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InicioCada empresa tiene necesidades diferentes en lo que respecta a la gestión electrónica de documentos. Es importante que te tomes tu tiempo para encontrar la solución adecuada que beneficie a tu negocio antes de realizar una compra. Una vez que hayas evaluado tus necesidades y estés listo para encontrar el sistema de gestión de archivos electrónicos adecuado para ti, este artículo, te ayudará a comparar las mejores herramientas del mercado. A continuación, se presentan los 6 mejores sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDMS) para que los tenga en cuenta.
Elige el Sistema de Gestión de Documentos Digitales Adecuado
1. Zoho Docs
En primer lugar está Zoho Docs, una solución de gestión de documentos electrónicos que te ayudará a trabajar sobre la marcha. Zoho, un repositorio central para todos los documentos, te permite compartir fácilmente archivos y fotos en línea. Puedes empezar a utilizarlo en una versión de prueba para hasta 25 usuarios con un límite de 5 GB por usuario. Y si te gusta, puedes contratar la versión premium. Todo lo que tienes que hacer es proporcionar tu nombre, dirección de correo electrónico y contraseña.
Pros:
- Interfaz intuitiva y fácil de usar.
- Integración de las aplicaciones de Google sin complicaciones y sin necesidad de añadirlas.
- Excelentes herramientas para editar documentos en línea.
Contras:
- El espacio por usuario puede no ser suficiente para algunos usuarios.
- El precio de la cuota mensual de usuario puede aumentar.
- Es necesario registrarse en Zoho writer para tener acceso al editor completo.
2. Logical Doc
Este programa ayudará a cualquier organización a controlar sus procesos de gestión de documentos electrónicos. Se centra en la recuperación de contenidos y en la automatización de los procesos empresariales. El uso de esta herramienta de gestión de documentos electrónicos te ayuda a crear, coordinar y ser colaborador de cualquier documento dentro de tu organización. Tu productividad mejorará enormemente gracias a la interfaz web fácil de usar y a la integración con Office y Outlook.
Pros:
- La interfaz de fácil manejo facilita la labor de los principiantes.
- Gran gestión global de la información.
- Excelente equipo de soporte técnico.
Contras:
- Algunos usuarios requieren que el cliente se sincronice con un directorio local en el almacén.
- No hay soporte telefónico, sólo atención al cliente por correo electrónico.
- Incluye muchas compras adicionales que se acumulan, haciéndolo más costoso.
3. Microsoft SharePoint Online
Microsoft SharePoint es una gran opción cuando deseas compartir fácilmente documentos empresariales. Permite a los usuarios crear sitios web de equipo que pueden actuar como mini intranets, facilitando el intercambio de documentos o incluso de carpetas completas. También hay una variedad de aplicaciones gratuitas que puedes añadir a tu cuenta de SharePoint, incluyendo aplicaciones que gestionan el correo y los contactos. Además, esta herramienta permite cambiar la marca de los sitios web y no hay restricciones en el número de aplicaciones que se pueden utilizar.
Pros:
- Permite la edición de documentos en línea.
- Puedes utilizarlo para crear múltiples sitios de equipo y añadir aplicaciones para facilitar el proceso de compartir.
Contras:
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- Viene con muchas características, lo que puede hacer que el proceso de configuración inicial sea abrumador.
Descargar Microsoft SharePoint Online>>
4. M-Files DMS
Si buscas una forma sencilla pero eficaz de gestionar tus documentos electrónicos, M-Files es probablemente la mejor herramienta para este trabajo. Automatiza la mayoría de los sistemas de gestión de documentos electrónicos para ahorrarte tiempo y aumentar la productividad de tu empresa. También tiene la capacidad única de rastrear los archivos en los que se está trabajando actualmente, e incluso rastrear cada cambio que se hace en un archivo en particular.
Pros:
- Permite acceder a los documentos desde cualquier dispositivo con acceso a Internet, incluidos los teléfonos inteligentes y las tablets.
