mejores servicios de almacenamiento en la nube de la actualidad, con la ventaja de que todas sus herramientas siempre han estado alojadas en la nube. Los potenciales trabajadores a distancia ya estarán familiarizados con herramientas como Gmail y Drive, lo que facilita la transición al modelo de trabajo desde casa debido al COVID-19.
#8 - Todoist: Una Lista de Tareas Pendientes Con un Toque
Todoist es esencialmente una plataforma de gestión de tareas basada en proyectos para controlar los plazos de los elementos de tu lista de tareas, de ahí su nombre. Es una herramienta ideal para gestionar a los trabajadores a distancia y ayudarlos a cumplir los plazos de sus tareas en tiempo y forma. También se puede integrar con otras herramientas como el calendario de Google o incluso Amazon Alexa. Otras características son las estadísticas de finalización de tareas, los comentarios y la organización de tareas.
¿Qué Obtienes?:
Los planes Premium y Equipo te dan acceso a todas las herramientas y funciones necesarias para una cómoda gestión de tareas. Esto incluye recordatorios, carga de archivos, comentarios, etc. La interfaz intuitiva es fácil de aprender y la herramienta es realmente útil en términos de mejora de la productividad y la entrega de resultados en un entorno sensible al tiempo.
¿Cuánto Cuesta?:
El plan gratuito está limitado a 50 proyectos y a un uso compartido limitado. Los planes Premium y Empresas cuestan 3 y 5 $ por usuario al mes con un compromiso anual.
¿Por Qué Adquirirlo?
La gestión de tareas basada en proyectos facilita la asignación de la propiedad y el seguimiento de las tareas que tienen un límite de tiempo. Ayudará a los gerentes responsables de equipos a distancia a estar al tanto de sus entregas y a cumplir con sus objetivos de manera oportuna.
#9 - Zoom: Programa de Videoconferencia Potente
Esta herramienta de videoconferencia y sala de reuniones virtual basada en la nube es perfecta para reuniones privadas, reuniones informativas de equipo y escenarios de conferencia más amplios, como sesiones de formación. Los recordatorios automáticos y la integración con el calendario garantizan que los asistentes estén informados del programa de reuniones del día y de la semana. Junto con otras herramientas de productividad enumeradas aquí, esta versátil herramienta de reuniones puede dar un impulso a la productividad de los equipos a distancia y sus directivos.
¿Qué Obtienes?:
Zoom ofrece la posibilidad de albergar salas de reuniones privadas con acceso sólo por invitación. También incluye la posibilidad de compartir la pantalla, un sistema telefónico y todas las herramientas necesarias para realizar conferencias de audio, video y web. También hay numerosas extensiones, complementos, anotaciones simultáneas durante la compartición de pantalla y una variedad de características y herramientas relacionadas con la celebración de una reunión a distancia.
¿Cuánto Cuesta?:
El plan Básico es gratuito y te da hasta 40 minutos de tiempo de reunión de grupo en un instante, así como ningún límite en el número de reuniones 1 a 1 que tienes. El plan Pro cuesta 14,99 $ al mes por anfitrión, pero puede albergar hasta 100 participantes. Más arriba en la escala de precios están las ediciones Negocios y Empresas, que vienen con una variedad de funciones como una URL personalizada y la capacidad de manejar hasta 1.000 participantes.
¿Por Qué Adquirirlo?
En pocas palabras, Zoom es una plataforma de reuniones virtuales que satisface las necesidades de programación de reuniones, siempre cambiantes, tanto de las pequeñas como de las grandes organizaciones. Con funciones como la integración de calendarios, herramientas de programación, pantalla compartida, anotación conjunta de una sesión de pantalla compartida, etc., es un entorno ideal para las reuniones web, tanto si se trata de una reunión entre directivos como de un gran seminario web interactivo.
#10 - Trello: Una Super Herramienta de Gestión Visual de Tareas
Trello es una herramienta de gestión de tareas de gran riqueza visual que utiliza tarjetas llamativas que pueden ser fácilmente reorganizadas, reordenadas, editadas, ajustadas a plazos, etc. Comprende tableros que pueden crearse para diversas tareas y proyectos. Los interesados tienen acceso a los tableros y un moderador puede asignarles tareas específicas. Por lo tanto, es una herramienta de trabajo perfecta, tanto en la oficina como a distancia, para cualquier empresa.
¿Qué Obtienes?:
Con Trello, obtienes una variedad de herramientas completas de gestión de proyectos que son visualmente atractivas y fáciles de usar. Los usuarios pueden comunicar cuando sus tareas están terminadas para que se les asignen otras nuevas. Hay un mundo completo construido alrededor de la interfaz de tableros y tarjetas que permite adjuntar imágenes y otros elementos, listas de control, compartir las URL, subidas a la nube, herramientas de rastreo, etc. También viene con una función de IA llamada Butler que ayuda a automatizar los flujos de trabajo con disparadores y comandos basados en el tiempo.
¿Cuánto Cuesta?:
El plan gratuito es capaz de manejar hasta 10 tableros de equipo y tiene algunas otras restricciones. Si te pasas al plan Clase de Negocio, que cuesta 12,50 $ al mes o 9,99 $ al mes en un plan anual, obtendrás integraciones de aplicaciones, asistencia prioritaria, plantillas para tableros de equipo, exportación de datos, etc. El plan Empresarial cuesta 20,83 $ por usuario para un máximo de 300 miembros del equipo y se reduce proporcionalmente a medida que se llega a los 5.000 usuarios, donde se pagan sólo 5,92 $ por usuario al mes. Más disponible bajo demanda.
¿Por Qué Adquirirlo?
Trello utiliza el poder visual para simplificar la gestión de tareas y proyectos. Es un sistema transparente que aclara las entregas y los plazos, lo que siempre ha sido un gran reto cuando se manejan equipos remotos en los que los miembros son de diversas ubicaciones geográficas.
