¿Cómo crear una marca de tiempo digital?

Es importante verificar la integridad de los documentos empresariales. Una forma de comprobarlo es verificando cuándo se crean o cuándo se firman los documentos. Debes comparar esos datos con tus registros e informes para ver si coinciden. Para eso sirve una marca de tiempo digital. Te permite dejar un registro permanente en el documento que nadie puede modificar, evitando manipulaciones.

Sigue leyendo para aprender más sobre estas marcas. Aprende cómo puedes beneficiarte de usarlas. Además, aprenderás a usar Wondershare PDFelement, una de las herramientas más confiables para agregar y gestionar marcas de tiempo digitales.

¿Qué es una marca de tiempo digital?

Una marca de tiempo digital es un registro que indica la fecha y hora exactas en las que ocurrió un evento o acción en el ámbito digital. Los sistemas o aplicaciones a menudo las crean de forma automática para proporcionar una medida precisa y confiable de cuándo ocurrió algo. Dicho esto, es una herramienta que puede ayudarte a ofrecer responsabilidad en los procesos digitales.

Funciona de manera similar a un sello real. Cuando se trata de documentos impresos, las personas suelen usar sellos para indicar cuándo ha ocurrido una acción. Esto previene la manipulación o falsificación de documentos.

Por ejemplo, un abogado puede usar un sello para mostrar cuándo firmó el documento legal que se le presentó. Esa marca estará allí para siempre y nadie podrá cambiarla. Dependiendo del documento legal, la marca de tiempo puede ayudar a indicar cuánto tiempo será válido. Las marcas de tiempo digitales funcionan de la misma manera, excepto que son para documentos digitales.

Diferencias entre marcas de tiempo digitales, electrónicas y tradicionales

Como se explicó anteriormente, las marcas de tiempo tradicionales son diferentes de las marcas de tiempo digitales. Las marcas de tiempo tradicionales son sellos físicos que puedes comprar en las tiendas. Mientras tanto, puedes agregar marcas de tiempo digitales utilizando programas de software. Pero sus diferencias no terminan ahí. Además, ten en cuenta que las marcas de tiempo electrónicas son diferentes de las marcas de tiempo digitales.

La tabla a continuación compara los tres.

Marcas de tiempo digitales

Estas se crean y almacenan en un formato completamente digital. Aunque a menudo se generan automáticamente por software o sistemas, ciertos programas te permiten crear estas marcas de forma manual.

Lo mejor de estas marcas es que son precisas hasta el milisegundo en algunos sistemas. En aplicaciones seguras, también son inmutables, lo que significa que nadie puede editarlas.

Marcas de tiempo electrónicas

Puedes clasificar las marcas de tiempo creadas o registradas mediante dispositivos electrónicos como marcas de tiempo electrónicas. Dicho esto, es una categoría más amplia que incluye tanto sistemas digitales como analógicos.

Puede que no sea fácil diferenciar entre marcas de tiempo digitales y electrónicas porque son muy similares. La clave está en saber que puede estar relacionado con procesos electrónicos, pero no exclusivamente digitales. Por ejemplo, las marcas de tiempo de los faxes muestran la hora en que se envió un documento. Esta es una marca de tiempo electrónica porque la generó una máquina electrónica. Otro ejemplo es la hora registrada por un reloj electrónico de fichaje para la asistencia.

Marcas de tiempo tradicionales

Puedes crear marcas de tiempo tradicionales utilizando sellos físicos. Estos pueden ser sellos manuales o mecánicos. Incluso puedes usar un bolígrafo o marcador si no tienes un sello físico.

De todas las marcas de tiempo, esta es la menos segura, ya que las personas pueden falsificarla fácilmente. Para mejorar la seguridad, puedes obtener sellos personalizados que incluyan una marca que no se encuentre en otros sellos.