- Permite a los usuarios hacer un seguimiento de los cambios realizados en los archivos en tiempo real.
Contras:
- Se requiere una descarga para utilizarlo, por lo que carece de la comodidad de un sistema de gestión de documentos al que se puede acceder en línea.
5. Ascensio System OnlyOffice
Si estás buscando un sistema de gestión de documentos electrónicos que también sea un gestor de proyectos, Ascensio System OnlyOffice puede ser la opción adecuada para ti. A primera vista, se parece a Google Drive, pero ofrece mucho más que compartir archivos y funciones de colaboración y documentos en línea. También te facilita mucho la gestión de proyectos completos al permitir la integración de correos electrónicos y calendarios e incluso una URL personalizada para tu cuenta. Incluso con todas estas grandes características, sigue siendo simple y fácil de usar, y aún más fácil de configurar.
Pros:
- Es compatible con muchos servicios en la nube, lo que hace que almacenar y compartir sea increíblemente fácil.
- Viene con funciones de gestión de tareas que lo convierten en una ventanilla única para todas tus necesidades de almacenamiento de gestión de documentos.
Contras:
- Tiene una cantidad relativamente pequeña de espacio de almacenamiento en la nube disponible en comparación con otras herramientas similares.
Descargar Ascensio System OnlyOffice>>
6. Evernote Business
¿Buscas un sistema de gestión de documentos electrónicos que también sea útil para las sesiones de brainstorming? Evernote Business te lo ofrece. La mayoría de las personas piensan en Evernote como un simple programa para tomar notas, pero recientemente se ha ampliado para incluir herramientas de colaboración y para compartir documentos que rivalizan con las mejores del sector. Puedes utilizarlo para capturar sesiones de lluvia de ideas de muchas maneras, incluyendo documentos incorporados, audio, imágenes y mucho más. Evernote cuenta con muchas herramientas excelentes para las pequeñas empresas que desean poder compartir pensamientos incluso cuando no están en la oficina. Viene con aplicaciones para iOS y Android que hacen que la colaboración remota sea mucho más conveniente.
Pros:
- No hay restricciones en cuanto al número de usuarios que pueden utilizar Evernote a la vez.
- Ofrece un acceso totalmente en línea y móvil gracias a que cuenta con aplicaciones móviles.
Contras:
- La edición de documentos sólo puede hacerse a través de la aplicación de escritorio.
Presentamos PDFelement: la Solución Completa para Tus Necesidades de Gestión de Documentos Electrónicos
Con el aumento de la digitalización y la eliminación del papel, los sistemas de gestión de documentos electrónicos han cobrado importancia porque permiten crear, almacenar y gestionar documentos digitales de forma sencilla. El tipo de archivo digital más común es el PDF.
Pero incluso las mejores herramientas de sistemas de gestión electrónica tienen limitaciones al trabajar con PDF, ya que el formato no fue creado para la edición sencilla o el trabajo colaborativo.
PDFelement te ayudará a superar estas limitaciones. Este programa ofrece la solución completa para trabajar con documentos PDF, permitiendo la edición y el trabajo flexible con datos, formularios digitales y campos de formularios, a la vez que ofrece funciones para la colaboración segura (incluyendo comentarios y redacciones sencillas) y el intercambio seguro.
La conversión por lotes de archivos en PDF y la extracción de datos de varios documentos a la vez permite reducir considerablemente el tiempo necesario para gestionar documentos electrónicos importantes. PDFelement es el programa que ayuda a tu sistema de gestión de documentos electrónicos de forma significativa.