Beneficios de una marca de fecha y hora digital

De todas las marcas de tiempo, las digitales son las más seguras y detalladas. Por lo tanto, es la mejor opción para preservar la integridad de los documentos. Además de eso, las marcas de tiempo digitales también pueden indicar cuánto tiempo son legalmente válidos los documentos. Estos son solo algunos de los beneficios de utilizar estas marcas de tiempo electrónicas. Encuentra más información a continuación:

Preserva la integridad del documento y prueba su autenticidad

Las marcas de tiempo digitales aseguran que los documentos y los datos permanezcan sin alteraciones después de ser registrados. Esto es crucial para contratos, formularios gubernamentales y acuerdos legales, ya que establece confianza y credibilidad al probar la autenticidad.

Asegura registros legalmente válidos

Muchas marcas de tiempo digitales cumplen con los estándares requeridos para la documentación legal. En los contratos comerciales, sirven como evidencia de cuándo se firmaron los acuerdos, lo que las hace esenciales para resolver disputas o garantizar el cumplimiento de los plazos regulatorios.

Proporciona alta precisión y exactitud

Con una precisión de fracciones de segundo, las marcas de tiempo digitales son perfectas para operaciones sensibles al tiempo. Eso incluye la finalización de acuerdos financieros, la presentación de formularios oficiales o la ejecución de negocios con plazos estrictos.

Mejora la seguridad

Las marcas de tiempo digitales, especialmente aquellas aseguradas criptográficamente, son a prueba de manipulaciones. Esto las hace invaluables para verificar la integridad de contratos, acuerdos y otros documentos críticos en disputas comerciales o legales.

Facilita la auditoría y la responsabilidad

Para industrias como las finanzas, la salud y el gobierno, las marcas de tiempo digitales proporcionan un historial fácilmente rastreable de las acciones. Esto asegura que las transacciones, la firma de contratos y otras actividades cumplan con los requisitos de auditoría y se ajusten a los estándares legales.

Apoya las operaciones remotas y digitales

En un mundo de firmas digitales y envíos en línea, las marcas de tiempo digitales confirman cuándo ocurrieron las acciones. Ya sea firmando un acuerdo comercial electrónicamente o enviando formularios gubernamentales, proporcionan transparencia y responsabilidad en los flujos de trabajo remotos.

¿Cómo crear una marca de tiempo digital utilizando PDFelement?

Así es cómo crear y usar una marca de tiempo digital utilizando Wondershare PDFelement.

1. Abre el archivo con Wondershare PDFelement.

   

2. Haz clic en Comentario > Sello.

   

3. En el menú desplegable, selecciona Sellos digitales y elige el que quieras usar.

   

4. Alternativamente, si quieres crear una nueva marca de tiempo, haz clic en Crear sellos > Crear sello dinámico personalizado.

   

5. Introduce la información que deseas que tenga el sello y selecciona el formato de fecha que prefieras.
6. Repite los pasos 2 y 3 y selecciona la marca de tiempo personalizada que has creado.

Casos de uso de las marcas electrónicas de fecha y hora

Las marcas de fecha y hora electrónicas juegan un papel fundamental en garantizar la precisión y fiabilidad de los registros. Proporcionan un registro claro y verificable de cuándo ocurren acciones específicas, ofreciendo transparencia y responsabilidad en entornos profesionales, legales y académicos.

Desde el seguimiento de acuerdos críticos hasta el mantenimiento de la integridad de archivos importantes, estas marcas de tiempo agilizan los procesos y establecen confianza en diversas aplicaciones.

Creamos una lista para resaltar las aplicaciones más comunes e impactantes de las marcas de tiempo digitales.

• Acuerdos y contratos comerciales: las marcas de tiempo electrónicas verifican cuándo se firman los acuerdos. Garantizan que todas las partes tengan un registro del momento exacto en que el contrato se volvió legalmente vinculante.
• Registros médicos y reclamaciones de seguros: las marcas de tiempo siguen la creación y las actualizaciones de los documentos médicos. Esto asegura un tiempo preciso para los tratamientos, reclamaciones y el cumplimiento de las normativas de salud.
• Presentaciones académicas y registros marcados: en la educación, las marcas de tiempo electrónicas confirman los plazos de entrega y mantienen plazos de calificación precisos. Ayudan a prevenir disputas sobre entregas tardías.
• Autenticidad de archivos en presentaciones legales: las marcas de tiempo electrónicas proporcionan prueba verificable de cuándo se creó o presentó un documento. Los tribunales utilizan esta información para evaluar la integridad de las pruebas o los registros.

¿Por qué elegir PDFelement para marcas de tiempo electrónicas?

Anteriormente, hemos demostrado cómo crear marcas de tiempo digitales utilizando Wondershare PDFelement. Allí, discutimos las características que ofrece: marcas de tiempo predefinidas y la capacidad de crear marcas personalizadas. Pero más allá de esas, ¿por qué deberías elegir Wondershare PDFelement sobre otros que ofrecen las mismas funciones?

Aquí, discutiremos las funciones de Wondershare PDFelement que lo convierten en una opción fantástica:

• Interfaz fácil de usar: Wondershare PDFelement cuenta con una interfaz intuitiva que es fácil de navegar. Así, desde usar sellos predefinidos hasta crear los tuyos propios, todos los procesos son sencillos.
• Opciones avanzadas de personalización: Wondershare PDFelement te permite editar no solo la apariencia de la marca de tiempo, sino también otros factores. Puedes seleccionar el color, el tamaño y la forma, así como la identidad asociada, su categoría y el formato de fecha.
• Funciones de seguridad de documentos de alto nivel: Wondershare PDFelement te permite proteger el documento con contraseña. También puedes hacer que el PDF no sea editable o deshabilitar la impresión a menos que el usuario proporcione la contraseña de permiso correcta.
• Asequibilidad: Wondershare PDFelement es una de las herramientas más rentables disponibles. No es solo un editor de PDF o una herramienta de marcas de tiempo digitales. También ofrece conversión o compresión de documentos, OCR, herramientas de IA y más.

Consejos para utilizar las marcas de tiempo digitales y electrónicas de manera efectiva

Utilizar las marcas de tiempo digitales y electrónicas de manera efectiva es crucial para garantizar la precisión y fiabilidad de tus registros. Al seguir las mejores prácticas, puedes evitar errores comunes y mejorar la seguridad e integridad de tus marcas de tiempo.

Estas son algunas pautas prácticas para ayudarte a obtener los mejores resultados.

Verifica la marca de tiempo antes de finalizar

Siempre verifica la marca de tiempo para asegurarte de que refleja la fecha y hora correctas antes de completar cualquier documento o transacción. Esto ayuda a evitar errores que podrían afectar los resultados legales o comerciales.

Utiliza herramientas confiables

Opta por un software confiable, como PDFelement, para generar marcas de tiempo. Las herramientas confiables minimizan el riesgo de marcas de tiempo incorrectas, garantizando la precisión y autenticidad de tus registros.

Actualiza el software regularmente

Mantén tu software actualizado para aprovechar las últimas características y correcciones de seguridad. Las actualizaciones regulares aseguran que tus herramientas de marcas de tiempo sigan siendo efectivas y seguras.

Conclusión

Las marcas de tiempo digitales son esenciales para garantizar la precisión, autenticidad y fiabilidad de tu documentación. Proporcionan un registro claro y verificable de cuándo ocurren las acciones. Ayuda a mantener la confianza y el cumplimiento en diversos campos.

Wondershare PDFelement se destaca como una solución confiable para crear marcas de tiempo digitales. Te permite crear tus propias marcas de tiempo digitales o usar las preexistentes en el sistema. Además de eso, ofrece características de seguridad adicionales y una interfaz fácil de usar. Con esta herramienta, puedes crear marcas de tiempo precisas sin esfuerzo, asegurando que tus documentos siempre estén sellados con precisión.