5 Soluciones que ofrece PDFelement para mejorar tu sistema de gestión de documentos electrónicos
1. Estandarizar los documentos en formato PDF para mejorar la colaboración entre todos los equipos
Si tiene muchos equipos diferentes que trabajan con varios tipos de archivos en distintos programas, la productividad suele verse afectada porque todos los tipos de archivos actúan de forma diferente. PDFelement ofrece una solución rápida y sencilla para transformar muchos formatos de archivo diferentes en archivos PDF estándar que se pueden compartir entre varios equipos. Los formatos de archivo compatibles son Word, Excel, PPT, HTML, EPUB y RTF.
Los documentos se pueden convertir en PDF con un proceso de conversión por lotes que, de nuevo, reduce gran parte del tiempo necesario para crear procesos estandarizados para una gestión de documentos electrónicos más eficaz. Esto es algo que las herramientas de software de gestión de documentos electrónicos estándar no pueden ofrecer por sí solas.
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2. Edición sencilla de archivos PDF
Los archivos PDF nunca se crearon para ser editados y adaptables, pero desde que se han convertido en el formato de archivo empresarial estándar en los últimos años, los PDF no editables se han convertido en un reto. Las soluciones anteriores para hacer que los PDF sean editables eran complicadas y costosas, pero PDFelement se desarrolló para convertirse en la mejor solución para editar archivos PDF, creando un programa que funciona de la misma manera que todos los buenos procesadores de texto.
Edita y añade fácilmente texto a los documentos PDF existentes y nuevos, así como insertar imágenes y símbolos para crear documentos diversos según tus necesidades. Puedes realizar estas ediciones con la misma facilidad con la que utilizaría Microsoft Word, y PDFelement viene con todas las funciones que ofrece Word, pero para los archivos PDF. Crea, edita y gestiona el contenido de los documentos PDF de una forma que no podría hacer si sólo utilizara un sistema de gestión de documentos electrónicos.
3. Extraer datos de los documentos automáticamente
A medida que estandarices tu flujo de trabajo documental, te encontrarás con la necesidad de trasladar datos importantes de los archivos a nuevos documentos y sistemas. En el pasado, esto requería la introducción manual de datos, lo que suponía una pérdida de tiempo y recursos.
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La función de extracción automática de datos de PDFelement extrae rápidamente los datos en un formato listo para el análisis. Se pueden procesar varios archivos en lotes para reducir aún más las horas de trabajo necesarias para introducir los datos en los nuevos programas. Con campos de datos totalmente personalizables, PDFelement también ofrece un control total sobre los datos que se pueden extraer.
4. Creación de formularios sencilla, eficaz y editable
Todas las empresas necesitan formularios de algún tipo. Pero su creación ha requerido a menudo conocimientos especiales de programa y habilidades de diseño para producir formularios interactivos y acordes con la marca. PDFelement ofrece otra solución sencilla que hace que trabajar con formularios sea mucho más cómodo.
Las herramientas de edición de PDFelement hacen que sea fácil crear formularios interactivos y rellenables digitalmente para todas las ocasiones. La sencilla función de arrastrar y soltar permite añadir elementos como campos de firma digital, campos de formulario, botones, casillas de verificación y combinaciones de todos los elementos para producir formularios interactivos utilizables. Esta función es muy beneficiosa para el proceso de gestión de documentos electrónicos.
5. Proteger tus archivos confidenciales con contraseñas
Muchos documentos empresariales contienen información confidencial que debe ser protegida. A menudo, es necesario que documentos completos o secciones de documentos estén protegidos por contraseña para que sólo determinadas personas de confianza puedan acceder a la información. Las soluciones de gestión de documentos electrónicos no siempre ofrecen una forma sencilla de conseguirlo. Pero PDFelement sí lo hace.
Es sencillo añadir contraseñas totalmente codificadas a los documentos (o a los lotes de documentos) para poder proteger quién puede acceder y abrir esos archivos. Con la posibilidad de añadir, modificar y gestionar contraseñas y controles de contraseñas en varios documentos a la vez, PDFelement está creado con funciones de seguridad completas y flexibles. Gestiona eficazmente tus documentos confidenciales con PDFelement.
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PDFelement
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